ขั้นตอนในการค้นหาสถานที่จัดกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ
สมมติว่าคุณได้ระบุประเภทของเหตุการณ์ที่คุณกำลังวางแผนไว้และวัตถุประสงค์แล้วจะมีปัจจัยอื่น ๆ อีกมากมายที่ต้องพิจารณาเมื่อคุณเริ่มต้นกระบวนการเลือกสถานที่
แผนงานต่อไปนี้จะช่วยแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการเลือกพื้นที่จัดกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ
ระบุกลุ่มเป้าหมายของคุณและรู้จักรายชื่อผู้เข้าร่วม
เมื่อการวางแผนสถานที่จัดงานหนึ่ง ๆ ชิ้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดชิ้นหนึ่งที่คุณต้องรู้จักก็คือ แขก ของคุณคือใครและคุณคาดหวังมากน้อยแค่ไหน ในขณะที่ประเภทของเหตุการณ์จะเป็นการแจ้งทางเลือกสถานที่อย่างหนึ่งปัจจัยที่ จำกัด ที่ใหญ่ที่สุดสำหรับพื้นที่จัดงานคือความสามารถของตน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่ามี จำนวนผู้เข้าร่วม อย่างน้อยประมาณเท่าใดเนื่องจากจะ จำกัด ตัวเลือกสถานที่ของคุณได้ทันที คุณควรพิจารณาผู้ชมของคุณ ให้แน่ใจว่าสถานที่สะท้อนให้เห็นถึงไม่เพียง แต่เหตุการณ์ตัวเอง แต่รสนิยมของผู้เข้าพักและความคาดหวัง
ระบุวันที่จัดงาน
ตรวจสอบปฏิทินของคุณเนื่องจากเวลาจะมีผลต่อการตัดสินใจมากมายรวมถึงสถานที่ที่คุณเลือก หลังจากรายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรมวันที่ของกิจกรรมของคุณจะเป็นปัจจัย จำกัด ต่อไป
ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่คุณวางแผนไว้คุณอาจพบว่าคุณต้องยืดหยุ่นกับวันที่จัดงานเพื่อให้ได้สถานที่ที่คุณต้องการหรือคุณจะต้องยืดหยุ่นกับสถานที่ที่คุณเลือกเพื่อให้ได้วันที่ที่คุณต้องการ คุณควรเริ่มต้นการวางแผนสถานที่ที่คุณหรือลูกค้ามีความยืดหยุ่น
ต่อไปนี้เป็นคำถามที่ควรพิจารณา:
- เมื่อใดที่บุคคลของคุณมีโอกาสที่จะเข้าร่วมตามตารางเวลาของพวกเขา
- สถานที่ใดมีพื้นที่ที่เหมาะสมและพร้อมสำหรับช่วงเวลาเหล่านั้น?
- เวลาที่ดีที่สุดสำหรับทีมผู้บริหารของคุณในการจัดงานคือ?
คำนวณงบประมาณของคุณ
ด้วยงบประมาณที่เปิดกว้างทุกคนสามารถวางแผนกิจกรรมที่ยอดเยี่ยมและมีตัวเลือกมากมายในการเลือกสถานที่ต่างๆ ทรัพยากรทางการเงิน ของคุณมี จำกัด และคุณควรทราบตั้งแต่เริ่มต้นว่าข้อ จำกัด ทางการเงินของคุณมีอะไรบ้างแม้ว่างบประมาณรายได้ของคุณจะง่ายหรือไม่ดีเท่าที่ควร ผู้วางแผนงานสามารถวางแผนกิจกรรมที่ดีภายในงบประมาณที่เหมาะสม
- สถานที่ตั้งอยู่ภายในพารามิเตอร์งบประมาณของคุณสำหรับพื้นที่ค่าใช้จ่ายด้านเทคนิคและค่าจัดเลี้ยง?
- คุณได้เจรจาอัตราค่าบริการที่ดีสำหรับคุณและแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของบทบาทของคุณหรือไม่?
- คุณอนุญาตให้มีความยืดหยุ่นในงบประมาณของคุณในกรณีที่ค่าใช้จ่ายของรายการโฆษณาเกินกว่าแผนหรือไม่?
ขอบเขตออกจากสถานที่ต่างๆ
เมื่อจำนวนรายชื่อผู้เข้าร่วมและวันที่เหตุการณ์ที่เป็นไปได้แคบลงสิ่งสำคัญคือต้องระบุสถานที่ซึ่งสามารถจัดกิจกรรมได้ โรงแรมและสถานที่จัดงานหรือศูนย์การประชุมคือพื้นที่จัดกิจกรรมที่เป็นที่นิยมมากที่สุดสำหรับงานขององค์กรและงานแต่งงาน แต่ก็ไม่ใช่ทางเลือกเดียว
นี่เป็นเวลาที่จะสร้างสรรค์ในความคิดของคุณ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- จากรูปแบบการประชุมของคุณสิ่งที่สามสถานที่ที่ดีที่สุดมาถึงใจ?
- แขกของคุณจะเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้ที่ใด?
- สิ่งที่จะสะดวกที่สุดสำหรับแขกของคุณ?
