การร่างรายละเอียดสำคัญ
เช่นเดียวกับโครงการธุรกิจใด ๆ ขั้นตอนแรกคือการจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีและระบุเรื่องเร่งด่วนที่สุด
ก่อนที่คุณจะเริ่มเลือกสถานที่หรือ จ้างลำโพง คุณต้องทราบพารามิเตอร์พื้นฐานของกิจกรรมของคุณ เกือบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะพูดคุยรายละเอียดและค่าใช้จ่ายกับบุคคลที่สามจนกว่าคุณจะมีข้อมูลเฉพาะเพิ่มเติมที่รีดออก ต่อไปนี้คือรายละเอียดที่สำคัญที่คุณควรกำหนดก่อนติดต่อผู้ขายภายนอก
วันที่
ทุกอย่างหมุนรอบวันพิเศษของคุณ คุณต้องการให้มีวันที่มีความเป็นไปได้สามแบบเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบความพร้อมและราคาได้ทั่วทั้งกระดาน ลองรวมวันที่แตกต่างกันของสัปดาห์เพื่อความยืดหยุ่นสูงสุด
กรอบเวลา
แม้ความแตกต่างของชั่วโมงเดียวอาจส่งผลต่อการวางแผนของคุณดังนั้นคุณจำเป็นต้องเจาะจงเกี่ยวกับกรอบเวลาที่คุณคาดไว้ ตัวอย่างเช่นการเริ่มต้นเวลา 10.00 น. แทน 8.00 น. หมายความว่าคุณอาจไม่จำเป็นต้องจัดสรรงบประมาณอาหารเช้า
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
เป็นรายละเอียดที่มักถูกประเมินโดยประมาณสำหรับการเจรจาที่มีประสิทธิผล ดูสมจริงด้วย การคาดการณ์การเข้างาน ของคุณ พูดคุยล่วงหน้าซึ่งคุณจะเชิญและวางประมาณการไว้ด้วยกันในสเปรดชีท การเข้าร่วมประชุมและงบประมาณมีความเกี่ยวพันกันโดยตรงดังนั้นอย่าคาดเดาเกี่ยวกับจำนวนคนที่คุณคิดว่าจะเข้าร่วมอย่างฉับพลัน
เซสชัน Breakout
คุณอาจจำเป็นต้องมีห้องจัดเลี้ยงเพียงแห่งเดียวถ้าคุณเป็นเจ้าภาพเลี้ยงอาหารค่ำ แต่การประชุมเต็มรูปแบบน่าจะต้องการห้องพักแบบฝ่าวงล้อมเพิ่มเติมและพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการ อีกครั้งคุณจะไม่สามารถวัดค่าใช้จ่ายได้จนกว่าคุณจะกำหนดพื้นที่ว่างที่คุณต้องการ สำหรับการประชุมวิธีที่ดีที่สุดคือการวางแผนการเดินทางจำลองในการประชุมครั้งแรกของคุณ การแบ่งปันความคิดและการรวบรวมข้อมูลด้วยกันบนกระดาษจะช่วยนำทางคุณไปสู่การตัดสินใจวางแผนต่อไป
งบประมาณเทียบกับค่าใช้จ่าย
อาจฟังดูไม่สมเหตุผลในการทำงานในงบประมาณก่อนที่จะทราบสถานที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเลี้ยง แต่การทำงานด้วยวิธีนี้ถือเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับคุณในการวัดข้อเสนอของผู้ขายทั้งหมด เริ่มต้นด้วยแหล่งรายได้ของคุณ คุณควรคิดค่าบริการเท่าไร? คุณจะเรียกผู้สนับสนุนเพื่อช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายหรือไม่? สิ่งที่ผู้จัดแสดงจะต้องจ่ายเพื่อเข้าร่วม? รายได้จะกำหนดงบประมาณของคุณในท้ายที่สุดดังนั้นจึงควรจะปกป้องพวกเขาก่อนเท่านั้น
การตลาด
หลังจากที่คุณได้ระบุแหล่งรายได้แล้วขั้นตอนต่อไปคือการร่าง แผนการตลาด ของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงและดึงดูดผู้สร้างรายได้ของคุณคืออะไร บางทีคุณอาจมีรายชื่อผู้เข้าร่วมงานที่มีศักยภาพเป็นนายจ้างหรือสมาคมสมาชิก ที่เห็นได้ชัดว่าจะเป็นประโยชน์ แต่สิ่งที่เกี่ยวกับสปอนเซอร์และผู้เข้าร่วมงาน?
ถ้าคุณวางแผนที่จะดึงดูดผู้เข้าร่วมงานมากกว่า 20 รายคุณจะต้องสามารถเข้าถึงได้ แคมเปญการตลาดที่ กำหนดเป้าหมายจะมีค่าใช้จ่ายและการตัดรายได้ของคุณ
การขนส่งและที่พัก
การดำเนินการประชุมในพื้นที่โดยทั่วไปจะช่วยขจัดความกังวลเกี่ยวกับการขนส่ง อย่างไรก็ตามคุณยังต้องระบุที่อยู่สำหรับลำโพงผู้เข้าร่วมงานและแขกพิเศษอีกด้วย บางโรงแรมให้ส่วนลดในพื้นที่การประชุมหากคุณ สำรองห้องพักที่เพียงพอ วิธีเดียวที่จะใช้ประโยชน์จากเรื่องนี้ก็คือรู้ที่พักล่วงหน้าของคุณ ย้อนกลับไปที่ข้อมูลการเข้างานและบอกว่ามีแขกมาจากนอกพื้นที่ของคุณกี่คน
ตอนนี้ทั้งหมดนี้อาจดูเหมือนข้อมูลมากมายที่จะรวบรวมขึ้นมาและเป็นเช่นนั้น แต่อย่าลืมว่านี่เป็นรายละเอียดที่ส่งผลต่อทุกสิ่งทุกอย่างในกระบวนการวางแผน
คุณอาจสนใจงานแรกที่ดูน่าสนใจมากขึ้นเช่นการเข้าชมไซต์และการวางแผนเมนู เพียงจำไว้ว่าเวลาของพวกเขาจะมาถึง สำหรับตอนนี้ให้เน้นข้อเท็จจริงเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีที่สุดในภายหลัง