การเพิ่มการเข้าร่วมประชุมสัมมนาและกิจกรรมทางธุรกิจ

by Rob Hard

เคล็ดลับในการเพิ่มการเข้าร่วมกิจกรรมขององค์กร

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการเอาชนะความกลัวเกี่ยวกับการขาดการเข้าร่วมกิจกรรมหรือเพื่อเพิ่มรายชื่อ RSVP คือการรับรู้ว่าผู้คนจริงๆชอบมีส่วนร่วมในการจัดสัมมนาและเหตุการณ์อื่น ๆ เมื่อเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจผู้เข้าอบรมจะมีโอกาสได้เรียนรู้ข้อมูลใหม่และมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้นำในสาขาของตน แต่การประชุมที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดก็ไปไกลกว่าการกล่าวสุนทรพจน์ที่สำคัญและการนำเสนอที่น่าประทับใจ พวกเขาสร้างสภาพแวดล้อมที่อบอุ่นเป็นกันเองสำหรับทุกคนซึ่งจะทำให้พวกเขาสนุกสนานมากขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถวางแผนจัดกิจกรรมทางธุรกิจที่น่าสนใจซึ่งจะดึงดูดการออกผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยม

01 - สร้างวาระอันยิ่งใหญ่

เมื่อโฮสต์เข้าใจว่าผู้คนสนุกกับการเข้าร่วมกิจกรรมเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างโปรแกรมที่มีค่าเข้าร่วม วาระการประชุม ควรมุ่งเน้นไปที่หัวข้อเดียวเพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมครอบงำ แต่ควรมีความหลากหลายเพียงพอที่จะรักษาความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุม ตัวอย่างเช่นตัวอย่างตารางการสัมมนาครึ่งวันต่อไปนี้จะพิจารณาความต้องการของผู้เข้าร่วมการประชุมจากอาหารเพื่อแบ่งเป็นการนำเสนอ:

8:00 น. ถึงและอาหารเช้า
8:45 น. ข้อความต้อนรับ
9:00 Keynote Speaker
10:00 น. พัก
10:15 น. การอภิปราย
11:30 น. การปิดบัญชี

02 - ไวต่อปฏิทินและนาฬิกา

แม้จะมีวาระการประชุมที่ดีที่สุด แต่ผู้เข้าร่วมกิจกรรมก็มีความต้องการที่จะเข้าร่วมโปรแกรมดังกล่าวและเมื่อพวกเขาไม่ทำ ในบางอุตสาหกรรมตามฤดูกาลบางครั้งก็เป็นเรื่องที่ไม่สามารถทำได้เช่นกัน พิจารณาต่อไปนี้เมื่อตั้งเวลาวันและเวลาสำหรับกิจกรรมของคุณ:

ผู้เข้าร่วมประชุมชอบตารางเรียนตอนเช้าสำหรับ การจัดสัมมนา
ผู้เข้าร่วมงานชอบกิจกรรมชื่นชมทันทีหลังจากที่ทำงาน
วันอังคารและวันพฤหัสบดีเป็นวันที่ได้รับความนิยม
หลีกเลี่ยงการจัดประชุมในวันศุกร์ถ้าเป็นไปได้
หลีกเลี่ยงการจัดตารางการประชุมในวันหยุดและวันหยุด
มีความไวต่อความต้องการในการเดินทางสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับกิจกรรม

สิ่งสำคัญอย่างเท่าเทียมกันคือการสร้างชื่อเสียงให้กับการเริ่มต้นในเวลาและสิ้นสุดในเวลา - โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมประจำปีหรือซ้ำ ๆ

03 - ระบุสถานที่ที่ไม่ซ้ำและสะดวก

การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่จัดขึ้นที่โรงแรมและสถานที่ประเภทนั้นไม่ได้มีลักษณะเฉพาะ คุณสามารถเลือกที่จะทำลายราและหาสถานที่ที่ไม่ใช่โรงแรมที่ดีหรือคุณสามารถรับรู้ได้ว่าโรงแรมทั้งหมดไม่ได้สร้างขึ้นเท่ากันและหาโรงแรมที่ยอดเยี่ยม จุดหลักที่นี่คือการเลือกสถานที่ที่แขกของคุณต้องการจะไป หลังจากที่ทุกคนจะทำทางอ้อมจากงานประจำของพวกเขาและต้องการที่จะสนุกกับเหตุการณ์ พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

เลือกสถานที่ใกล้กับผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่
เลือกสถานที่ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะสนุกกับตัวเอง
เลือกสถานที่ที่มีประสบการณ์ในการจัดกิจกรรมที่คล้ายกัน

สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือกสถานที่ให้แน่ใจว่าได้ ดูคู่มือการวางแผนงานของ Event Planner

04 - รวบรวมรายชื่อบุคคลที่เหมาะสม

การประชุมที่ประสบความสำเร็จมี หัวข้อหรือข้อความที่เฉพาะเจาะจง และกลุ่มเป้าหมายสำหรับข้อความนั้น เป็นประโยชน์ในการรวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสมแม้ว่าจะมีการจัดลำดับตามลำดับความสำคัญก็ตาม บ่อยเกินไปเจ้าภาพจะรวบรวมรายการหลักของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเพียงเพื่อเปิดการประชุมต่อผู้คน การดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณพยายามเติมที่นั่งตามเกมหมายเลข

การประชุมทางธุรกิจการสัมมนาหรือการสัมมนาทางธุรกิจไม่ควรถูกมองว่าเป็นความพยายามทางอีเมลโดยตรงโดยมีอัตราการตอบรับคำเชิญ 1-3% ฉันชอบฝึกลูกค้าเพื่อสร้างรายชื่อผู้เข้าร่วมเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง - คนที่พวกเขาต้องการเข้าร่วมหวังด้วยอัตราการตอบกลับคำตอบ 50% หรือดีกว่า

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุม: พยายามเชิญบุคคลที่มีอันดับและประสบการณ์คล้ายกันไปที่ที่ประชุม

05 - เชิญเชิญเชิญ!

