วิธีสร้างระบบการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
สำหรับธุรกิจหลาย ๆ จุดเน้นในการจัดการเอกสารคือการจัดองค์กรและการจัดเก็บเอกสาร พวกเขาต้องการที่จะสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบที่มีการจัดระเบียบและปลอดภัยซึ่งยังช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย
บทความนี้จะแสดงวิธีสร้างระบบการจัดการเอกสารที่ตรงกับสิ่งนั้น
หากคุณพิมพ์ "การจัดการเอกสาร" ลงในเครื่องมือค้นหาใด ๆ คุณจะได้รับรายการโซลูชัน "การจัดการเอกสาร" อันยาวนานซึ่งมีซอฟต์แวร์หรือแอปที่โฆษณาข้อดีของการมี สำนักงานไร้กระดาษ
ซอฟต์แวร์หรือแอพพลิเคชันการจัดการเอกสารได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการ จัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของ ธุรกิจ ของ คุณ ปัญหาคือธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากต้องรับมือกับข้อมูลเก่า ๆ ที่อยู่บนกระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และในบางกรณีสัดส่วนข้อมูลกระดาษมีขนาดใหญ่มาก
หนึ่งในการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการมีสภาพแวดล้อมแบบผสมผสานข้อมูลก็คือการใช้ระบบการถ่ายเอกสารเพื่อแปลงเอกสารทั้งหมดของธุรกิจให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่นี่เป็นราคาแพงและใช้เวลานานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก
ข่าวดีก็คือคุณสามารถวางพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสารในสถานที่โดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์พิเศษหรือจะผ่านภาพเอกสารขายส่ง
ระบบไม่จำเป็นต้องซับซ้อน คุณเพียงแค่ต้องลงทุนเวลาในการวางแผนและการใช้งาน
วิธีการสร้างระบบการจัดการเอกสาร
การตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารประกอบด้วยสามขั้นตอน
- การสร้างแผนการจัดการเอกสาร,
- การใช้แผนการจัดการเอกสาร,
- และติดตามผ่าน
ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนคือการตอบคำถามสี่ข้อนี้:
กฎสำหรับการสร้างเอกสารมีอะไรบ้าง?
ใบแจ้งหนี้ จดหมายเตือนชำระเงินโบรชัวร์การขายอีเมล งบดุล สเปรดชีตรายงาน - ธุรกิจทั้งหมดสร้างเอกสารหลายอย่างในการทำและติดตามธุรกิจ และเพื่อรักษาสิ่งต่างๆไว้ทุกธุรกิจจำเป็นต้องกำหนดกฎสำหรับการสร้างเอกสาร
ตัวอย่างเช่นมีแม่แบบภายในสำหรับเอกสารทางธุรกิจมาตรฐานบางอย่างของคุณเช่น ตัวอักษร และใบแจ้งหนี้และตำแหน่งเหล่านี้อยู่ที่ใด
มีคู่มือสไตล์ภายในที่ต้องปฏิบัติตามหรือไม่?
เอกสารใหม่ควรลงวันที่และ / หรือประทับตราเวลา?
ควรปฏิบัติตามขั้นตอนใดในการแบ่งปันหรือทบทวนเอกสาร?
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางจุดเท่านั้นที่เกี่ยวกับการสร้างเอกสารที่สำคัญจะเป็นที่แม่แบบสำหรับเอกสารทางธุรกิจต่างๆอยู่และวิธีการใช้งาน แต่ถ้าการสร้างเอกสารในธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นที่ทำงานร่วมกันตรวจสอบหรืออัปเดตเอกสารคุณจะต้องใช้เวลาตัดสินใจเลือกทำสิ่งเหล่านี้เพื่อให้มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน
เราจะจัดเก็บเอกสารได้อย่างไร?
