การจัดการกิจกรรมและการวางแผน

สิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนของลูกค้า

อุตสาหกรรมการวางแผนงานเป็นเจ้าภาพในงานจำนวนมากและคำอธิบายเกี่ยวกับงาน วางแผนกิจกรรม วางแผนการประชุม ผู้ประสานงานกิจกรรม ผู้วางแผนการประชุม ผู้จัดการงานอีเว้นท์. รายการดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด ในฐานะที่เป็นอุตสาหกรรมที่เติบโตขึ้นจึงไม่รายการของฟังก์ชั่นงาน ในขณะที่การเติบโตของงานเป็นสิ่งที่ดีเสมอไปช่วงของการวางแผนงานและงานการจัดการงานอาจทำให้เกิดความสับสนกับผู้ที่เริ่มต้นธุรกิจ

มันเป็นที่น่าผิดหวังอย่างเท่าเทียมกันสำหรับมืออาชีพเก๋าต้องเผชิญกับลูกค้าที่เข้าใจผิดบริการที่นำเสนอ

"การจัดการเหตุการณ์" และ "การวางแผนงาน" จะถูกโยนบ่อย ๆ สลับกันไปแม้ว่าจะเป็นสิ่งที่แตกต่างกันมาก ค่อนข้างง่ายการวางแผนและการจัดการไม่เหมือนกัน ในขณะที่ชุดทักษะของทั้งสองฟังก์ชันทำซ้อนกันพวกเขามีสองหน้าที่แตกต่างกัน จะสร้างปัญหาให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่เข้าใจผิดว่าพวกเขาต้องการผู้จัดการกิจกรรมเมื่อสิ่งที่ต้องการคือผู้วางแผนกิจกรรม และสำหรับลูกค้าที่อยู่ภายใต้การแสดงผลที่ผู้จัดการเหตุการณ์ทุกคนยังสามารถจัดการวางแผนงานได้ ดังนั้นเรามาทำความเข้าใจกับความสับสนเพราะสิ่งสำคัญคือคุณและลูกค้าของคุณมีความเข้าใจเหมือนกัน

การวางแผนงาน

เริ่มต้นด้วย การวางแผนงาน คำที่สำคัญที่นี่คือ การวางแผน กิจกรรมทั้งหมด - ตั้งแต่ห้องอาบน้ำเจ้าสาวจนถึงงานเฉลิมฉลองวันเกิดปีใหม่จนถึงการชุมนุมขององค์กรขนาดใหญ่ - เริ่มต้นด้วยแผนการจัดงานบางอย่าง

การอภิปรายเบื้องต้นกับลูกค้าเกี่ยวกับแนวคิดเรื่องกิจกรรมธีมวันที่พึงประสงค์และแนวทางงบประมาณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนงาน

การวางแผนงานเริ่มต้น ตั้งแต่ต้นตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นของแนวคิดและดำเนินไปเรื่อย ๆ จนกว่ากิจกรรมจริงจะเกิดขึ้น และสุจริตไม่กี่สัปดาห์หลังจากเหตุการณ์เป็นผู้วางแผนเหตุการณ์ห่อหุ้มรายละเอียดและจัดการรายการติดตามผล

การวางแผนงานหมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าในการออกแบบกิจกรรมที่สะท้อนถึงวิสัยทัศน์ของลูกค้าในการรวบรวมและบรรลุวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ลูกค้าที่จ้างผู้จัดกิจกรรมวางแผนจ้างทุกคนในการวางแผนงานทุกด้านรวมถึงรายละเอียดและรายการที่เกี่ยวข้องและเพื่อดูเหตุการณ์นั้น ๆ จนกว่าจะเสร็จสิ้น

ความรับผิดชอบในการวางแผนงานอาจรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ:

• เลือกธีมโดยรวมสำหรับกิจกรรม
• การพัฒนางบประมาณ
• เลือกสถานที่
• เจรจาสัญญาโรงแรม
• จ้างผู้ขายภายนอก
• การวางแผนเมนู
• จ้างคนทำอาหาร
• การจัดลำโพงสำหรับแขกหรือความบันเทิง
• ประสานงานด้านการขนส่ง
• เลือกโทนสี
• การพัฒนาคำเชิญ

การวางแผนงานคือทุกสิ่งทุกอย่างที่จะรวมกันเป็นกิจกรรม ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ร่มขนาดใหญ่ของการจัดการเหตุการณ์

การจัดการกิจกรรม

ทุกประเภทของเหตุการณ์ประกอบด้วยหลายส่วนที่พอดีกันเช่นชิ้นส่วนของปริศนา ชิ้นส่วนเหล่านี้ทั้งหมดมารวมกันเพื่อสร้างกิจกรรม เหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จมีชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเหล่านี้มารวมกันในเวลาที่เหมาะสมและสถานที่ที่เหมาะสมได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามแผน กระบวนการนี้เรียกว่าการจัดการเหตุการณ์ มันเป็นในแง่ง่ายๆการจัดการโครงการของเหตุการณ์ตัวเอง

การจัดการกิจกรรม เกี่ยวข้องกับการสร้างการประสานงานและการจัดการองค์ประกอบต่างๆของเหตุการณ์รวมถึงทีมงานของผู้ที่รับผิดชอบด้านต่างๆ บางแง่มุมของการจัดการเหตุการณ์อาจรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ:

• จองสถานที่สำหรับกิจกรรม
• ประสานงานผู้ขายภายนอก
• การจัดทำแผนที่จอดรถ
• การออกแบบแผนฉุกเฉินฉุกเฉิน
• มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขภาพและความปลอดภัย
• การจัดการพนักงานที่รับผิดชอบในแต่ละฟังก์ชัน
• ดูแลการดำเนินงานของเหตุการณ์
• การตรวจสอบเหตุการณ์
• การแก้ไขสถานการณ์เหตุการณ์ในไซต์

ผู้จัดการกิจกรรมและนักวางแผนกิจกรรมทำงานร่วมกัน

การกำหนดหน้าที่ทั้งสองนี้เป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากไม่เพียง แต่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบเท่านั้น แต่ความรับผิดชอบมักทับซ้อนกัน นักวางแผนเหตุการณ์แต่ละรายอาจเสนอบริการการจัดการกิจกรรมและผู้จัดการกิจกรรมอาจเสนอการวางแผนงาน

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับผู้วางแผนแต่ละรายหรือทีมจัดการเหตุการณ์ขององค์กรสถานที่และเหตุการณ์เอง

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองและเพื่อกำหนดว่าจะให้บริการใดบ้าง ตัวอย่างเช่น; หากคุณให้บริการวางแผนงานสำหรับงานขนาดใหญ่คุณจะร่วมงานกับผู้จัดการกิจกรรมซึ่งจะประสานงานบริการของคุณกับผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงทีมงานภาพและเสียง ฯลฯ กำหนดบทบาทและบริการที่คุณจะให้และสื่อสารอย่างชัดเจน เหล่านี้เพื่อลูกค้าที่คาดหวังเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนใด ๆ ในระหว่างกระบวนการวางแผน