เป็นกุญแจสำคัญในการจัดงานที่ประสบความสำเร็จ
ใบสั่งงานการจัดเลี้ยงงานเลี้ยง (BEO) คืออะไร?
เกือบทุกเหตุการณ์ที่สำคัญที่วางแผนไว้ในโรงแรมหรือสถานที่จัดกิจกรรมพิเศษต้องมีคำสั่งจัดกิจกรรมงานเลี้ยงหรือ BEO ซึ่งเป็นสัญญาที่ระบุรายละเอียดของกิจกรรมทั้งหมด หากคุณเป็นผู้วางแผนกิจกรรมคุณจะต้องการทำความคุ้นเคยกับ BEO เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่ารายละเอียดทั้งหมดจะครอบคลุมอย่างถูกต้อง
ข้อตกลงดังกล่าวมักถูกระบุไว้ในแบบฟอร์มว่ามีการเลือกรายละเอียดสำหรับอาหารและเครื่องดื่มภาพเสียง / ภาพการตั้งค่าห้องพักรวมถึงจุดกลางของโต๊ะความต้องการพนักงานและสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ รวมอยู่ใน BEO เป็นรายการเสียค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องจ่าย
ข้อตกลงดังกล่าวอาจรวมถึง "บล็อก" ของข้อมูลภายใต้หัวข้อย่อยเช่นข้อมูลการติดต่อกำหนดเวลาการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มการตั้งค่าห้องพักภาพและเสียงเงื่อนไขและลายเซ็น
การอ่านใบสั่งงานการจัดเลี้ยงงานเลี้ยง
แม้ว่าจะเห็นได้ชัดว่าคุณจำเป็นต้องอ่าน BEO และเห็นด้วยกับข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในข้อตกลงโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อ่านการพิมพ์ที่ละเอียด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับแจ้งอย่างเต็มที่ว่าคุณเห็นด้วยกับสิ่งใดรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมด
ตรวจสอบว่าต่อไปนี้เป็นส่วนที่ระบุไว้ในส่วนทั่วไปของ BEO:
- ข้อมูลที่อยู่ติดต่อของผู้ติดต่อรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์มือถือ
- ใช้ช่องว่างสำหรับวันของเหตุการณ์ (ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าช่องว่างที่กล่าวถึงคือช่องที่คุณไปเที่ยวจริงๆ)
- ตั้งค่าเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับกิจกรรม
- จำนวนแขกที่คาดหวังทั้งหมด
การจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม
ส่วนของ BEO จะทุ่มเทให้กับการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม คุณต้องการตรวจสอบว่ารายละเอียดต่อไปนี้มีรายละเอียดในส่วนนี้:
- เมนู ทั้งหมดรวมทั้งทุกหลักสูตร
- ทุกรายการที่บุฟเฟ่ต์และวิธีการตั้งสถานีแต่ละสถานีและวางตำแหน่งไว้ในห้อง
- สถานที่จัดงานตั้งใจจะตอบสนองความต้องการของผู้ที่มีความกังวลเรื่องโภชนาการพิเศษ (เช่นอาหารที่ปราศจากกลูเตนหรือมังสวิรัติ)
- เวลาให้บริการ
- รายการพิเศษเกี่ยวกับบริการเช่นไวน์และน้ำอัดลมบนโต๊ะ
- รายละเอียดของราคาอาหารทั้งหมด
- รายละเอียดของแอลกอฮอล์เครื่องดื่มแอลกอฮอล์และเบียร์ที่บาร์
ห้องพักตั้งขึ้น
BEO ควรระบุโครงร่างทั้งห้อง ประกอบด้วย:
- การวางตาราง
- จำนวนที่นั่งต่อโต๊ะ
- การวางสถานีอาหาร
- สถานที่บันเทิง (และรายละเอียดเกี่ยวกับที่พักของนักแสดงถ้าจำเป็นรวมถึงการจัดเก็บอุปกรณ์การเข้าถึงอาหารและเครื่องดื่มการเปลี่ยนพื้นที่ ฯลฯ )
- ตำแหน่งบาร์ / วินาที
บาง BEOs อาจรวมถึงแผนภาพของห้องที่ติดตั้ง
ผู้ให้บริการภาพและเสียงด้านภาพ
บางครั้งการจัดเตรียมการได้ยินเกี่ยวกับเสียงจะปรากฏบน BEO แต่เนื่องจากหลาย ๆ สถานที่จัดทำบริการ / V ให้กับบุคคลที่สามอาจมีสัญญาแยกต่างหาก
หากรวมอยู่ใน BEO ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดได้รับการสรุปก่อนเซ็น สัญญา
ข้อตกลงและเงื่อนไข
สัญญาทั้งหมดรวมถึง BEOs มีข้อตกลงและเงื่อนไขที่คุณต้องปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตระหนักถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขทั้งหมดก่อนที่จะลงนามในเอกสาร ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดในข้อตกลงในกรณีที่มีการยกเลิกหรือไม่? ข้อพิพาทจะตัดสินได้อย่างไรหากตัวอย่างเช่นแขกลื่นล้มและตก?
สิ่งสำคัญคือต้องถามคำถามใด ๆ เกี่ยวกับผู้จัดการสถานที่และยืนยันรายละเอียดกับลูกค้าของคุณก่อนเซ็นชื่อ เมื่อคุณได้เซ็นสัญญากับ BEO แล้วมันเป็นสัญญาที่มีผลผูกพัน