หนึ่งในกุญแจสำคัญในการเข้าร่วมกิจกรรมครั้งสำคัญคือการเชิญชวนให้ผู้คน เริ่มต้น และติดตามผล ซึ่งหมายถึงการส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ยังไม่ได้รับการยืนยันและยืนยันกับผู้ที่มี การส่งการแจ้งเตือนกิจกรรมก่อนงานไปยังบุคคลที่ได้รับการยืนยันไม่ได้เป็นความคิดที่ไม่ดี

สิ่งสำคัญคือการสร้างความตื่นเต้นให้กับงาน คำเชิญแบบดั้งเดิมที่พิมพ์ออกมามีความเหมาะสม แต่ก็กลายเป็นบรรทัดฐานในการดูอีเมลและแม้แต่สื่อสังคมออนไลน์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณ ลองใช้วิธีนี้:

พูดถึงกิจกรรมนี้กับแขกที่คุณหรือทีมงานของคุณรู้จักโดยส่วนตัวก่อนส่งคำเชิญ
ส่ง บันทึกวันที่ เริ่มต้นในกระบวนการวางแผน (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์)
ส่งคำเชิญโดยละเอียดรวมถึงประเด็นสำคัญของระเบียบวาระการประชุม (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์) พร้อมกับคำขอ RSVP
ส่งคำเชิญรายละเอียดอีกครั้งด้วยโน้ตส่วนตัวไปยังเพื่อนหรือคนรู้จัก (อิเล็กทรอนิกส์) *
ติดตามผลการยืนยันจากแขก 1-2 วันก่อนเหตุการณ์ที่กำหนด (อิเล็กทรอนิกส์หรือทางโทรศัพท์)

* นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะโทรหาบุคคลทั่วไปและเชิญบุคคลเข้าร่วมกิจกรรมได้อีกด้วย

06 - อย่าดูเบาพลังของคำเชิญส่วนตัว

คำเชิญทางกายภาพ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการพิมพ์หรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ดี แต่ก็ไม่ควรถูกมองว่าเป็นการเปลี่ยนคำเชิญเป็นการส่วนตัวให้กับเพื่อนเพื่อนร่วมงานหรือคนรู้จัก (เว้นแต่คุณกำลังวางแผนการประชุมสัมมนาขนาดใหญ่หรือการประชุมด้วยคะแนน 500 หรือผู้เข้าร่วมประชุมมากขึ้น) นี่เป็นขั้นตอนที่ทำให้หลายครอบครัวแย่งชิง ... พวกเขาไม่ต้องการรับโทรศัพท์ แต่อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างอัตราการตอบรับที่สูง (ด้วยอัตราการไม่แสดงต่ำ) และน้อยกว่าที่เหมาะจะเปิดออก

สำหรับบางกรณีการแบ่งปันความรับผิดชอบนี้อาจเป็นประโยชน์ รายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรมมักถูกรวบรวมจากรายชื่อผู้ติดต่อที่ได้รับการเก็บรักษาโดยบุคคลหลาย ๆ คนและบุคคลที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ได้รับเชิญจะต้องเชิญผู้เข้าร่วมประชุมมาด้วยตนเองโดยตรง

07 - สร้างชื่อเสียงสำหรับการนำเสนอโครงการยอดเยี่ยม

ทุกคนได้เข้าร่วมการประชุมที่ดีและการประชุมไม่ดี เช่นเดียวกับการจัดสัมมนาและกิจกรรมขอบคุณอื่น ๆ โชคดีสำหรับนักวางแผนเหตุการณ์คนมักชอบการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วม

กุญแจสำคัญที่นี่คือการช่วยลูกค้าของคุณในการสร้างชื่อเสียงให้กับธุรกิจที่ยอดเยี่ยม ดูเหมือนว่าอาจดูเหมือนง่ายถ้ามีคนชอบเข้าร่วมงานครั้งล่าสุดของคุณเขาหรือเธอมีแนวโน้มที่จะเข้าร่วมโปรแกรมในอนาคตและบางทีอาจจะนำเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานมาด้วย

08 - ส่งติดตามการสื่อสารและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุม

เนื่องจากผู้คนเข้าร่วมการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูลใหม่ผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากจึงพึงพอใจกับการได้รับเอกสารประกอบคำบรรยายเพิ่มเติมและเอกสารที่อาจได้รับการอ้างอิงจากผู้จัดรายการและบุคคลอื่นภายในองค์กรของคุณ การติดตามผลเป็นโอกาสที่ดีในการแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวและขยายความขอบคุณไปยังผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรม

การ ขอบคุณ และติดตามการติดต่อสื่อสารเป็นสิ่งที่องค์กรหลายแห่งมักมองข้าม แต่คนที่ไม่ได้รับผลประโยชน์