นักวางแผนเหตุการณ์ บางคนรู้สึกถึงความโล่งใจในขั้นตอนนี้จนได้รับการยอมรับหรือได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้เป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการให้ความช่วยเหลือ
แต่ในหลาย ๆ กรณีไม่เพียงแค่วางแผนและดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมเท่านั้น กิจกรรมทางธุรกิจมักถูกมองว่าเป็นการลงทุนเพื่อวัตถุประสงค์ที่กำหนดและผู้วางแผนงานควรเข้าใจวิธีการวัดมูลค่าของโปรแกรมของตน
การวัดกิจกรรมสำหรับ ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) หรือผลตอบแทนจากวัตถุประสงค์ (ROO) อาจเป็นขอบเขตใหม่สำหรับนักวางแผนบางราย แต่เป็นประเภทของความพยายามที่จะช่วยขยายการมีส่วนร่วมและผลงานโดยรวมให้กับองค์กรโทนีลอเรนซ์อดีต CMM, (ProActive, Inc. ) ซึ่งเป็น บริษัท Freeman กล่าว ProActive เป็นหน่วยงานด้านกลยุทธ์และเหตุการณ์ที่เน้นบริการด้านการตลาดเชิงประสบการณ์ Lorenz เป็น CEO ของ AlliedPRA แล้ว
พื้นฐานการวัดกิจกรรม
ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมส่วนใหญ่ตระหนักดีว่าการวัดผลของโปรแกรมจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร เหตุผลหนึ่งที่ทำให้รูปแบบธุรกิจมีความแตกต่างกันอย่างมากระหว่าง บริษัท สมาคมงานที่ไม่แสวงหากำไรและอื่น ๆ
ดังนั้นวิธีการบางอย่างที่นักวางแผนเหตุการณ์คาดว่าจะวัดกิจกรรมของพวกเขา?
หากผู้เชี่ยวชาญด้านเหตุการณ์ทำงานด้านการเงินขององค์กรเขาอาจได้รับการคาดหมายว่าจะวัดกิจกรรมตามการประหยัดทางการเงิน ตัวอย่างเช่นการออมรวมสำหรับห้องพักโรงแรมห้องประชุมอาหาร ฯลฯ คืออะไร
หากนักวิชาชีพเหตุการณ์ทำงานในด้านธุรกิจขององค์กรเขาอาจได้รับการคาดหมายว่าจะวัดเหตุการณ์ตามผลงานของโครงการต่อแผนธุรกิจโดยรวม ตัวอย่างเช่นการจัด สัมมนา เป็นส่วนหนึ่งของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์โดยรวมซึ่งเกี่ยวข้องกับหน่วยธุรกิจหลายหน่วย
เกือบทุกคนวางแผนเหตุการณ์จะมีลักษณะที่สำคัญในสิ่งที่ดีและสิ่งที่อาจจะดีขึ้นในอนาคต เหตุการณ์เกิดขึ้นภายในงบประมาณ หรือไม่? ลูกค้าพอใจกับผลลัพธ์หรือไม่?
และในขณะที่แต่ละวิธีเป็นรูปแบบการวัดที่ถูกต้องพวกเขามักจะมุ่งเน้นเฉพาะการวัดผลในระดับยุทธวิธีมากเท่านั้น ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมในวันนี้ควรจะหาวิธีที่จะทำให้การสนับสนุนกิจกรรมมีความสำคัญมากขึ้น
การวัดกิจกรรมเชิงกลยุทธ์
Lorenz อธิบายว่า ROI จากการประชุมสามารถดูได้ในสองมิติ: ในระดับองค์กรและผู้เข้าร่วม:
- องค์กรอาจดู ROI โดยรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและเปรียบเทียบค่านี้กับค่าที่องค์กรคาดการณ์ไว้ จากนั้นจะกำหนดผลประโยชน์ทางการเงินของงาน ระดับองค์กรและระดับผู้เข้าร่วม
- ROI ในระดับผู้เข้าร่วมสามารถวัดได้ในแต่ละระดับและประเมินมูลค่าตามเกณฑ์ต่อผู้เข้าร่วม
ProActive แนะนำให้ลูกค้าปฏิบัติตามขั้นตอนเชิงกลยุทธ์เชิงสร้างสรรค์เพื่อสร้างผลกระทบและ Lorenz แนะนำให้เน้นการวัดทัศนคติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมขนาดใหญ่:
- การค้นพบ การค้นพบควรเกิดขึ้นในช่วงต้นของกระบวนการเพื่อให้นักวางแผนอาจเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพื่อกำหนดเนื้อหาการประชุมลำโพง ฯลฯ ผู้วางแผนควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักซึ่งสามารถกำหนดวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์สำหรับทั้งองค์กรที่เป็นเจ้าภาพจัดการแข่งขันและผู้เข้าร่วมประชุม สามารถทำได้โดยขอให้พวกเขากรอกคำถามสั้น ๆ สั้น ๆ 6-8 ข้อ
