ระบบโทรศัพท์ชั้นธุรกิจที่กล่าวถึงในที่นี้มีไว้สำหรับสำนักงานที่มีผู้คน 10 คนขึ้นไป
คุณสมบัติที่คุณต้องการ
คุณลักษณะที่ช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจของคุณและเชื่อมต่อธุรกิจของคุณกับคนทั่วโลกกำลังเพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดในระบบโทรศัพท์
พนักงานขายระบบโทรศัพท์จะพยายามขายคุณทุกระฆังและนกหวีด (เป็นงานของพวกเขา) แต่คุณต้องดูคุณลักษณะแต่ละอย่างและตัดสินใจว่าจะเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจของคุณหรือประหยัดเงินหรือไม่
คุณสมบัติพื้นฐาน
ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะทั่วไปที่มีอยู่ในระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจ แต่ละแบรนด์มีความแตกต่างกันดังนั้นขอให้พนักงานขายหารายการตัวเลือกทั้งหมด
ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ มักจะใช้สถานที่ของพนักงานต้อนรับโดยนำเสนอผู้โทรด้วยรายการตัวเลือกเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรของตน (เช่น "กด 3 เพื่อพูดคุยกับใครบางคนในฝ่ายขาย") นอกจากนี้ยังสามารถให้ผู้โทรโทรเข้าเฉพาะส่วนขยายของพรรคได้โดยตรง
- คุณลักษณะการประชุม ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อส่วนแบ่งการติดต่อสองรายการหรือมากกว่าเข้าร่วมการสนทนาได้ โดยปกติค่าเริ่มต้นคือสอง ถ้าคุณต้องการมากกว่าสองคนให้ถามว่ามีผู้เข้าร่วมสูงสุดกี่คน ระบบบางระบบอนุญาตให้มีการขยายส่วนขยายภายในเท่านั้น หากคุณต้องการใช้สายประชุมภายนอกให้ถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย
- Directory แบบอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้โทรเข้าค้นหาส่วนขยายของพนักงานโดยป้อนตัวอักษรสองสามตัวแรกของชื่อ
- วอยซ์เมล์ ช่วยให้ข้อความสามารถใช้งานได้สำหรับพนักงานที่ใช้ไม่ได้หรือทางโทรศัพท์ ระบบบางระบบสามารถส่งต่อข้อความเสียงไปยังอีเมลของพนักงานและอนุญาตให้อุปกรณ์จดหมายเสียงของบุคคลที่สามแยกต่างหากเพื่อติดต่อกับอุปกรณ์ของตนได้ ขึ้นอยู่กับราคานี้อาจช่วยให้คุณประหยัดเงิน
- Call Hold คือความสามารถในการพักสายขณะที่ผู้ใช้เข้าร่วมกิจกรรมอื่น ๆ มักจะมาพร้อมกับระบบ
- การโอนสายเรียกเข้า ช่วยให้ผู้ใช้สามารถโอนสายทั้งหมดไปยังส่วนขยายอื่นหรือใช้ voice mail ได้ชั่วคราว
- หมายเลขโทร ด่วนจะบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้อยู่บ่อยๆและช่วยให้ผู้ใช้สามารถหมุนหมายเลขได้ด้วยการกดปุ่มหรือสองปุ่ม เป็นตัวประหยัดเวลาที่มีประโยชน์สำหรับหมายเลขที่เรียกบ่อย
- การโทรซ้ำ ช่วยให้สามารถ โทรซ้ำ หมายเลขสุดท้ายได้ด้วยการกดปุ่ม
- เพจ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพูดผ่านระบบที่อยู่สาธารณะเพื่อเรียกพนักงานหรือให้ประกาศ
- Music on Hold ช่วยให้ผู้เรียกร้องของคุณบางสิ่งบางอย่างฟังขณะที่พวกเขาถูกระงับ อาจเป็นข้อความเพลงหรือบันทึกไว้ล่วงหน้าที่โฆษณา บริษัท ของคุณ