มีจริงสองด้านสำหรับคำถามนี้
ข้อแรกเกี่ยวกับด้านการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ไม่เพียง แต่ค่าใช้จ่ายของตู้เก็บเอกสารเท่านั้น แต่ต้องเสียเวลาเมื่อคุณและ / หรือพนักงานของคุณยื่นเอกสารหรือเรียกค้นข้อมูล ในความเป็นจริงค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่อาจเป็นค่าใช้จ่ายที่เสียเวลาเมื่อผู้คนกำลังมองหาเอกสาร
ด้านที่สองของการจัดเก็บเอกสารคือองค์กร เอกสารจะถูกยื่นอย่างไร? กุญแจสำคัญในการจัดเก็บเอกสารคือปฏิบัติตามแนวทางการจัดการไฟล์ที่ดี
นอกจากนี้คุณจำเป็นต้องทราบวิธีที่คุณจะเก็บเอกสารไว้ คุณจะจัดการกับไฟล์ที่ล้าสมัยหรือเพียงแค่พร้อมที่จะถูกย้ายไปยังเครื่องเขียนด้านหลังในระบบการจัดการเอกสารของคุณ?
ตัวอย่างเช่นในช่วงเริ่มต้นของแต่ละปีฉันจะดูไฟล์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในคอมพิวเตอร์ของฉันเพื่อกำจัดสิ่งที่ไม่เป็นปัจจุบันออกไปและสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ติดป้ายกำกับตามปีและ / หรือเรื่องย้ายไฟล์ตามต้องการ
เดียวกันสามารถทำได้ด้วยไฟล์กระดาษ; ไม่ต้องยุ่งยากในการลบเอกสารเก่าออกจากโฟลเดอร์ไฟล์และป้ายกำกับและสร้างเอกสารใหม่ด้วยชื่อ "เก่า" ในชื่อ ซอฟต์แวร์บางตัวมีตัวเลือกการเก็บข้อมูลอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น Microsoft Outlook ช่วยให้คุณเก็บอีเมลเก่าได้
วิธีการดึงเอกสารสามารถทำได้ง่ายขึ้น?
คำถามนี้เป็นหัวใจสำคัญของระบบการจัดการเอกสารของคุณ ในการสำรวจโดย Leger Marketing for Xerox Canada เจ้าของและผู้จัดการของ SMB ใน แคนาดากล่าวว่าค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 2,152 เหรียญต่อปีในการจัดการและจัดเก็บเอกสารและประมาณหนึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อค้นหาเอกสารเหล่านี้ (globeandmail.com)
อีกครั้งหนึ่งวิธีปฏิบัติในการจัดเก็บเอกสารที่ดีสามารถช่วยแก้ปัญหาได้อย่างยาวนาน การเรียกดูบทความการจัดการข้อมูลในไซต์นี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ หากคุณทำสิ่งต่างๆเช่นปฏิบัติตามข้อกำหนดในการตั้งชื่ออย่างเคร่งครัดเช่นเอกสารจะหาได้ง่ายกว่ามาก
และไม่ว่าคุณจะเป็น เจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว ที่ทำงานเดี่ยวหรือเจ้าของธุรกิจกับ พนักงาน เราขอแนะนำให้ สร้างรายการตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม ซึ่งจะเตือนผู้ใช้ว่ามีไฟล์ประเภทใดบ้างที่จะไปที่ไหนและหาเอกสารใดได้บ้าง หากธุรกิจของคุณเป็นเหมือนมากที่สุดอย่าลืมระบุว่าไฟล์ดังกล่าวจะอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ภายในหรือในรูปแบบกระดาษที่ยื่นในตำแหน่งทางกายภาพเช่นตู้เก็บเอกสาร ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้ภาพวิดีโอหรือแม้แต่ภาพถ่ายกระดาษในธุรกิจของฉัน รายการในรายการตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ของคุณอาจเป็น:
ภาพ / วิดีโอดิจิตอล: คอมพิวเตอร์ (หรือเซิร์ฟเวอร์) - ไดรฟ์ E: / ภาพถ่าย - ไฟล์ในโฟลเดอร์เรื่องที่เหมาะสม
ภาพถ่ายกระดาษ: ตู้เก็บเอกสาร 3 - ภาพถ่าย - อัลฟาตามหัวเรื่อง
ไดรฟ์เครือข่ายหรือไดรฟ์ระบบคลาวด์ที่ใช้ร่วมกันควรได้รับการติดฉลากตามเนื้อหาที่ควรจัดเก็บไว้ในตู้ลิ้นชัก
เราจะรักษาเอกสารให้ปลอดภัยได้อย่างไร?
