คู่มือการวางแผนการประชุม

การจัดประชุมขึ้นจากพื้นดินต้องใช้ความรอบคอบและการรวบรวมข้อมูลเป็นอันมาก กระบวนการทั้งหมดอาจใช้เวลาสองปีขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่ม แต่ก็เป็นไปได้ที่จะเปิดการประชุมที่ประสบความสำเร็จในปีเดียวหากคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

ความเป็นจริงของการวางแผนการประชุมก็คือโดยไม่ต้องมีประสบการณ์ใด ๆ คุณสามารถเสียเวลาในการคิดถึงรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในแต่ละขณะที่มองเห็นประเด็นสำคัญที่สำคัญกว่า

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่เข้ามาครั้งแรกเราได้อธิบายขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในขณะที่ให้ลิงก์ไปยัง walkthroughs ที่ละเอียดขึ้นในแต่ละหัวข้อ ผลที่ได้คือคู่มือการวางแผนงานประชุมที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยแม่แบบที่มั่นคงในสถานที่

ขั้นตอนที่ 1: สร้างวิสัยทัศน์ของการประชุมของคุณ

ทุกเหตุการณ์เริ่มต้นด้วยวิสัยทัศน์ แต่คุณจะต้องเปลี่ยนวิสัยทัศน์ให้เป็นคำและตัวเลขเพื่อวัดต้นทุนและตัดสินใจวางแผนอย่างมีข้อมูล ขั้นแรกคุณต้องเริ่มต้นด้วยพื้นฐานเช่นใครเมื่อไหร่ที่ไหนและทำไม

อ่านเพิ่มเติม: การวางแผนกิจกรรม 101: การร่างรายละเอียดที่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: การสร้างแผนธุรกิจ

เว้นเสียแต่ว่าการประชุมของคุณจะได้รับการสนับสนุนจากทุนหรือองค์กรคุณจะต้อง ระบุว่าเงินของคุณมาจาก ที่ใดและสิ่งที่กำลังใช้อยู่ ส่วนแรกของสมการนี้รายได้ควรจะคำนวณในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการวางแผน

ตอนนี้เพื่อที่จะกำหนดราคาในการประชุมคุณจำเป็นต้องมีความคิดในสิ่งที่คุณวางแผนที่จะเสนอผู้เข้าร่วมประชุม กำหนดการเดินทางและรายการจากลำโพงของคุณจะเป็นปัจจัยในการขายสำหรับผู้ลงทะเบียนที่มีศักยภาพ

ขั้นที่ 3: เปรียบเทียบสถานที่และบริการ

หลังจากที่คุณมีความคิดที่เจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับการประชุมของคุณและจำนวนผู้ที่คุณต้องการเข้าร่วมแล้วคุณสามารถเริ่มต้นซื้อสถานที่ที่เหมาะสมได้

โปรดจำไว้ว่าการเลือกสถานที่ของคุณจะเป็นการกำหนดค่าอาหารและค่าใช้จ่ายด้านเสียง / ภาพ เนื่องจากส่วนใหญ่ศูนย์การประชุมและโรงแรมที่จัดงานต้องการให้คุณใช้บริการภายในโรงแรมสำหรับกิจกรรมใด ๆ ในสถานที่

การประชุมส่วนใหญ่จะต้องจัดที่พักแบบค้างคืนสำหรับผู้ที่เดินทางมาจากนอกภูมิภาค ความจำเป็นนี้จะสร้างข้อควรพิจารณาอีกอย่างหนึ่งเพื่อพิจารณาปัจจัยใน การตัดสินใจสถานที่ ของคุณ

อ่านเพิ่มเติม:

• วิธีประเมินสถานที่แต่ละแห่ง
• 10 เคล็ดลับสำหรับการจ้าง Caterer

ขั้นตอนที่ 4: การสรรหาและจัดการผู้ลงทะเบียน

แม้การประชุมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดจะต้องมีการจัดกิจกรรมเพื่อเติมเต็มทุกที่นั่งในบ้าน การเข้าร่วมเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญที่สุดในความสำเร็จของงานของคุณ ตัวเลขการเข้างานที่ดีช่วยสร้างรายได้และโอกาสในการให้การสนับสนุน ยิ่งคนที่คุณลงทะเบียนมากเท่าใดก็จะสร้างความต้องการในการโฆษณาและการมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้น เรื่องยาวสั้นถ้าคุณสามารถวาดฝูงชนแล้วทุกอย่างอื่นจะตกอยู่ในสถานที่ง่ายมาก

การจัดการการจดทะเบียนกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเนื่องจากกิจกรรมของคุณเติบโตขึ้น นี่คือที่ที่ ระบบการลงทะเบียนออนไลน์ สามารถช่วยคุณติดตามหมายเลขการชำระเงินและจัดการข้อมูลได้

อ่านเพิ่มเติม:

• วิธีแก้ไขปัญหาการลงทะเบียนออนไลน์ในแบบออนไลน์

• 6 วิธีต้นทุนต่ำเพื่อการตลาดการประชุมออนไลน์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: การวางแผนรายละเอียดในสถานที่

สุดท้ายหลังจากการจัดระเบียบและการดำเนินการองค์ประกอบทางธุรกิจของการประชุมคุณสามารถเริ่มคิดถึงรายละเอียดในสถานที่ ซึ่งรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมจะนำทางการประชุมรูปแบบทั่วไปของแต่ละห้องและการกระจายอาหารและเครื่องดื่ม นี่เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนการประชุมที่คนส่วนใหญ่เชื่อมโยงกับการวางแผนงาน วิธีที่ดีที่สุดในการประสานงานรายละเอียดทั้งหมดคือการเดินผ่านเส้นทางของคุณในฐานะแขกของคุณ ดูว่าพวกเขาจะคิดและทำอะไรในแต่ละวันในการแก้ปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

อ่านเพิ่มเติม:

• แผนการจัดพื้นที่จัดประชุมยอดนิยม
• แนวคิดสำหรับตารางลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพ
• กลยุทธ์การจัดการการไหลของการประชุม

ขั้นตอนที่ 6: เคล็ดลับการจัดการงานนิทรรศการ

การประชุมมักประกอบด้วยพื้นที่แสดงนิทรรศการหรือชั้นประชุมที่ผู้สนับสนุนและผู้ขายให้เช่าพื้นที่เพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ของตน

นี่อาจเป็นโอกาสที่ร่ำรวยมากสำหรับการประชุมของคุณหากคุณจัดระเบียบทุกอย่างให้ดี โปรดจำไว้ว่าพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการจะต้องมีความมุ่งมั่นอย่างมากทั้งเวลาและทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะจัดการกับความต้องการของผู้ขายหลายรายก่อนที่คุณจะกระทำในรูปแบบนี้

อ่านเพิ่มเติม:

• รายได้และค่าใช้จ่ายในรูปแบบธุรกิจการค้าแสดง