- นอกเหนือจากโรงแรมสถานที่ที่ไม่คาดคิดใด ๆ ที่สามารถเพิ่มอัตราการตอบกลับได้อย่างไร
ค้นหาประเภทกิจกรรมที่เหมาะสม
สถานที่ที่คุณเลือกต้องมีพื้นที่ที่เหมาะสมสำหรับประเภทของกิจกรรมที่คุณวางแผนไว้ งานของคุณจะต้องมีฟลอร์เต้นรำหรือไม่? คุณต้องการระบบ PA หรือไม่? สิ่งที่เกี่ยวกับลำโพงของแท่นหรือหน้าจอโปรเจคเตอร์? การตั้งค่าตารางอะไรที่คุณต้องการ? นอกเหนือจากการพิจารณาคำถามเหล่านี้แล้วนี่คือบางส่วนของคำถามการวางแผนสถานที่ยอดนิยมเพื่อถามตัวคุณเอง:
- สถานที่จัดงานมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์พิเศษของรายการหรือเหตุการณ์หรือไม่?
- สถานที่จัดเลี้ยงสามารถรองรับการผลิตความบันเทิง A / V เสียงและความต้องการด้านเทคนิคอื่น ๆ ได้หรือไม่?
- สภาพของสถานที่ดังกล่าวสะท้อนถึงมาตรฐานที่สูงขององค์กรของคุณหรือไม่?
พิจารณาบริการสถานที่และข้อ จำกัด
นอกเหนือจากการค้นหาประเภทของกิจกรรมที่เหมาะสมแล้วคุณยังต้องการดูประเภทของบริการอื่น ๆ ที่สถานที่จัดประชุมและกำหนดมูลค่าของกิจกรรมของคุณ สถานที่บางแห่งจะมีรายการผู้ขายที่ต้องการซึ่งคุณต้องทำงานเพื่อหาผู้ขายหรือซัพพลายเออร์สำหรับบริการอื่น ๆ สถานที่อื่น ๆ มีข้อ จำกัด ด้านการตกแต่งหรือด้านอื่น ๆ ในงานนั้น คำถามที่ถาม:
- สถานที่นี้มีสถานที่จอดรถที่ดีหรือจอดรถหรือไม่?
- สถานที่นี้มีการรักษาความปลอดภัยหรือไม่?
- สถานที่แห่งนี้นำเสนอบริการเพิ่มเติมเช่นบริการจัดเลี้ยงจัดดอกไม้ลินินและโต๊ะเช่าเป็นต้นหรือไม่?
- สถานที่นี้มีการตั้งค่าและทำความสะอาดลูกเรือหรือไม่?
- สถานที่นี้ จำกัด ว่าผู้ขายรายอื่นที่คุณทำงานด้วยหรือไม่
- สถานที่นี้มีอาหารและเครื่องดื่มที่น้อยที่สุดหรือไม่?
พิจารณาชื่อเสียงของสถานที่
ชื่อเสียงของสถานที่สำหรับการบริการเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นความแตกต่างระหว่างการจัดงานที่ดีและการสร้างงานที่ยิ่งใหญ่ สถานที่จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกพนักงานและลูกค้าจะได้รับการจดจำเสมอ เพื่อให้ได้ค่านิยมชื่อเสียงของสถานที่ให้พิจารณาคำถามเหล่านี้:
- วาระการดำรงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงหรือผู้บริหารคืออะไร
- ผู้บริหารจะถือว่าคุณเป็นลูกค้าวีไอพีหรือเพียงแค่หนึ่งในหลาย ๆ โปรแกรม?
- สถานที่จัดงานมีความยืดหยุ่นเท่าไหร่?
- พวกเขามีคำรับรองหรือความคิดเห็นที่มี?
- สถานที่จัดงานนำเสนอรูปถ่ายจากเหตุการณ์ที่คล้ายกับของคุณหรือไม่?
กำหนดการเยี่ยมชมสถานที่
ยกเว้นกรณีที่ลอจิสติกส์และเวลาที่จะป้องกันไม่ให้ผู้จัดกิจกรรมทุกคนควรดำเนินการตรวจสอบไซต์ก่อนที่จะจัดสถานที่ใด ๆ รูปภาพมีประโยชน์มาก แต่มีหลายด้านที่สามารถประเมินได้ด้วยตนเองเท่านั้น ขอข้อมูลทัวร์สถานที่รวมทุกอย่างตั้งแต่ที่จอดรถไปจนถึงทางเข้าและพื้นที่จัดงานไปจนถึงห้องน้ำ คุณจะดีใจที่คุณได้!
รวมการตั้งค่าของลูกค้า
ในตอนท้ายของวันนักวางแผนเหตุการณ์จะต้องนำเสนอคำแนะนำสถานที่แก่ลูกค้าของตน (ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในเช่นผู้บริหารหรือผู้บริหารของ บริษัท หรือลูกค้าภายนอก) และได้รับการอนุมัติ คำถามเดียวที่จะถามตัวเองเกี่ยวกับลูกค้าในระหว่างขั้นตอนการวางแผนสถานที่คือลูกค้าจะอนุมัติคำแนะนำของฉันหรือไม่? เพื่อให้สามารถตอบคำถามนั้นด้วยความมั่นใจคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความคาดหวังและความต้องการของลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้น