เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณปรับแต่งทักษะการสื่อสารของคุณเพื่อให้คุณสามารถประหยัดเวลา ลดความเครียด และ เพิ่มประสิทธิผลยิ่งขึ้น โดยการติดต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในการโต้ตอบทุกครั้งที่คุณมีในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
จำกัด การรบกวนและฟัง
การฟังคือหัวใจสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป วิธีหนึ่งในการเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้นคือพยายาม จำกัด การรบกวนในระหว่างการสนทนาซึ่งทำให้ยากต่อการฟังและดูดซับสิ่งที่คนอื่นพูด นั่นอาจหมายถึงการปิดโปรแกรมรับส่งเมลปิดโทรศัพท์หรือปิดประตูไปที่ออฟฟิศของคุณ การทำสิ่งเล็ก ๆ เหล่านี้ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าบุคคลที่คุณพูดด้วยความสนใจอย่างเต็มที่
สิ่งสำคัญคือการ จำกัด การรบกวนภายในซึ่งก็คือทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นในใจของคุณ เมื่อคุณมีหลายหัวข้อที่จะแก้ไขปัญหาในระหว่างการประชุมหรือการสนทนาที่วิ่งผ่านพวกเขาเพื่อให้แนวคิดทั้งหมดของคุณออกมาอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดความสับสนและสามารถทำให้คนอื่นรู้สึกว่าการป้อนข้อมูลของเขาหรือเธอไม่สำคัญ
ช้าและจำไว้ว่าการสื่อสารเป็นถนนสองทาง สร้างการให้และใช้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถพูดได้
ตอบสนอง
หนึ่งในสิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อเกิดความขัดแย้งขึ้นหรือมีคนร้องเรียนเกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์บริการ ฯลฯ โดยไม่สนใจ ในกรณีส่วนใหญ่การตอบสนองบางอย่างควรได้รับการเผยแพร่ในทันทีแม้ว่าจะเป็นเพียงคำแถลงสั้น ๆ ที่คุณจะมองเข้าไปในปัญหาก็ตาม
หากคุณรอจนกว่าคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นก่อนที่จะติดต่อกับบุคคลที่ไม่มีความสุขพวกเขาอาจจบลงด้วยความไม่พอใจเพียงอย่างเดียว แต่ตอนนี้ก็โกรธ รักษาสายการติดต่อสื่อสารที่เปิดอยู่ในทุกสถานการณ์ด้วยการตอบสนองให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และทำให้ผู้คนที่ติดต่อคุณรู้สึกว่าปัญหาของพวกเขามีความสำคัญต่อคุณ
ถามคำถามที่ถูกต้อง
การสื่อสารเป็นอย่างมากขึ้นอยู่กับการได้รับข้อมูลที่คุณต้องการและหลาย ๆ ครั้งนี้หมายความว่าคุณต้องถามคำถามที่ถูกต้อง มีเงื่อนงำเกี่ยวกับคำถามที่คุณควรถามในทุกส่วนของการสนทนาที่คุณกำลังมีอยู่ คุณจำเป็นต้องสามารถฟังและให้ความสำคัญกับข้อมูลเหล่านี้เพื่อหาว่าคำถามใดจะทำให้ข้อมูลที่คุณต้องการ
พิจารณากรณีของพนักงานที่ไม่ได้รับการกำหนดเป้าหมายและมักจะไม่มีความสุขในที่ทำงาน หากคุณไม่ได้ถามคำถามที่ถูกต้องคุณอาจจะไม่ได้ไปที่รากของปัญหาซึ่งอาจเป็นอะไรก็ได้จากปัญหาส่วนบุคคลไปจนถึงการท้าทาย
ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุม
การประชุมเป็นที่เลื่องลือในเรื่องของเวลาที่เลวร้ายหากพวกเขาไม่ได้วางแผนอย่างดีและจัดอย่างละเอียด หากคุณเป็นผู้จัดงานสิ่งแรกที่คุณควรทำเพื่อให้ความเคารพเวลาของทุกคนและทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการจัดตารางเวลาล่วงหน้า
จากนั้นใช้เวลาในการจัดทำวาระที่ชี้ประเด็นจุดเน้นและกำหนดโครงสร้างสำหรับการประชุม
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการประชุมสมาร์ทอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิผล:
- ยืนยันเวลาการประชุมในโซนเวลาที่เหมาะสมหนึ่งถึงสองวันก่อนการประชุม
- กำหนดผู้ดูแลการประชุมที่จัดการประชุมและทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนร่วมมีส่วนร่วมในวาระการประชุม
- สนับสนุนให้ข้อมูลและคำถามจากทุกคนในที่ประชุม
- จดบันทึกหรือมอบหมายบุคคลอื่นให้จดบันทึกเพื่อรวบรวมรายละเอียดที่สำคัญของการประชุม
รวมวิธีการสื่อสาร
การสื่อสารแบบตัวต่อตัวหรือการสื่อสารด้วยเสียงเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการขจัดความท้าทายในเวลาที่มักมากับอีเมล แต่ยังสามารถสร้างคำถามเพิ่มเติมและความสับสนได้หากทั้งสองฝ่ายไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกัน
แม้ว่าการสื่อสารส่วนใหญ่ของคุณจะเกิดขึ้นผ่านทางโทรศัพท์หรือในงาน เครือข่าย คุณสามารถสร้างอีเมลสรุปที่ระบุถึงสิ่งที่กล่าวถึงได้ว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไรและใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไรบ้าง อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันเพื่อให้มีการสื่อสารที่ก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ (และไม่สับสน)
เน้นการบริการลูกค้า
บริการลูกค้าที่ดี ขึ้นอยู่กับการสื่อสารแบบสองทาง บ่อยครั้งเมื่อความขัดแย้งเกิดขึ้นกับลูกค้ากุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาคือการสื่อสารเพื่อค้นหาปัญหาแล้วสื่อสารกันต่อไปจนกว่าจะมีการระบุวิธีแก้ปัญหา
วิธีหนึ่งในการรักษาความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าคือการรักษาสายการสื่อสารที่เปิดกว้าง หมายถึงการขอข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและความรู้สึกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณให้บริการ สามารถทำได้ในตอนท้ายของโครงการในระหว่างการสนทนาแบบวันต่อวันกับ กลุ่มโฟกัส หรือผ่านการสำรวจอย่างเป็นทางการ
ใช้คำติชมที่คุณรับ
หากคุณกำลังสื่อสารกับลูกค้าของคุณอยู่แล้วคุณอาจได้รับการตอบรับเป็นประจำแม้ว่าคุณจะไม่ขอร้องผ่านทางวิธีการอย่างเป็นทางการก็ตาม อาจเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์และบริการของคุณได้รับการรับรู้จากลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพแม้ว่าคุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้ในการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการของคุณ สร้างกระบวนการสำหรับรวบรวมข้อเสนอแนะที่คุณได้รับในที่เดียวจากนั้นจึงจัดสรรเวลาไว้ทุกๆสองหรือสองเดือนเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างแผนการใช้และปรับปรุงการติดตาม
การสื่อสารที่มีประสิทธิผลถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณใช้ในธุรกิจของคุณ หากทักษะการสื่อสารของคุณสามารถใช้การปรับแต่งบางอย่างใช้เวลาในการวิเคราะห์วิธีที่คุณสื่อสารและผลของการสื่อสารของคุณ จากนั้นมุ่งเน้นไปที่วิธีที่คุณสามารถปรับปรุงได้ตลอดเวลา คุณอาจจะประหลาดใจมากว่าการเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์กับพนักงานลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของคุณให้ดีขึ้นได้อย่างไร