หากธุรกิจขนาดเล็กของคุณไม่มีกระดาษ?

ดูข้อดีข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษ

ธุรกิจขนาดเล็กมากขึ้นจะไร้กระดาษ เทคโนโลยี ใหม่และ การเปลี่ยนแปลง ทำให้เรามีเครื่องมือที่จำเป็นในการเปลี่ยนตู้เอกสารที่ล้นไปเป็นรูปแบบดิจิทัลที่มีการจัดระเบียบ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีกระดาษเป็นเรื่องง่ายที่จะทำหรือว่าเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจขนาดเล็กทุกๆ

นี่คือลักษณะข้อดีข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะไม่มีกระดาษเป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่

ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ

1. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม - ตาม เดอะเดลี่กรีน กระดาษคิดเป็น 25% ของขยะฝังกลบและถ้าสหรัฐอเมริกาตัดกระดาษสำนักงานใช้เพียงแค่ 10% ก็จะช่วยป้องกันการปล่อยก๊าซเรือนกระจกได้ 1.6 ล้านตัน และนั่นเป็นเพียงกระดาษที่ไม่คำนึงถึงการผลิตและการกำจัดตลับหมึกและพลังงานที่เครื่องพิมพ์ใช้ การไร้กระดาษคือการตัดสินใจที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อม

2. ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ - เช่นเดียวกับประโยชน์ของสำนักงานไร้กระดาษสำหรับสิ่งแวดล้อมนอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับงบประมาณธุรกิจขนาดเล็ก คิดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายในแต่ละเดือนบนกระดาษหมึกค่าจัดส่งและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่สนับสนุนสำนักงานที่มีกระดาษหนาแน่น จากนั้นให้พิจารณาพื้นที่ที่ต้องใช้เพื่อเก็บอุปกรณ์ทางกายภาพทั้งหมดและเอกสารจริง อาจมีราคาแพงมาก เมื่อเวลาผ่านไปการใช้งานไร้กระดาษอาจส่งผลให้เกิดการประหยัดมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

3. การเข้าถึงที่ง่าย - การไม่ใช้กระดาษหมายความว่าเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณจะถูกแปลงเป็นแบบดิจิทัล คุณสามารถสำรองข้อมูลเหล่านั้นไว้ ใน Cloud หรือเข้าถึงได้ผ่านแอปพลิเคชันเดสก์ท็อประยะไกลทำให้คุณสามารถทำงานจาก สำนักงานเคลื่อนที่ หรือที่ใดก็ได้สำหรับเรื่องนั้นและยังคงมีประสิทธิผล

4. องค์การแฟ้ม - หากคุณเคยเสียเวลาสับผ่านคณะรัฐมนตรีจัดระเบียบหรือสแต็คของกระดาษเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาคุณรู้ว่าเอกสารกระดาษยุ่งยากสามารถในการจัดการ

เมื่อคุณสร้างสำนักงานไร้กระดาษคุณจะสร้างระบบไฟล์ดิจิทัลที่สามารถจัดระเบียบค้นหาและปรับแต่งได้ง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ทำให้ขั้นตอนการค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการค้นหา

ข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษ

1. ระบบล้มเหลว - ดิจิตอลอาจเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็หมายถึงการสูญหายอย่างรวดเร็ว พิจารณาสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับเอกสารทางธุรกิจทั้งหมดที่บันทึกไว้ภายในเครื่องของคุณหากระบบของคุณล่ม คุณอาจสูญเสียทุกอย่าง สิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจขนาดเล็กและโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ไม่มีกระดาษถือเป็นระบบการสำรองข้อมูลและปกป้องข้อมูลนอกสถานที่

2. การรักษาความปลอดภัย - ไฟล์ดิจิตอลไม่สามารถป้องกันได้โดยการล็อคบนตู้เก็บเอกสารหรือประตูสำนักงานดังนั้นการรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลที่สำคัญเป็นเรื่องที่ร้ายแรงสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ โซลูชั่นรวมถึงการเข้ารหัสเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่นและการ จำกัด การเข้าถึงซึ่งทั้งหมดมีค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ของตนเอง นอกจากนี้คุณควรคำนึงถึงลักษณะของธุรกิจบางประเภทและความไวของวัสดุที่ใช้ในชีวิตประจำวัน (คิดถึงนักบัญชีของคุณ) ก็ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการใช้งานแบบไร้กระดาษ

3. ขั้นตอนการปรับปรุงใหม่ - ส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษหมายถึงการทบทวนขั้นตอนการดำเนินงานทั้งหมดของคุณและหาทางเลือกที่เพียงพอ

ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องเริ่มใช้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์การ ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์และบริการการชำระเงิน และแอพพลิเคชันอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับเอกสารทางกายภาพ พนักงานทุกคนของคุณจะต้องได้รับการฝึกอบรมในระบบใหม่เมื่ออยู่ในสถานที่

4. เร่งรัดเวลา - การไม่ใช้กระดาษไม่ใช่กระบวนการค้างคืน มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา ต้องใช้เวลาในการพิจารณาถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการทิ้งโลกไว้เบื้องหลังและตราบเท่าที่จะใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในการดำเนินงานของคุณที่สนับสนุนการใช้งานแบบไร้กระดาษ

การตัดสินใจที่จะไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องที่แตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจและก็ไม่ใช่การตัดสินใจที่เป็นสากลซึ่งเหมาะสำหรับทุก บริษัท ส่วนที่สำคัญที่สุดในการตัดสินใจไม่ใช้กระดาษคือการทำวิจัยของคุณเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าผลประโยชน์นั้นมีมากกว่าความท้าทายหรือไม่

จากนั้นสร้างกระบวนการที่มีระบบซึ่งจะไม่เพียงให้คุณได้รับประโยชน์จากการไร้กระดาษเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณในเวลาเดียวกัน