คุณควรให้พนักงานรถของ บริษัท หรือไม่?

ข้อพิจารณาที่ต้องเสียภาษี

การให้พนักงานใช้รถของ บริษัท เป็นความคิดที่ดี แต่เช่นเคยมันซับซ้อนมากขึ้นกว่าที่อาจดูเหมือนโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับภาษี

บทความนี้นำคุณผ่านประเด็นปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับพนักงานขับรถของ บริษัท

การใช้งานเฉพาะทางธุรกิจสามารถหักได้

ไม่ว่าใครจะขับรถหรือผู้ที่เป็นเจ้าของรถยนต์จะต้องเสียค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเพียงอย่างเดียวสำหรับธุรกิจ ใครก็ตามที่ขับรถต้องเก็บบันทึกประวัติการขับขี่ที่ดีในเวลาที่ใช้ในธุรกิจ

เหตุการณ์ทางธุรกิจต้องได้รับการบันทึกในวันที่เกิดขึ้นและจะต้องรวมถึงรายละเอียดของวัตถุประสงค์วันที่และสถานที่หรือระยะทาง

คุณสามารถให้ค่าเผื่ออัตโนมัติแก่พนักงานได้

ธุรกิจส่วนใหญ่ให้ค่าเผื่อหนี้เสียแก่พนักงานเพื่อชดใช้ค่าใช้จ่ายในการขับรถเพื่อทำธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีการให้เงินช่วยเหลือแก่พนักงาน

เงินช่วยเหลือนี้ไม่ใช่ผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษีแก่พนักงานตราบเท่าที่ได้รับผ่านแผนความรับผิดชอบ แผนความรับผิดชอบคือชุดของขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณกำหนดไว้เพื่อให้สามารถระบุบัญชีได้อย่างเพียงพอสำหรับเงินที่จ่ายให้กับพนักงาน IRS ต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ให้สิทธิประโยชน์แก่พนักงาน แต่เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายจ่ายโดยพนักงานและเรียกเก็บเงินจากคุณ

คุณต้องใช้แผนรับผิดชอบของ IRS

โดยทั่วไปจะมีแผนรับผิดชอบค่าใช้จ่ายอัตโนมัติต้องมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ถูกต้องพนักงานจะต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่คุณซึ่งแสดงถึงการใช้งานทางธุรกิจและจำนวนเงินที่ใช้ไปและพนักงานต้องคืนเงินส่วนที่เกินไปภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

ค่าเผื่ออัตโนมัติที่คุณให้แก่พนักงานสามารถกำหนดโดยใช้อัตราค่าบริการ IRS มาตรฐาน (ต่างกันในแต่ละปี) หรือค่าใช้จ่ายจริง วิธีการที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับคุณโดยมีข้อ จำกัด บางประการ

หากคุณไม่ได้ตั้งค่าและใช้แผนรับผิดชอบการเบี้ยเลี้ยงหรือการชำระเงินคืนที่คุณให้พนักงานขับรถต้องเสียภาษีให้กับพวกเขาและคุณต้องระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระคืนและหักภาษี

การใช้รถยนต์ของพนักงานเป็นประโยชน์ต่อสภาพการทำงาน

ตาม IRS คือ "ทรัพย์สินและบริการที่คุณให้แก่พนักงานเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานของตนได้" ผลประโยชน์นี้ได้รับการยกเว้นจากรายได้ของพนักงานโดยสมมติว่าพนักงานสามารถหักภาษีดังกล่าวได้จากการคืนภาษีส่วนบุคคล ในกรณีของรถ บริษัท โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงการใช้งานทางธุรกิจของรถยนต์ที่ (a) เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและ (ข) ไม่ต้องเสียภาษีให้กับพนักงานเพื่อประโยชน์

แต่การใช้รถยนต์ของพนักงานด้วยเหตุผลส่วนตัวไม่สามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจไม่ว่าจะกับลูกจ้างหรือธุรกิจของคุณ นี่คือวิธีการทำงาน:

การใช้รถยนต์ของ บริษัท ส่วนบุคคลเป็นประโยชน์ที่ต้องเสียภาษี

โดยทั่วไปสิ่งที่คุณให้พนักงานเป็นผลประโยชน์ที่ต้องเสียภาษี หากคุณให้พนักงานใช้รถยนต์การใช้งานส่วนบุคคลโดยพนักงานถือเป็นข้อได้เปรียบที่ไม่ใช่เงินสด FRS

Intuit Payroll กล่าวว่า "ส่วนหนึ่งของมูลค่ารถยนต์ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของค่าตอบแทนทั้งหมดของพนักงานสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี" คุณต้องพิจารณามูลค่าของผลประโยชน์นี้และแสดงให้เห็นถึงการจ่ายเงินของพนักงานและแน่นอนหักภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ และภาษี FICA (ภาษีประกันสังคมและ Medicare) จากจำนวนนี้เช่นเดียวกับการจ่ายเงินและผลประโยชน์อื่น ๆ