บรรทัดแรกของการป้องกันเพื่อความปลอดภัยของเอกสารคือการรักษาความปลอดภัยทาง ธุรกิจ ด้วยตัวเอง ทุกธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเช่นระบบเตือนภัยติดตั้งอยู่แม้กระทั่งธุรกิจที่ บ้าน ก็ตาม
ธุรกิจอาจต้องการหรือต้องการลงทุนในอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยอื่น ๆ เช่นบาร์หน้าต่าง / เตายนตร์กล้องรักษาความปลอดภัยและ / หรือบริการลาดตระเวน คุณสามารถใช้จ่ายตลอดเวลาที่คุณต้องการสร้างรหัสผ่านและเข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แต่ก็ไม่สำคัญนักหากใครสามารถเดินและขโมยคอมพิวเตอร์และฮาร์ดไดรฟ์ที่มีอยู่ได้
ตู้เก็บเอกสารทั้งหมดควรล็อคและล็อคไว้หลังเวลาทำการ (และล็อคเวลากลางวันหากไม่มีใครเชื่อถือได้ในบริเวณใกล้เคียง)
ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยทั่วไปสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการสำรองเอกสารเป็นประจำและการเก็บข้อมูลการสำรองข้อมูลไว้ที่อื่นที่ไม่ใช่ฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันซึ่งมีเอกสารต้นฉบับอยู่ นอกไซต์เป็นสิ่งที่ดีที่สุดในการป้องกัน ข้อมูลทางธุรกิจ ของคุณ ที่ ถูกล้าง ข้อมูล โดย ภัยพิบัติทางธรรมชาติ - อีกเหตุผลที่ว่าทำไมระบบคลาวด์จึง เหมาะสำหรับธุรกิจ
ธุรกิจขนาดเล็กที่มีเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานที่ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เดียวกันอาจต้องการ จำกัด การเข้าถึงของผู้ใช้บางรายเพื่อให้สามารถใช้หรือดูทรัพยากรบางอย่างของเครือข่ายได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีไดเรกทอรีแชร์ของเครือข่ายหรือแบบคลาวด์ที่มีชื่อว่า "บัญชี" ที่มีการ จำกัด การเข้าถึงสำหรับผู้ดูแลระบบเท่านั้นแม้ว่าผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงทรัพยากรเช่นแอพพลิเคชันก็ตามเอกสารใดก็ตามสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ เนื้อหาของเอกสารยังสามารถเข้ารหัสได้ทำให้สามารถเข้าถึงได้เฉพาะกับผู้ที่มีคีย์การเข้ารหัสที่จำเป็นเท่านั้น
การโจรกรรมพนักงานเป็นอีกหนึ่งภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูล ธุรกิจขนาดเล็กที่มีลูกจ้างควรตรวจสอบประวัติความเป็นจริงและการตรวจสอบประวัติพนักงานเป็นเรื่องของนโยบาย
การใช้ระบบการจัดการเอกสารของคุณ
เมื่อคุณได้สร้างแผนการจัดการเอกสารโดยการตอบคำถามข้างต้นแล้วคุณก็พร้อมที่จะใช้งานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนของคุณทราบรายละเอียดเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารของธุรกิจและทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการสร้างจัดเก็บและเรียกค้นเอกสาร
นอกจากนี้คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าถึงและใช้เอกสารภายในองค์กรของคุณทำตามสิ่งต่างๆเช่นการตั้งชื่อและจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม ตรวจสอบเฉพาะจุดเป็นประจำเพื่อทดสอบว่าสามารถค้นหาไฟล์โดยเฉพาะและป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดได้หรือไม่
คุณสามารถตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารในหนึ่งวัน แต่ใช้งานได้อย่างสม่ำเสมอตลอดเวลาจะเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ ผลตอบแทนเป็นอย่างมาก - สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการหาเมื่อคุณต้องการและความอุ่นใจ