เป็นการประชุมก่อนการประชุม
สำหรับผู้ที่ไม่อาจวางแผนการประชุมเป็นประจำการประชุมก่อน con con อาจดูเหมือนอึดอัดหรืออึดอัดในตอนแรกเนื่องจากอาจมีคำหรือภาษาใหม่เช่น "event resume" หรือ "order event งานเลี้ยง"
สิ่งที่นักวางแผนกิจกรรมควรคาดหวังจาก Pre-con?
การประชุมล่วงหน้าคือการประชุมที่จัดขึ้นร่วมกับผู้จัดจำหน่ายและผู้จัดจำหน่ายเหตุการณ์ที่มีการกำหนดการจัดงานหรือโครงการ โดยปกติจะจัดขึ้นประมาณหนึ่งหรือสองวัน ก่อนเหตุการณ์จริง และแตกต่างจากการเดินผ่านที่เกิดขึ้นในวันที่มีการแข่งขัน
บางคนอาจเชื่อมโยงการประชุมก่อน con กับการวางแผนการประชุมขนาดใหญ่ congresses และโปรแกรมแรงจูงใจ อย่างไรก็ตามยังเป็นเรื่องปกติที่จะจัดประชุม pre-con สำหรับการจัดสัมมนาและกิจกรรมพิเศษอื่น ๆ
สิ่งที่คาดหวังในระหว่างการประชุมก่อนการประชุม
การประชุมก่อนการประชุมช่วยให้ผู้วางแผนเหตุการณ์สามารถ ตรวจสอบการรับลอจิสติกส์ทั้งหมด สำหรับโครงการที่กำหนดกับทีมผู้บริหารซัพพลายเออร์ที่เข้าร่วมโครงการได้
โดยปกติการประชุม pre-con จะได้รับการประสานและกำหนดโดยผู้จัดการบริการการประชุมของสถานที่ เขาหรือเธอจะเชิญผู้บริหารจากหลายพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์เพื่อทบทวนบทบาทของโลจิสติกส์ในการจัดงาน
นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีสำหรับผู้จัดประชุมหรือผู้จัดกิจกรรมเพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ในช่วงเตรียมการล่วงหน้าผู้จัดกิจกรรมจะต้องเน้นวัตถุประสงค์หลักบางอย่างของกิจกรรมรวมถึงข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับองค์กรที่จัดงานอีเว้นท์ข้อความสำคัญที่ถูกถ่ายทอดในงานและวีไอพีที่สำคัญ
Pre-Con คือเวลาที่เหมาะสมในการทบทวน Resume Event
เหตุการณ์งานที่เรียกว่าเป็นข้อกำหนดของเหตุการณ์ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับโปรแกรมหรือเหตุการณ์รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมด้วย รายการเหล่านี้อาจรวมถึงบางส่วนหรือทั้งหมดต่อไปนี้: วันที่เวลาผู้ติดต่อโปรไฟล์ผู้เข้าร่วมรายชื่อฉุกเฉินอาหารและเครื่องดื่มการขนส่งข้อมูลการจัดส่งการเรียกเก็บเงินเสียง / ภาพและความต้องการพิเศษอื่น ๆ
ผู้จัดการแผนกแต่ละคนจะทบทวน ความเข้าใจของตนเองเกี่ยวกับเหตุการณ์ รวมทั้งรายละเอียดที่เกี่ยวข้องและขั้นตอนการปฏิบัติงานทั่วไป นอกจากนี้ยังจะทบทวนความเข้าใจเกี่ยวกับสัญญาการจัดงานและข้อมูลที่แชร์ไว้ก่อนหน้านี้ในคำสั่งงานเลี้ยงงานเลี้ยง
นักวางแผนการประชุมและกิจกรรมควรจดจำคำถามรายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดของเหตุการณ์ในช่วงเวลานี้เช่นระดับพนักงานและชื่อผู้ติดต่อหลักระหว่างเหตุการณ์จริงจากทุกพื้นที่ที่เป็นตัวแทน องค์ประกอบสำคัญของการอภิปรายก่อนการอภิปรายอาจรวมถึงการทบทวน:
- ข้อกำหนดด้านอาหารและเครื่องดื่ม
- ความต้องการรายชื่อห้องพัก (ถ้าเหมาะสม)
- ความต้องการจัดงานแสดงสินค้าและการจัดงานแสดงสินค้า
- ห้องประชุมและพื้นที่แสดงสินค้า (แผนผังชั้น)
- ข้อกำหนดทางเทคนิคเช่นไฟฟ้าและโทรคมนาคม
- รายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งป้าย
นี่เป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย แม้ว่าผู้ขายและซัพพลายเออร์อาจไม่ชอบผลิตภัณฑ์เหล่านี้ แต่อย่างใดผู้ขายและซัพพลายเออร์ส่วนใหญ่คาดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงที่สมเหตุสมผล (และไม่มีเหตุผล) แน่นอนถ้าการเตรียมการล่วงหน้ามีกำหนดในช่วงเวลาที่กำลังดำเนินการอยู่โปรดพิจารณาการตรวจสอบห้องต้นเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น