ส่งจากโต๊ะของ (ใส่ชื่อ)
บางครั้งฉันจะได้รับอีเมลจากทนายความที่ส่งอีเมลในนามของโต๊ะทำงานของเขา ต่อไปนี้เป็นปัญหาเกี่ยวกับวิธีการอีเมล
อันดับแรกดัชนีการแสดงกล่องขาเข้าของระบบอีเมลส่วนใหญ่จะไม่แสดงชื่อที่ยาวเกินไป คนส่วนใหญ่จะเห็นเฉพาะบางส่วนของ "จากโต๊ะ" และอาจเป็นตัวอักษรสองสามตัวของชื่อคนคนนั้น ที่สำคัญยิ่งกว่านั้นก็ดูงี่เง่าและมีไหวพริบ โต๊ะไม่ได้ส่งอีเมล ถ้าทนายความกำลังจะส่งอีเมลควรอยู่ในชื่อของเขา
ผลแฟนซี
ทนายความบางคนชอบที่จะสร้างสรรค์ตัวเองด้วยรูปลักษณ์ของอีเมล วันอื่น ๆ ที่ฉันเห็นบล็อกลายเซ็นทนายความและในขณะที่ฉันคิดว่าฉันมีปัญหาในการมองเห็น ปรากฎว่าตัวอักษรพร่ามัวมีเจตนา ลักษณะพิเศษอาจดูสนุกสนาน แต่อะไรที่ทำให้คำอ่านยากอ่านไม่ออก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสิ่งที่อ่านยากคือชื่อและที่อยู่อีเมลของทนายความ
แม้เลวร้ายยิ่งกว่าเทคนิคพิเศษในตัวอักษรก็คือเมื่อทนายความถ่วงอีเมลของพวกเขาด้วยงานศิลปะหรือกราฟิกแฟนซี ทำให้ข้อความช้าลงในการดาวน์โหลดช้าลงเพื่อเปิดและไม่ยุ่งยากในการอ่าน
เป้าหมายของอีเมลคือการสื่อสารข้อมูลไม่ใช่ทักษะทางศิลปะ ง่าย ๆ เข้าไว้.
ไม่มีลายเซ็น Block
ไม่ยากที่จะตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติในระบบอีเมลส่วนใหญ่ ไม่จำเป็นต้องยุ่งยากและความคิดเห็นแตกต่างกันไปตามจำนวนข้อมูลที่จะรวมไว้ในบล็อกลายเซ็น ทนายความบางคนเปลี่ยนส่วนท้ายอีเมลของตนให้กลายเป็นโฆษณาขนาดเล็กที่ปรากฏในอีเมลทุกฉบับในขณะที่คนอื่น ๆ ใช้วิธีการที่เรียบง่ายเพียงแค่ชื่อและที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์
ส่วนใหญ่ใส่ข้อความแจ้งความเป็นส่วนตัวบางส่วนหรือข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมายที่ด้านล่างของส่วนท้าย ทั้งหมดนี้เป็นที่ยอมรับของบล็อกลายเซ็นอีเมล สิ่งที่ไม่เป็นที่ยอมรับคือการส่งอีเมลที่ไม่ได้ระบุผู้ส่ง ผู้รับอีเมลไม่ควรคาดเดาว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมล ทนายความควรระบุตัวเองอย่างชัดเจนในการสื่อสารทุกครั้งที่พวกเขาส่งออกและถ้าทนายความเป็นสมาร์ทอีเมลจะมีคำชี้แจงเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลด้วย
การเขียนอีเมลขณะโกรธ
ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบเดิมในการส่งจดหมายไปยังคนคือมีระยะเวลา "ระบายความร้อน" ภายในระหว่างที่เขียนจดหมายและเมื่อจะออกไปที่ผู้รับจริงๆ ถ้าทนายความพิมพ์ตัวอักษรตัวเองก็ยังคงมีแนวโน้มที่จะนั่งอยู่บนโต๊ะเป็นเวลาหลายชั่วโมงก่อนที่จะไปที่ทำการไปรษณีย์ ถ้ามันเป็นคำสั่งตามเวลาที่เลขานุการเสร็จสิ้นการพิมพ์ขึ้นทนายความอาจจะได้รับมากกว่าสิ่งที่ทำให้เขาโกรธในครั้งแรกที่
