รายการตรวจสอบการวางแผนงานสัมมนา

01 - ยืนยันวัตถุประสงค์ของกิจกรรม

• ผู้ชมคือใคร?
• หัวข้อของการสัมมนาคืออะไร?
• ตำแหน่งควรอยู่ที่ไหน?
• คนจะเข้าร่วมทำไม?
• วาระการประชุมคืออะไร?

02 - ทบทวนคู่มือข้อมูลเหตุการณ์เอเพ็กซ์

สภาอุตสาหกรรมการประชุม ได้จัดตั้งชุดเครื่องมือที่ควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้ผู้จัดกิจกรรมหรือผู้จัดกิจกรรมการประชุมติดตามรายละเอียดสำหรับกิจกรรมการวางแผนได้ ด้วยเครื่องมือการดาวน์โหลดฟรีจะช่วยให้ผู้วางแผนงานสร้างรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ:

• โปรไฟล์กิจกรรม (วันที่เวลาสถานที่ที่อยู่ติดต่อ ฯลฯ )
• ข้อมูลการติดต่อผู้จัดงาน / โฮสต์
• ข้อมูลการติดต่อผู้จัดจำหน่าย
• โปรไฟล์ผู้เข้าร่วม
• พื้นที่ที่ต้องการ
• อาหารและเครื่องดื่ม
• ข้อกำหนด A / V
• การตั้งค่าฟังก์ชัน / ห้อง

03 - สร้างโปรไฟล์กิจกรรม

เมื่อผู้วางแผนมีคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ครอบคลุมถึงเวลาที่ต้องศึกษาสถานที่ที่เป็นไปได้สำหรับการประชุม เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดงาน / ผู้จัดงานเพื่อกำหนดประเภทของสถานที่และสถานที่จัดงานสัมมนาอาจเป็นเรื่องที่สะดวกที่สุดสำหรับทั้งผู้จัดงานและแขก (รายการไอเดียอาจไม่มีที่สิ้นสุด):

• โรงแรมในท้องถิ่น
• สถานที่ประชุมในท้องถิ่น
• พื้นที่ร้านอาหารส่วนตัว
• พิพิธภัณฑ์สโมสรส่วนตัว / หอศิลป์

04 - ร่างความต้องการของการสัมมนาและข้อเสนอสถานที่จัดเตรียมสถานที่ใหม่ Reqeuest Venue Proposals

สถานที่จัดงานส่วนใหญ่มีความยินดีที่จะให้ค่าประมาณสำหรับการสัมมนาที่เป็นไปได้ ผู้จัดเลี้ยงหรือฝ่ายขายจะต้องมีข้อมูล BEO ต่อไปนี้:

• วันที่ที่เป็นไปได้สำหรับกิจกรรม
• จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
• รูปแบบของการตั้งค่าห้อง (ห้องเรียนรูปตัว U ฯลฯ )
• เวลาของกิจกรรม (บัญชีสำหรับการติดตั้ง / รื้อถอน)
• ข้อกำหนดด้านอาหารและเครื่องดื่ม
• ความต้องการ A / V (รวมทั้งหน้าจอมิกส์ ฯลฯ )
• การตั้งค่าห้อง

เคล็ดลับ: จ้างช่างเทคนิค A / V ที่จะทุ่มเทให้กับงานของคุณจากโรงแรม

05 - ยืนยันและ / หรือจัดทำวาระการประชุม

สิ่งสำคัญคือผู้วางแผนงานจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดงาน / พิธีกรเนื่องจากวาระการประชุมจะเปลี่ยนจากการสนทนาเริ่มต้นไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งถึงวันที่เกิดเหตุการณ์จริง วางแผนงานจะต้องพร้อมที่จะปรับแผนและทำงานอย่างใกล้ชิดกับสถานที่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกสิ่งทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

06 - ยืนยันข้อตกลง BEO

เมื่อผู้วางแผนรู้จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและความต้องการด้านโลจิสติกส์ในการสัมมนาแล้วเขาควรจะรักษาความปลอดภัย พื้นที่จัดงาน และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ข้อตกลงส่วนใหญ่จะช่วยให้ผู้วางแผนมีโอกาสที่จะลด / เพิ่มความต้องการด้านอาหารและเครื่องดื่มได้ภายในเวลาที่กำหนดก่อนวันจัดงาน อย่างไรก็ตามข้อตกลงหลายข้อจะ จำกัด จำนวนที่จะช่วยให้กลุ่มสามารถลดปริมาณดังนั้นคาดการณ์ได้ดี

07 - สร้างการติดต่อกับเหตุการณ์และวัสดุ

นี่เป็นรายการที่นักวางแผนบางคนอาจมีส่วนเกี่ยวข้องในขณะที่บางคนอาจไม่เกี่ยวข้อง โดยพื้นฐานแล้วนักวางแผนการประชุมบางส่วนจะต้องรับผิดชอบต่อไปนี้:

• การสร้างคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
• วาระการพิมพ์และเนื้อหาอื่น ๆ
• การรักษาความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมประชุมของขวัญ / หวย
• การผลิตป้ายชื่อ
• ป้ายแสดงเหตุการณ์การจัดส่งและการแสดงผล

08 - ทำงานอย่างใกล้ชิดกับโฮสต์เหตุการณ์เพื่อจบการขนส่ง

ก่อนกิจกรรมมีสองขั้นตอนที่สำคัญที่ผู้วางแผนการประชุมจะเสร็จสิ้นก่อนกิจกรรม ซึ่งรวมถึงการยืนยันสิ่งต่อไปนี้:

• ลำโพงเหตุการณ์
• ข้อกำหนด A / V เหตุการณ์
• จำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรม
• บทบาทและความรับผิดชอบของเจ้าภาพ
• ความต้องการของเนื้อหาเหตุการณ์ (ตรวจสอบหลาย ๆ ครั้ง)

09 - การตั้งค่าเหตุการณ์

อย่าลืมกำหนดเวลาในตารางเวลาของ BEO สำหรับ การตั้งค่าเหตุการณ์ และขอแนะนำให้มาถึงประมาณสองชั่วโมงก่อนกิจกรรม

เคล็ดลับ: ถ้าการสัมมนามีกำหนดในตอนเช้าขอให้ติดต่อฝ่ายขายของสถานที่เพื่อให้กลุ่มของคุณตั้งค่าคืนก่อน (แต่อย่าปล่อยให้สิ่งของมีค่าในที่สาธารณะ)

เอกสารเหตุการณ์เอกสารประกอบคำบรรยายป้ายแสดงของขวัญ โต๊ะลงทะเบียน ป้ายชื่อและอื่น ๆ จะต้องพร้อมสำหรับการจัดงาน

คำเตือน: ลำโพงบางครั้งอาจเปลี่ยนภาพนิ่งในคืนก่อนและนำเสนองานนำเสนอใหม่ ๆ ที่ต้องเพิ่มลงในจุดไฟ 10 นาทีก่อนกิจกรรม

10 - การดำเนินการกิจกรรม

หลังจากที่คุณได้จัดเตรียมแล้วก็ถึงเวลาสำหรับการสัมมนาแล้ว คาดหวังต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนจะมาถึงก่อนเสมอ
• ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนมักจะมาถึงสาย
• มีข้อบกพร่องทางเทคนิคบางอย่างอยู่บ่อยๆ