- สำรองพลังงานไฟฟ้า จะเป็นแหล่งจ่ายไฟฟ้าสำรองเป็นเวลา 10 ถึง 60 นาทีในกรณีที่ไฟฟ้าดับ
คุณสมบัติขั้นสูง
คุณลักษณะขั้นสูงจะเพิ่มต้นทุนที่สำคัญลงในระบบทั้งหมดและจะเพิ่มต้นทุนต่อเนื่องตลอดอายุของระบบ อย่างไรก็ตามอาจได้รับการชดเชยด้วยการลด บริการลูกค้า และข้อดีที่ช่วยประหยัดเวลาที่พวกเขานำมา
- คุณลักษณะ ตำแหน่งระยะไกล ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อกับพนักงานนอกไซต์หรือสำนักงานระยะไกลขนาดเล็กได้ง่ายๆเพียงเรียกหมายเลขภายใน
- Find Me / Follow Me อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งต่อโทรศัพท์ของพวกเขาตามความต้องการไปยังโทรศัพท์โทรศัพท์มือถือโทรศัพท์บ้านเลขานุการ ฯลฯ
- คอมพิวเตอร์โทรศัพท์ Integration (CTI) ช่วยให้ระบบโทรศัพท์โต้ตอบกับระบบคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่นความสามารถสำหรับผู้ใช้คลิกที่หมายเลขโทรศัพท์บนหน้าจอและมีระบบโทรศัพท์โดยอัตโนมัติหมุนหมายเลข (ลดตัวเลขผิดพลาดและประหยัดเวลา); หรือการส่งผ่านหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าไปยังคอมพิวเตอร์เมื่อพวกเขาโทรเพื่อดึงบัญชีลูกค้าและแสดงบนหน้าจอสำหรับพนักงานก่อนที่จะรับโทรศัพท์ ตัวเลือกนี้มีราคาแพงมาก
วิธีการใหญ่ระบบควรจะ
คำถามต่อไปที่คุณต้องตอบคือตำแหน่งที่คุณต้องการใช้โทรศัพท์ รายการต่อไปนี้ระบุตำแหน่งทั่วไปที่คุณต้องการหาส่วนขยายโทรศัพท์:
- พนักงานต้อนรับ
- แต่ละออฟฟิศ
- เครื่องโทรสาร
- ขั้วบัตรเครดิต, พอร์ตข้อมูล
- ห้องประชุม
- ชั้นร้านค้า / คลังสินค้า
- พื้นที่สาธารณะ (ห้องรอทางเดินทางเข้า ฯลฯ )
ถัดไปคุณจะต้องกำหนดวิธีการหลายสายพร้อมกันจะเข้ามาและออกจากสำนักงาน จำนวนรวมของสายเรียกเข้าและขาออกในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ คือจำนวนสาย (หรือลำตัว) ที่คุณต้องการ
การกำหนดค่าทั่วไปคือ 3, 8, 12, 16, 24 หรือ 48 บรรทัด ระบบที่ใหญ่กว่ามีช่องเสียบสำหรับขยายเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มบรรทัดในภายหลังได้ อย่าลืมคำนึงถึงการเติบโตในอนาคต (25% ไม่ใช่เรื่องแปลก) สำคัญ: ถ้าคุณประมาทนี้โทรติดต่อจะได้รับสัญญาณไม่ว่างหากมีการใช้สายทั้งหมด
การหาตัวแทนจำหน่ายระบบโทรศัพท์
การหาตัวแทนจำหน่ายไม่ใช่เรื่องยาก ขั้นแรกคุณสามารถค้นหาเว็บสำหรับ "Telephone Equipment & Supplies" เพื่อค้นหาตัวแทนจำหน่ายที่อยู่ใกล้คุณ
งานแสดงสินค้าด้านเทคโนโลยีและธุรกิจในสำนักงานยังเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ไม่เพียง แต่คุณจะสามารถตอบสนองความต้องการด้านการขายและการสนับสนุนได้ แต่คุณอาจลองใช้ระบบด้วย
สุดท้ายวิธีที่ดีที่สุดคือการถามรอบ ๆ ถามคนที่คุณรู้จักที่มีธุรกิจกับสำนักงาน นอกจากนี้คุณยังสามารถได้รับการประเมินคุณภาพของอุปกรณ์และระดับการบริการที่ได้รับ
การคำนวณต้นทุนรวม
ต้นทุนรวมของระบบจะประกอบด้วยส่วนประกอบต่อไปนี้:
- หน่วยพื้นฐาน / ระบบ คือหน่วยที่ควบคุมโครงสร้างพื้นฐานโทรศัพท์ทั้งหมด ค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับจำนวนคุณสมบัติที่คุณมีจำนวนชุดโทรศัพท์ที่สามารถจัดการได้และจำนวนสายที่มาจาก บริษัท โทรศัพท์
ชุดหูฟัง / ชุดโต๊ะ เป็นหน่วยที่นั่งอยู่บนโต๊ะหรือติดกับผนัง พวกเขามาในรูปแบบที่แตกต่างกันหลายความสามารถและราคา ราคาสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ $ 70 ถึง $ 1,000 ตัวอย่างเช่นขั้นพื้นฐาน (ราคาถูกที่สุด) ระดับกลางระดับผู้บริหาร / สูงสิ้นสุดชุดพนักงานต้อนรับ (ราคาแพงที่สุด) และหน่วยตารางการประชุม ตัวเลือกอื่น ๆ ได้แก่ ชุดหูฟังไร้สายฟรีและการเชื่อมต่อไร้สาย โทรศัพท์มือถือส่วนใหญ่เป็นกรรมสิทธิ์และจะทำงานกับระบบฐานจากผู้ผลิตเท่านั้น หากคุณเปลี่ยนระบบโทรศัพท์ที่มีอยู่ค่าโทรศัพท์มือถือใหม่ทั้งหมด (หากคุณเปลี่ยนยี่ห้อ) อาจทำให้การอัปเกรดเป็นรุ่นที่สูงกว่าต่อไปคือโซลูชันที่เหมาะสมเพียงอย่างเดียวที่คุณมี
- การเดินสายไฟ เป็นหลอดเลือดขององค์กรและต้องไม่ติดขัด หากคุณกำลังสร้างสำนักงานให้ติดตั้งสายไฟและเต้าเสียบเพิ่มเติมในบริเวณที่คุณคิดว่าอาจต้องใช้โทรศัพท์ในอนาคต ค่าใช้จ่ายจะเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายถ้าคุณต้องย้อนกลับไปในภายหลังและเจาะรูในเพดานและผนัง หากคุณกำลังติดตั้งในอาคารที่มีสายไฟอยู่ให้ตัวแทนจำหน่ายตรวจสอบสายไฟสำหรับความเข้ากันได้ก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญา
- การติดตั้งและการกำหนดค่าเริ่มต้น จะเป็นส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดของโครงการ ระบบโทรศัพท์ทำงานไม่ถูกต้องและน่าจะต้องติดตั้งและกำหนดค่าโดยช่างผู้ชำนาญ เพื่อที่จะได้รับและทำงานให้เร็วที่สุดตรวจดูให้แน่ใจว่าได้รวมอยู่ในสัญญา ตัวเลือกอื่น ๆ ที่สามารถเจรจาคือการบำรุงรักษาการปรับเปลี่ยนในอนาคตและการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณ
การตัดสินใจขั้นสุดท้าย
การตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะขึ้นอยู่กับไหล่ของคุณ พนักงานขายระบบโทรศัพท์สามารถก้าวร้าว แต่จำไว้ว่าคุณคือ "ลูกค้า" และคุณเป็นผู้รับผิดชอบ เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุดสำหรับระบบที่คุณต้องการให้ส่งมอบความต้องการของคุณไปยังหลาย บริษัท และให้พวกเขาเสนอราคาในโครงการ ตรวจสอบว่าคุณได้รับข้อเสนอโดยละเอียดครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านบน
คุณจะไม่ได้รับการเปรียบเทียบแอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ลดังนั้นขอให้กำหนดค่าใช้จ่ายของคุณลักษณะแยกต่างหาก (หรือรายละเอียดหากรวมเป็นชุดคุณลักษณะ) วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุได้ว่าอะไรที่ทำให้เกิดความแตกต่างในราคา หากคุณยังคงไม่แน่ใจเกี่ยวกับผู้นำที่ชัดเจนโปรดขอดูการสาธิตที่ไซต์ของลูกค้าปัจจุบัน สุดท้ายเปรียบเทียบข้อเสนอและเลือกข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการของคุณช่วยให้มีการเติบโตและที่สำคัญคุณรู้สึกสบายใจที่สุด