เมื่อพูดถึง การจัดการเวลาการ หาวิธีใช้เวลาให้มีประสิทธิผลมากขึ้นมักเป็นเรื่องที่ท้าทาย สถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นคือการจัดการอีเมล นี้เป็นพื้นที่ที่ tops รายการของฆาตกรเวลาสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก
เนื่องจากอีเมลเป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ต่อเนื่องและเราไม่มีสิทธิ์ควบคุมการไหลเข้าได้อย่างสมบูรณ์เราจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพในการรับจัดระเบียบตอบกลับและคิดถึงอีเมล เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถสร้างระบบจัดการอีเมลของคุณได้ในรูปแบบที่สนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานแทนการรับประทานอาหารนอกบ้าน
1. ปิดการแจ้งเตือน
อีเมลมีแนวโน้มที่จะเข้ามาตลอดเวลาทั้งกลางวันและกลางคืนดังนั้นจึงมีความสำคัญที่คุณจะควบคุมวิธีการไหลของข้อความขาเข้าที่เหมาะกับวันของคุณ ปิดการแจ้งเตือนข้อความใหม่ทั้งในคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนเพื่อป้องกันการรบกวนและการหยุดชะงักของตารางเวลาและตรวจสอบอีเมลเมื่อสะดวกสำหรับคุณ
2. ตัดสินใจว่าจะใช้กล่องจดหมายของคุณอย่างไร
เมื่อมีการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณมีปรัชญาที่แตกต่างกัน คุณสามารถใช้กล่องขาเข้าของคุณเป็น catchall จำกัด เฉพาะข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงหรือทำให้รายการงานทำงานได้
กุญแจสำคัญคือการเลือกจุดประสงค์หนึ่งสำหรับกล่องจดหมายของคุณและยึดติดกับ
สร้างรายการอีเมลและรายการที่ไม่อนุญาต
ไคลเอ็นต์อีเมลและผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายชื่อที่อยู่ที่ปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเหล่านั้นจะได้รับผ่าน blacklisting หรือการบล็อกสิ่งที่คุณพิจารณาว่าเป็นสแปม ใช้เวลาในการปรับปรุงรายการเหล่านี้เป็นประจำเพื่อให้อีเมลขาเข้าของคุณสะอาด
4. ตั้งเวลาและกระบวนการแบทช์
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายได้รับประโยชน์จากการที่มีเวลาในการทำงานเพียงวันเดียวสำหรับอีเมล ถ้าสิ่งนี้เหมาะกับคุณให้จัดสรรเวลาในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อตอบสนองต่อข้อความเคลื่อนย้ายรายการการดำเนินการไปยังรายการงานของคุณลบขยะและรับทราบแนวคิดที่ต้องการความสนใจของคุณต่อไป
5. ใช้กฎเพื่อทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ
เพื่อให้ขั้นตอนการจัดการอีเมลดียิ่งขึ้นให้ใช้กฎในไคลเอ็นต์อีเมลของคุณเพื่อเรียงลำดับแฟล็กย้ายและจัดระเบียบข้อความของคุณ แม้ว่าจะใช้เวลาสักครู่ในการสร้างกฎที่สนับสนุนวิธีใช้อีเมลเมื่อคุณได้สร้างแล้วคุณสามารถลดเวลาในการประมวลผลอีเมลได้เป็นสำคัญ
6. เริ่มต้นจากสมาร์ทโฟนของคุณ
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายรายมีสมาร์ทโฟนเพื่อให้พวกเขาสามารถติดต่อและทำงานได้แม้ในขณะที่พวกเขาอยู่นอกสำนักงาน หากคุณตรวจสอบอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่บ่อยๆคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยการอ่านและเริ่มประมวลผลข้อความขณะที่คุณกำลังใช้มือถือ แม้ว่าคุณจะทำให้นิสัยในการลบขยะและข้อความที่ไม่จำเป็นต้องบันทึกคุณก็สามารถได้รับประโยชน์จากการมีกล่องจดหมายที่คล่องตัวเมื่อคุณกลับไปที่ออฟฟิศ
7. ถ้าคุณไม่ได้อ่านให้ยกเลิกการสมัคร!
จดหมายข่าว ทางอีเมล และข้อความ ทางการตลาดอีเมล อื่น ๆ อาจเป็นวิธีที่ดีในการเชื่อมต่อกับลูกค้าเพื่อนร่วมงานคู่ค้าและธุรกิจอื่น ๆ ที่คุณสนใจ แต่ข้อความเหล่านี้สามารถรวบรวมได้อย่างรวดเร็ว
หากคุณยังไม่ได้อ่านจดหมายเวียนที่เกิดขึ้นเป็นประจำในหลายประเด็นให้หยุดการสมัครสมาชิกของคุณ การ จำกัด จดหมายข่าวทางอีเมลและข้อความอัตโนมัติอื่น ๆ ให้เฉพาะกับคนที่คุณอ่านเป็นประจำเท่านั้นอาจเป็นวิธีที่ง่ายในการลดจำนวนในกล่องจดหมายของคุณ
สำหรับเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในธุรกิจขนาดเล็กของคุณให้สำรวจรายการ แอพพลิเคชั่นด้านการผลิต 101 รายการ นี้