การป้องกันดังกล่าวไม่มีอยู่ในอีเมล ด้วยอีเมลทนายความสามารถยิงจอมปลอมโกรธภายในไม่กี่วินาทีของสิ่งที่ทำให้เกิดความโกรธ 99.99% ของเวลานี้จะเป็นความคิดที่ไม่ดี ไม่มีใครคิดอย่างชัดเจนเมื่อขับรถด้วยความโกรธ ไปทำอย่างอื่นและกลับมาที่ปัญหาที่เกิดขึ้นในภายหลังเมื่อความโกรธบางส่วนลุกลาม
อาจทำให้ความแตกต่างระหว่างการรักษาหรือการสูญเสียลูกค้าเพื่อนและเงิน
ไม่ตอบสนองอย่างตรงไปตรงมา
ทนายความบางคนรู้สึกว่ากฎ "5 วัน" เก่าสำหรับการตอบสนองต่อการติดต่อทางธุรกิจยังใช้กับอีเมล ไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่ไม่สะดวกก็ตามความเป็นจริงก็คือผู้คนคาดหวังว่าจะได้รับอีเมลที่รวดเร็วกว่าการส่งจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ หากลูกค้าหรือทนายความคนอื่นส่งอีเมลโปรดตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงหากเป็นไปได้ทั้งหมด หากเป็นเรื่องที่ซับซ้อนที่ไม่สามารถให้ความสนใจอย่างเหมาะสมในขณะนี้อย่างน้อยก็ส่งการรับรู้และแจ้งให้บุคคลทราบเมื่อคาดว่าจะได้รับคำตอบ ลูกค้าส่วนใหญ่จะชื่นชมข้อความที่เป็นมิตรซึ่งระบุว่าได้รับอีเมลแล้วและจะได้รับการตอบกลับในอนาคตอันใกล้นี้ เมื่อเผชิญกับความเงียบลูกค้าจะถูกทิ้งให้เก็งกำไรว่าทนายความจะมีอีเมลหรือไม่ว่าการตอบสนองกำลังอยู่ในระหว่างดำเนินการหรือไม่ว่าความกังวลของลูกค้าจะถูกเพิกเฉยหรือไม่
ผู้รับที่ไม่ถูกต้องในฟิลด์ To
หนึ่งในสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในระบบอีเมลคือช่วยให้ทนายความสามารถค้นหาที่อยู่อีเมลของลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานของตนได้อย่างรวดเร็ว หนึ่งในความเสี่ยงของการทำงานอัตโนมัติสมบูรณ์คือทนายความที่ไม่ระมัดระวังอาจส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้อง ในบางกรณีอาจไม่เกินความละอายเล็กน้อย แต่ในบางกรณีอาจทำให้เกิดความประมาทเลินเล่ออย่างมืออาชีพ อย่าตั้งใจส่งอีเมลการติดต่อลูกค้าที่เป็นความลับไปยังที่ปรึกษาที่ต่อต้านหรือแม้แต่กับลูกค้ารายอื่น
ใช้ตัวเลือก "ตอบทั้งหมด"
