เคล็ดลับในการจัดการการไหลของข้อมูลการวางแผนกิจกรรม

การรักษาหลายกลุ่มในหน้าเดียวกันเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ นักวางแผนเหตุการณ์ ต้องเผชิญในแต่ละวัน ในขณะที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต้องการให้ประสบความสำเร็จโดยไม่มีเส้นทางที่กำหนดไว้สำหรับการติดต่อสื่อสารจะมีโอกาสสำหรับรายละเอียดที่จะตกผ่านรอยร้าว การป้องกันการละเลยสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการจัดทำแผนผังการสื่อสารตั้งแต่ต้น ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อให้ทุกฝ่ายทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

เป็นหัวหน้า

เหตุการณ์ส่วนใหญ่เป็นความพยายามร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ แต่ในตอนท้ายของวันนี้จะต้องมีผู้นำคนหนึ่งคอยดูแลการผลิตทั้งหมด แต่ละคนในทีมควรมุ่งเน้นไปที่ความพิเศษและเข้าใจถึงความสำคัญของขอบเขตของพวกเขา ระบุตัวเองเป็นผู้วางแผนนำทางตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ อธิบายถึงเพื่อนร่วมงานของคุณถึงความสำคัญของการไหลของข้อมูลและแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อโปรโตคอลถูกละเลย เนื่องจากไม่มีใครอยากเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างปัญหาให้อธิบายกฎสำหรับบทสนทนาภายในในวันแรก

จัดระเบียบคณะกรรมการ

เป้าหมายที่นี่คือการจับคู่แรงงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบจะตัดกันบางอย่าง ตัวอย่างเช่นฝ่ายการตลาดควรอยู่ในคณะกรรมการชุดเดียวกับทีมภาพและเสียงเพื่อให้แน่ใจว่ากราฟิกและโลโก้ทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้อง การสร้างทีมที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นธรรมชาติจะช่วยลดจำนวนอีเมลที่ซ้ำซ้อนซึ่งมักจะสูญหายไปในการเล่นสับเปลี่ยน

เลือกหนึ่งรายชื่อจากแต่ละคณะกรรมการเพื่อรายงานกลับไปยังคุณด้วยความคืบหน้าล่าสุด

กำหนดเวลา

การประกาศกำหนดเวลาล่วงหน้าจะช่วยลดระดับความเครียดสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถเสริมสร้างคุณค่าของกำหนดเวลาของคุณได้ด้วยการสร้างผังงานที่แสดงให้เห็นว่างานของแต่ละคณะจะถูกนำมาใช้เพื่อนำมารวมกันทุกอย่าง

พนักงานมักตอบสนองดีขึ้นเมื่อรู้ว่าแผนกอื่นกำลังรอการตอบกลับ การแบ่งปันข้อมูลนี้จะทำให้กระบวนการนี้โปร่งใสและเน้นความรับผิดชอบโดยไม่ต้องใช้การกระทำเชิงลบ

แจ้งผู้บริหารทราบ

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการทำงานเบื้องหลังจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะนำเสนอความคิดให้กับผู้บริหารของคุณ ไม่ค่อยหากเคยคุณจะเดินเข้าไปในห้องทำงานและออกไปโดยไม่ต้องเปลี่ยนแง่มุมบางอย่างในงานของคุณ ช่วยตัวคุณเองด้วยการรุกคืบหน้าโดยการประชุมเชิงรุกกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการวางแผน การเปลี่ยนแปลงตรงกลางของโครงการทำได้ง่ายกว่าเมื่อเทียบกับการหมุนวนกลับไปที่ท้าย

ติดต่อผู้ขายของคุณ

ข้อผิดพลาดอื่นที่ดูเหมือนจะไร้เดียงสาที่อาจเกิดขึ้นคือการสื่อสารกับ ผู้ขายราย อื่น เกิดขึ้นเมื่อเพื่อนร่วมงานคิดริเริ่มติดต่อผู้ขายโดยตรงเพื่อแบ่งปันรายละเอียดการวางแผนที่คุณไม่รู้จัก ผลจากการสนทนาข้างเคียงเหล่านี้อาจมีผลกระทบอย่างมากต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นร่วมกัน วิธีเดียวที่จะป้องกันไม่ให้เรื่องนี้คือการ จำกัด ผู้ให้บริการของคุณจากการรับคำสั่งจากพนักงานคนอื่น ๆ คุณอาจคิดว่าฟังดูแย่ ๆ ในตอนแรก แต่คุณจะรู้ได้ง่ายว่าข้อมูลทั้งหมดไหลผ่านคุณ

การปรับปรุงเชิงรุก

การวางแผนนำไปสู่กิจกรรมจะทำให้คุณต้องแบ่งปันข้อมูลเท่าที่คุณได้รับ เก็บเอกสารการวางแผนหลักที่ระบุรายละเอียดของกิจกรรมและส่งการอัปเดตรายสัปดาห์ไปยังสมาชิกคณะกรรมการทั้งหมดของคุณ ให้การสื่อสารสั้นและตรงประเด็น คุณต้องการให้ทุกคนอ่านโน้ตในการอัปเดตอีเมลรายสัปดาห์ของคุณ แต่ถ้าคุณเดินไปเรื่อย ๆ คุณจะสูญเสียความสนใจได้อย่างรวดเร็ว

การจัดการการไหลเวียนข้อมูลของกิจกรรมของคุณต้องมีขั้นตอนเช่นเดียวกับการสื่อสารระหว่างแผนก ทำให้ทุกคนตระหนักถึงความรับผิดชอบและแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ความแตกต่างที่สำคัญคือคุณเป็น CEO ของโครงการ บทบาทของคุณคือการจัดการรายละเอียดทั้งหมดที่เข้ามาและแปลให้เป็นวิสัยทัศน์ร่วมกันที่ตอบสนองความต้องการของแต่ละแผนก

รากฐานของความสำเร็จคือการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะไหลไปในทิศทางเดียวกัน