การจัดระเบียบมีความเกี่ยวข้องมากกว่าการวางเอกสารและการปัดฝุ่นออกจากถาดที่คุณมีอยู่บนโต๊ะทำงานของคุณ องค์กรเกี่ยวข้องกับการสร้างระบบและขั้นตอนสำหรับทุกส่วนที่แตกต่างกันของธุรกิจของคุณ นี้มีศักยภาพที่จะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำกำไรได้ แนวคิดด้านล่างนี้รวมถึงวิธีที่ดีที่สุดที่คุณจะสามารถจัดระเบียบในธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้มากขึ้น ลองใช้วิธีเดียวกับการปรับปรุงที่ช้าและยั่งยืนหรือวางแผนที่จะรวมกระบวนการใหม่ขององค์กรในแต่ละเดือนในธุรกิจของคุณในปีนี้
01 - ควบคุมเอกสารและเอกสาร
ตอนนี้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประเภทเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่แล้วถึงเวลาที่คุณจะสร้างหรือปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารของคุณแล้ว Susan Ward ได้รวบรวมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ใน การสร้างระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างหรือปรับแต่งกระบวนการผลิตกระดาษของคุณและจัดระเบียบได้
ถ้าคุณตัดสินใจว่าถึงเวลาที่จะเริ่มเดินหน้าสำนักงานไร้กระดาษ ( อ่านข้อดีและข้อเสียก่อน ) จากนั้นคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสแกนและแปลงใบเสร็จรับเงินของคุณโดยใช้การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์และบริการการชำระเงินเช่น FreshBooks และย้ายไปใช้โปรแกรมลายเซ็นดิจิทัลเช่น DocuSign และใช้ Cloud ในการสำรองและเก็บข้อมูล หากคุณเก็บนามบัตรในกิจกรรมต่างๆในระหว่างปีอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะลงทุนในเครื่องสแกนนามบัตรเพื่อให้คุณสามารถแปลงข้อมูลข้อมูลติดต่อได้ทันทีและคลายกระดาษการ์ด
02 - ใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพด้านขวา
- ติดต่อผู้บริหาร จากการติดตามลูกค้าเพื่อจดจำคนที่คุณพบในขณะที่เชื่อมต่อเครือข่ายเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกรายต้องการระบบจัดการข้อมูลติดต่อ คุณสามารถเลือกใช้ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ที่ครอบคลุมเช่น Salesforce หรือเพื่อการจัดการที่มีขนาดเล็กลงคุณสามารถตั้งค่าแอปสมุดติดต่อที่มีอยู่ให้ทำงานกับธุรกิจของคุณได้
- การประชุมและการสื่อสาร ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวทางโทรศัพท์หรือทางวิดีโอแชทก็มีวิธีที่จะทำให้การจัดระเบียบเป็นไปได้มากขึ้น คุณสามารถใช้บริการเช่น Do เพื่อจัดให้มีการจัดประชุมได้มากขึ้นทั้งก่อนระหว่างและหลัง
- การบัญชีและการทำบัญชี จัดระเบียบและปรับปรุงวิธีรับใบแจ้งหนี้ชำระเงินและจัดการกระแสเงินสดด้วยเครื่องมือต่างๆเช่น Quickbooks Online, Xero และ Wave
- การติดตามการเดินทางและค่าใช้จ่าย คุณสามารถใช้แอปต่างๆเช่น Expedia และ TripAdvisor เพื่อให้แผนการเดินทางง่ายขึ้น จากนั้นเมื่อใดก็ตามที่อยู่บนถนนแอปต่างๆเช่น Expensify จะช่วยคุณติดตามค่าใช้จ่ายและรายงานเมื่อคุณได้รับการจัดระเบียบที่บ้านมากขึ้น
- การจัดการสื่อสังคมออนไลน์ เราทุกคนรู้ว่าเสียเวลาเท่าไรในสื่อสังคมออนไลน์ถ้าคุณไม่ได้เข้าใกล้วิธีการอย่างเป็นระบบและการจัดระเบียบ นี่คือเหตุผลที่เครื่องมือเช่น Hootsuite และบัฟเฟอร์สามารถล้ำค่าสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก
- การจัดการอีเมล ถ้าคุณใช้ Gmail ในธุรกิจขนาดเล็กของคุณคุณจะสามารถเข้าถึงส่วนขยาย Google ไม่กี่อย่างที่สามารถจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็ว หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันอีเมลอื่นลอง SaneBox สำหรับการกรองการแจ้งเตือนอัตโนมัติและอื่น ๆ
- การจัดการโครงการ แอปการจัดการโครงการที่ดีจะช่วยคุณติดตามงานแบ่งปันไฟล์และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมได้ทุกที่และสามารถเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดงานของคุณ ลอง Basecamp หรือ Asana สำหรับโซลูชันการจัดการโครงการทั้งหมด - ใน - หนึ่ง
การผลิตเป็นกระบวนการที่มีความเป็นส่วนตัวมากและแอปพลิเคชันที่คุณต้องการจะเฉพาะเจาะจงกับคุณในงานที่คุณทำและวิธีการทำงานของคุณ ใช้เวลาในการสำรวจความต้องการของคุณก่อนใช้เครื่องมือใหม่ในกระบวนการของคุณ คุณอาจไม่ต้องการมากเท่าที่คุณคิด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแรงบันดาลใจของเครื่องมือด้านการผลิตโปรดอ่านบทความนี้ด้วย แอปพลิเคชันด้านการผลิตทางธุรกิจขนาดเล็ก 101 ชุด และสำรวจ แอปฯ 27 แอพฯ ประหยัดเวลา เหล่านี้