ที่ปรึกษาฝ่ายค้านจะส่งอีเมลถึงคุณพร้อมข้อเสนอหรือยืนยันตำแหน่งของเขาในประเด็น คุณส่งต่ออีเมลไปยังทนายความอื่น ๆ ใน บริษัท ของคุณที่เกี่ยวข้องกับกรณีเพื่อปรึกษาเรื่องนี้ เร็ว ๆ นี้ "ตอบทั้งหมด" ปุ่มจะถูกใช้อย่างเสรีโดยไม่มีใครสังเกตเห็นว่าฝ่ายตรงข้ามที่ปรึกษาจะได้รับการคัดลอกในการสนทนาภายในที่ บริษัท ของคุณ มันเกิดขึ้น. ถ้าคุณต้องการส่งต่ออีเมลเพื่อหารือให้ดึงข้อมูลของผู้ส่งออกก่อนที่จะส่งต่อ และเมื่อใดก็ตามที่ใช้ตัวเลือกตอบทั้งหมดให้ตรวจสอบแต่ละที่อยู่อีเมลในรายชื่อผู้รับก่อนที่จะกดปุ่มส่ง
8. บรรทัดหัวเรื่องเลอะเทอะ โปรดทราบว่าทุกสิ่งทุกอย่างที่ส่งถึงทนายความคนอื่นในอีเมลอาจถูกส่งต่อให้กับบุคคลอื่น ลองคิดสองครั้งก่อนที่จะใช้หัวเรื่องเช่น "ลูกค้าที่โง่เขลา" หรือ "คำสั่งของผู้พิพากษาโง่ ๆ " หนึ่งไม่เคยรู้ที่สำเนาของอีเมลที่อาจที่ดิน นอกจากนี้อย่าปล่อยให้หัวเรื่องว่างเปล่าเนื่องจากอาจทำให้ทนายความคนอื่นไม่ได้สังเกตเห็นว่ามีอีเมลเกี่ยวกับคดีของคุณ หัวเรื่องง่ายๆของ "กรณีของ Parkerson" หรือ "ข้อตกลงที่เสนอโดยสมิ ธ " หรือชื่อใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลทำงานได้ดีที่สุด
และในขณะที่ "ลูกค้าที่โง่เขลา" อาจเป็นคำอธิบายที่ถูกต้องที่สุดในเนื้อหาอีเมลนั้นเป็นตัวเลือกที่ไม่ดีสำหรับบรรทัดเรื่อง
9. ดูเสียงของคุณ - และไม่เข้าใจผิดคนอื่น เมื่อผู้คนพูดกันและกันตัวชี้นิ้วและเสียงร้องเพลงมักทำให้เจตนาชัดเจน เมื่อมีการโทรศัพท์เสียงของบุคคลมักจะเพียงพอที่จะสามารถบอกได้เมื่อมีคนกำลังแดกดันล้อเล่นหรือร้ายแรง แต่ในอีเมลจะเป็นเรื่องง่ายที่อันตรายที่จะทำความเข้าใจเจตนาของบุคคลได้อย่างเข้าใจผิด เพื่อนหลายคนได้รับความเสียหายจากคนคนหนึ่งที่เข้าใจผิดเจตนาของบุคคลอื่นในข้อความในอีเมล และกับทนายความที่ใช้เพื่อโต้เถียงกันและกันแล้วมันเป็นเรื่องง่ายสำหรับทนายความที่จะคิดอย่างรวดเร็วว่าคนอื่น ๆ กำลังเป็นศัตรูหรือไม่สุภาพ
ตามที่ได้กล่าวไว้ใน "การเขียนอีเมลขณะที่โกรธ" ใช้เวลาสักครู่เพื่อระบายความร้อนก่อนที่จะส่งอีเมลตอบกลับไปที่อีเมลขยะ
หลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมงคุณอาจตระหนักว่าคุณเข้าใจผิดอย่างสมบูรณ์ในตอนแรก อย่ามีการตอบสนองต่อคำกระตุ้นผมในข้อความที่ทำในอีเมลและห้ามยิงตอบจนกว่าจะพิจารณาว่าผู้ส่งมีเจตนาที่แตกต่างจากเดิมหรือไม่ ถ้าดูเหมือนว่าคำสั่งสามารถอ่านได้มากกว่าหนึ่งวิธีและหนึ่งในวิธีดังกล่าวไม่เป็นที่รังเกียจลองให้ผู้ส่งได้รับประโยชน์จากข้อสงสัยก่อนที่จะตัดศีรษะของเขาด้วยอีเมลฉบับร้ายแรง
มีข้อผิดพลาดทางกฎหมายของอีเมลอื่นที่ควรทำใน 10 อันดับแรกหรือไม่? บอกเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ในฟอรัม