เคล็ดลับการวางแผนงานสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์พิเศษที่น่าหดหู่
แต่เมื่อพูดถึงการวางแผนงานผู้จัดการเหตุการณ์ที่มีความสามารถมักจะมองหาเพื่อลดกฎหมายของเมอร์ฟี่ด้วยการตระหนักถึงศักยภาพในการดำเนินกิจกรรมต่างๆและวางแผนอย่างเหมาะสม
ในฐานะผู้จัดการกิจกรรมคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมพิเศษของลูกค้าของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีการตรึงตราน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ในโลกแห่งความเป็นจริงไม่สามารถครอบคลุมความเป็นไปได้ทุกอย่าง แต่อย่างน้อยที่สุดคุณควรตระหนักถึงความผิดพลาดในการวางแผนงานที่สำคัญทุกๆผู้จัดการกิจกรรมต้องหลีกเลี่ยง
คำเตือนคือ forearmed ดังนั้นลองเจาะลึกห้าเคล็ดลับสำคัญที่อาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงภัยพิบัติที่ไม่ประมาทในงานวางแผนของคุณถัดไป
- การสื่อสารที่ไม่ดี - นี่อาจเป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุดจากนักวางแผนเหตุการณ์ที่ไม่มีประสบการณ์และเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้โดยเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมด การติดต่อสื่อสารที่ไม่ดี (เช่นในการสื่อสารผิดพลาดหรือไม่มีการติดต่อสื่อสาร) สามารถสะกดภัยพิบัติได้ การสื่อสารที่ไม่ดีมักเกิดจากการขาดความใส่ใจในรายละเอียดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมาถึงรายการตรวจสอบเหตุการณ์ของคุณ เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่คุณจะติดต่อสื่อสารกับทีมงานภายในและซัพพลายเออร์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่คุณไม่ต้องการควบคุมดูแลทุกคนคุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครทำอะไรและเมื่อใดเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและยังคงใช้ตารางเวลาที่กำหนดไว้
- การวางแผนการลงทุนที่ไม่ดีหรือขาดหายไป - มีโอกาสดีที่จะมีบางอย่างเกิดขึ้นอย่างผิดพลาดในวันและเวลาที่นำไปสู่กิจกรรมของคุณ สิ่งที่เลวร้ายยิ่งกว่านั้นมีบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นไม่ดี ในระหว่าง กิจกรรมพิเศษของคุณ เป็นเรื่องปกติและเป็นที่คาดหวัง วางแผนงานมืออาชีพคิดไปข้างหน้าระบุสิ่งที่อาจผิดพลาดและมีแผนฉุกเฉินที่ดีในสถานที่ ตัวอย่างเช่นถ้าระบบลงทะเบียนของคุณทำงานผิดปกติในวันที่จัดงาน? เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณหมดอาหารเพราะมีคนพิเศษขึ้นมา? เกิดอะไรขึ้นถ้าวิทยากรสำคัญของคุณไม่ได้แสดงหรือมาถึงช้า ถ้าสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นคุณจะสามารถรับมือได้หรือไม่? กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณจะมีแผน B หรือไม่?
- การขนส่งไม่เพียงพอ - คุณแน่ใจหรือไม่ว่าการขนส่งที่คุณจัดไว้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมและผู้จัดงานเข้าร่วมกิจกรรมของคุณมีเพียงพอ ตรวจสอบในช่วงสัปดาห์ที่นำไปสู่กิจกรรมของคุณและในวันที่จัดงานพบว่ามีความต้องการด้านการขนส่งทั้งหมดอย่างเพียงพอ คุณต้องคิดในแง่ของความไม่แน่นอน จะเกิดอะไรขึ้นถ้ารถจอดอยู่ในตอนเช้าของงาน คุณมีบริการขนส่งทางเลือกอื่นหรือไม่?
- ไม่มีป้ายที่ชัดเจน - ไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดสำหรับผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมพิเศษมากกว่าการสับสนเกี่ยวกับงานนำเสนอครั้งต่อไป หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยให้แน่ใจว่าคุณได้เห็นป้ายที่เพียงพอซึ่งอ่านได้ง่าย ดีกว่าที่จะไปลงน้ำและมีป้ายมากเกินไปกว่าผู้เข้าร่วมประชุมความเสี่ยงที่จะสูญหายและอย่างต่อเนื่องขอเส้นทาง
- พนักงานไม่เพียงพอในมือ - ในวันที่มีการจัดงานพิเศษของคุณคุณน่าจะจัดการกับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก อย่าทำผิดพลาดในการพึ่งพาเพียงหนึ่งหรือสองคนเพื่อจัดการกับคำถามหรือข้อกังวลของผู้ได้รับมอบหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีและเหนือสิ่งอื่นใดตรวจสอบให้แน่ใจว่าระหว่างทีมงานการวางแผนงานและบุคลากรของคุณที่จัดเตรียมโดยผู้ขายคุณสามารถจัดกิจกรรมของคุณได้อย่างเพียงพอ
นอกเหนือจากการคิดและวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับสิ่งที่อาจผิดพลาดเพื่อให้แน่ใจว่าเหตุการณ์ที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จนโยบายที่ดีที่สุดคือการตรวจสอบและตรวจสอบทุกครั้ง