03 - จัดระเบียบคอมพิวเตอร์ของคุณ
นี่คือรายการของสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในขณะนี้เพื่อให้คอมพิวเตอร์ของคุณจัดระเบียบและกลับเข้าสู่รูปทรงการทำงาน:
- ล้างข้อมูลเดสก์ท็อปของคุณ มีสองวิธีที่คุณสามารถไปที่นี่ได้และทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของคุณและวิธีที่คุณใช้คอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถกำจัดทุกสิ่งทุกอย่างได้จากเดสก์ท็อปยกเว้นถังขยะ (โปรดจำไว้ว่าไอคอนแอปบนเดสก์ท็อปของคุณเป็นเพียงทางลัด) แอปพลิเคชันทั้งหมดของคุณจะอยู่ในโฟลเดอร์แอปพลิเคชันของคุณ) หรือคุณสามารถเพิ่มทางลัดไปยังแอปและไฟล์ที่คุณใช้บ่อยๆได้ ฉันมักจะผิดพลาดกับตัวเลือกแรกคล่องตัวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่มักใช้เดสก์ท็อปเพื่อเข้าถึงไฟล์ที่ฉันกำลังทำงานอยู่ จากนั้นฉันก็ย้ายไปที่บ้านถาวรเมื่อฉันเสร็จสิ้น
- ตั้งระบบการจัดเก็บแบบดิจิทัล การพูดถึงการให้เอกสารของคุณเป็นที่อยู่ถาวรนี่คือที่ที่คุณสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับคุณเพื่อให้คุณสามารถหาเอกสารที่คุณต้องการได้เมื่อต้องการ คำแนะนำในการจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์นี้มีคำแนะนำที่ดีเยี่ยมเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งาน
- อัพเดตซอฟต์แวร์ หากคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการตั้งค่าให้ติดตั้งโปรแกรมประยุกต์และการอัปเดตระบบปฏิบัติการโดยอัตโนมัติให้ดีเยี่ยม หากเป็นขั้นตอนการดำเนินการด้วยตนเองคุณควรตรวจสอบการอัปเดตอย่างน้อยสองเดือนนับ แต่มีแพทช์รักษาความปลอดภัยจำนวนมาก จากนั้นให้ทบทวนปีปฏิทินของซอฟต์แวร์ที่คุณกำลังใช้งานอยู่และทำการตัดสินใจเมื่อถึงเวลาที่จะอัปเกรด
- สแกนหาไวรัสและปัญหาด้านประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะใช้คอมพิวเตอร์ประเภทใดก็ตามทุกคนสามารถรับไวรัสหรือมัลแวร์ได้ (เช่น Macs!) หากคุณมีคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows เคล็ดลับการบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์เหล่านี้จาก PCWorld จะช่วยให้คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและทำงานได้อย่างราบรื่น
- ตรวจสอบความสมบูรณ์ของการสำรองข้อมูลของคุณ คุณกำลังสำรองข้อมูลของคุณใช่ไหม? ถ้าไม่ใช่ให้ข้ามทุกสิ่งทุกอย่างและทำแบบนี้ก่อน คุณสามารถใช้บริการสำรองข้อมูลแบบ Cloud เช่น Carbonite, Backblaze หรือ CrashPlan หรือคุณสามารถใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกที่คุณต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้ (ฉันทำทั้งสองอย่าง) ด้วยตัวเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งให้กำหนดค่าบริการหรือไดรฟ์เพื่อดำเนินการสำรองข้อมูลอัตโนมัติอย่างต่อเนื่องดังนั้นคุณจึงไม่ต้องทำอะไรด้วยตนเอง จากนั้นหนึ่งครั้งหรือสองครั้งต่อปีไปที่บริการสำรองข้อมูลหรือไดรฟ์และกระตุ้นรอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างมีอยู่และสามารถเข้าถึงได้หากคุณต้องการดึงสำเนาไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
- โต้เถียงกล่องจดหมายของคุณ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากมีความสัมพันธ์รัก - เกลียดกับกล่องจดหมายอีเมลของตน พวกเขารักมันเพราะเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิผลสูงและมีประสิทธิภาพ แต่พวกเขาเกลียดเพราะมันสามารถออกไปจากการควบคุมได้อย่างรวดเร็วทำให้เกิด ความเครียดที่ไม่จำเป็น มีสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณอยู่ในบรรทัดเช่นใช้ระบบอัตโนมัติเพรียวลมสิ่งที่คุณได้รับในแต่ละวันและ จำกัด ความถี่ในการตรวจสอบอีเมลในระหว่างวัน อ่านบทความนี้สำหรับ เคล็ดลับการจัดการอีเมล ที่จะทำให้กล่องจดหมายของคุณเป็นเครื่องมือการผลิตที่มีประสิทธิภาพและไม่ใช่เวลาที่สำคัญในการดูด
เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีการจัดระเบียบได้ง่ายขึ้นในทันที แต่อย่าลืมว่าสิ่งที่เร็วเกินไปจะหายไปได้อย่างไร จับคู่กิจกรรมเหล่านี้ด้วยความละเอียดในการตรวจทานเอกสารเครื่องมือการผลิตและสถานะคอมพิวเตอร์ของคุณสองสามครั้งต่อเดือนเพื่อให้คุณสามารถจัดระเบียบและป้องกันไม่ให้สิ่งต่างๆเข้าสู่ระดับความสับสนวุ่นวายที่ครอบงำได้