- การสำรวจก่อนกิจกรรม นี่เป็นเวลาที่ผู้จัดประชุมหรือผู้จัดกิจกรรมสามารถกำหนดมาตรการเชิงปริมาณสำหรับ ROI และ ROO ได้ สำรวจตัวอย่างของผู้ได้รับเชิญเพื่อหาประเด็นปัญหาความกังวลและความต้องการในหลายระดับ ซึ่งจะช่วยให้ผู้วางแผนสามารถกำหนดเกณฑ์การวัดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมได้
- พื้นฐานพื้นฐาน Core-7 ก่อนการประชุม ขั้นตอนนี้จะช่วยวัดความรู้สึกทางจิตวิทยาและพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับรายการที่ระบุในระหว่างการค้นพบ
- ความรู้ความเข้าใจ ("ฉันรู้")
- ความคิดเห็น / ความเข้าใจ / ความเชื่อ ("ฉันยอมรับ")
- ความรู้สึก / ทัศนคติ ("ฉันต้องการ")
- ความสามารถ / ทักษะ ("ฉันสามารถ")
- เจตนา / มุ่งมั่น ("ฉันจะ")
- พฤติกรรม ("ฉันกำลังทำ")
- ผลประกอบการ / ผลกระทบ - ROI ("ฉันให้คุณค่า")
- การออกแบบการประชุม ด้วยความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการรับรู้ของผู้เข้าร่วมประชุมนักวางแผนอาจกำหนดวัตถุประสงค์หลักสำหรับการประชุมได้และจะนำเสนอข้อความเหล่านั้นอย่างไร งานนำเสนอชนิดใด? โปรแกรมควรรวมการฝึกอบรมแบบโต้ตอบหรือไม่? พื้นงานจะเป็นประโยชน์ในการให้ความรู้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่? คุณจะใช้เครื่องมืออะไรในการถ่ายทอดและเสริมสร้างข้อความของคุณ? ใครควรทำหน้าที่เป็นวิทยากร?
- ถือการประชุมหรือกิจกรรม
- การสำรวจหลังเหตุการณ์ / เกณฑ์มาตรฐาน หลังจากเหตุการณ์สำคัญที่สุดคือต้องวัดว่าโปรแกรมดังกล่าวมีประสิทธิภาพตรงตามเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดขึ้นอยู่กับผลการค้นพบและการสำรวจก่อนเหตุการณ์ ผลของโปรแกรมมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติการรับรู้ความเชื่อเป็นต้น? ผู้เข้าร่วมประชุมจะปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นหรือไม่?
- ผลกระทบทางธุรกิจตามมา การวัดเชิงกลยุทธ์ต้องมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบในระยะยาวต่อพฤติกรรมการเข้าร่วมประชุม นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีในการพิจารณาผลกระทบทางการเงินและที่ไม่ใช่ทางการเงินของโครงการ
ข้อเสนอแนะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการวัดผลการประชุม
ลอเรนซ์นำเสนอแนวทางหกแนวทางเพื่อช่วยวางแผนการประชุมเพื่อเพิ่มผลตอบแทนจากเหตุการณ์:
- ใช้กระบวนการก่อนการประชุม / การประชุมล่วงหน้า
- วัดมิติทางด้านจิตใจพฤติกรรมและการเงิน
- ใช้การวัด ROI สำหรับการประชุมที่มีขนาดใหญ่และมีความสำคัญ
- วัดและติดตามผลปีต่อปี
- กำหนดมาตรฐานวิชาชีพและทักษะของพนักงาน
- ปรับปรุงตลอดเวลา
ข้อเสนอแนะสำหรับวัดขนาดกิจกรรมขนาดเล็ก
เพื่อให้มั่นใจว่าโปรแกรมการวัดผลอย่างเป็นทางการสำหรับแต่ละโปรแกรมจะมีประโยชน์สำหรับเหตุการณ์ขนาดใหญ่ที่มีราคาแพง แต่สิ่งที่เกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจที่เหลือที่กำหนดไว้ตลอดทั้งปีเป็นไปได้หรือไม่ที่จะใช้การวัดกิจกรรมกับกิจกรรมเล็ก ๆ นับร้อยที่วางแผนไว้ตลอดทั้งปี?
แน่นอน.
Lorenz ชี้ให้เห็นว่าองค์กรระบุ คำถามมาตรฐาน ห้าหรือหก คำถาม ที่มีความสำคัญต่อองค์กร จากนั้นวัดเหตุการณ์ต่างๆเพื่อกำหนดว่าเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นมีผลกระทบทางจิตวิทยาพฤติกรรมหรือทางการเงินหรือไม่
สรุปผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่นหากองค์กรมีกิจกรรมที่คล้ายกัน 30 กิจกรรมตลอดทั้งปีในตลาดที่แตกต่างกันโดยใช้เกณฑ์เปรียบเทียบที่เหมือนกันสิ่งนี้อาจเป็นมาตรการเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ
"แยกความสำเร็จและสร้างมาตรการจากที่นั่น" Lorenz ให้คำแนะนำ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในองค์กรจะมีคำพูดสุดท้ายว่าผู้มีส่วนร่วมในเหตุการณ์หรือเหตุการณ์ต่างๆจะเป็นตัวกำหนดว่าควรให้เครดิตแก่ผู้ที่ช่วยวางแผนกิจกรรมอย่างไร