รถยนต์เป็นทรัพย์สินของธุรกิจ

บันทึกย่อครั้งสุดท้าย: ยานพาหนะธุรกิจอยู่ในชั้นพิเศษของอสังหาริมทรัพย์เพื่อการเสียภาษีธุรกิจ พวกเขาถือว่าเป็นอสังหาริมทรัพย์ที่จดทะเบียนซึ่งรวมถึงทรัพย์สินที่สามารถใช้ทั้งเพื่อธุรกิจและส่วนตัว

ไม่ว่าคุณจะให้รถยนต์แก่พนักงานหรือใช้รถยนต์ตัวเองถ้ารถยนต์ใช้เวลาน้อยกว่า 50% ของเวลาในการดำเนินธุรกิจคุณยังคงสามารถหักการใช้งานทางธุรกิจ แต่คุณต้องใช้ค่าเสื่อมราคาตรง

ถ้าคุณตัดสินใจที่จะให้ บริษัท รถยนต์แก่พนักงาน

ลองดูตัวอย่างเพื่อดูว่าทั้งหมดนี้ทำงานอย่างไร:

ธุรกิจของคุณเช่ารถและมอบให้แมรี่ใช้สำหรับการขับขี่ในธุรกิจ

แมรี่ต้อง เก็บข้อมูลที่ดี เกี่ยวกับการแบ่งแยกระหว่างธุรกิจและการใช้งานส่วนบุคคลและให้รายงานรายละเอียดแก่ บริษัท ของคุณ ด้วยเหตุผลนี้สมมติว่าเธอขับรถ 50% สำหรับธุรกิจและ 50% สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล

ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ขับขี่รถยนต์สัญญาเช่าดังกล่าวอยู่ในชื่อของ บริษัท ดังนั้น การชำระค่าเช่านั้นจะถูกหักออก เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แต่เพียงเท่าที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้น (หากซื้อรถยนต์ค่าเสื่อมราคาในรถยนต์นั้นสามารถนำมาหักได้อีกครั้งสำหรับส่วนที่เป็นธุรกิจของการใช้งานเท่านั้น)

หากคุณคืนเงิน ให้กับ Mary สำหรับค่าใช้จ่ายในการขับขี่ธุรกิจของคุณคุณจะไม่ต้องพิจารณาการชำระเงินคืนนี้ที่ต้องเสียภาษีหากคุณมีแผนรับผิดชอบตามที่ได้อธิบายไว้ข้างต้น

แต่ มูลค่าของรถยนต์ สำหรับเวลาขับขี่ส่วนบุคคลจะต้องรวมอยู่ในรายได้ของ Mary (และการหักภาษี) หากค่าเช่ารายเดือนของ บริษัท Mary ไดรฟ์ของรถยนต์เป็น 500 ดอลลาร์คุณต้องมี 250 เหรียญต่อเดือนในเช็คเงินเดือนของเธอ

ทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะรักษาบันทึกที่ดีเกี่ยวกับการใช้งานทางธุรกิจ

ดังที่คุณเห็นจากการอภิปรายข้างต้นจำเป็นอย่างยิ่งที่คนขับรถของ บริษัท จะเก็บบันทึกที่ยอดเยี่ยมเพื่อพิสูจน์ว่าธุรกิจของคุณขับรถเป็นจำนวนมาก

หลักฐานนี้เป็นสิ่งจำเป็น:

• ดังนั้นคุณจึงสามารถคืนเงินค่าใช้จ่ายในการขับขี่ของพนักงานและไม่ต้องจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงาน
• เพื่อพิสูจน์การใช้งานทางธุรกิจดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องรวมส่วนนี้ของค่ารถในการจ่ายเงินของพนักงาน,
• เพื่อให้คุณสามารถหักค่าเสื่อมราคาเพิ่มเติมและ
• เพื่อให้คุณสามารถใช้ค่ารถยนต์เพิ่มเติมสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอื่น ๆ ของคุณ

ข้อมูลเพิ่มเติมใน IRS Publications

• IRS Publication 535 - หักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
• IRS Publication 15-B - คู่มือภาษีของนายจ้างต่อสวัสดิการ
• IRS Publication 463 - ค่าเดินทางท่องเที่ยวค่าอาหารและค่ารถ
• ภาษีกรมสรรพากรหัวข้อ 510 - การใช้รถยนต์ในเชิงธุรกิจ

ข้อสงวนสิทธิ์: บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย ตรวจสอบกับที่ปรึกษาด้านภาษีและการเงินของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มมอบหมายกุญแจพนักงานให้กับรถของ บริษัท