ด้วยเหตุนี้นักวางแผนการประชุมต้องเข้าใจข้อมูลการจัดเลี้ยงอย่างเพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพอาหารและหลีกเลี่ยงค่าปรับ ด้านล่างเป็นตัวเลขที่โดดเด่นและเป็นคำที่คุ้นเคย
จำนวนโดยประมาณ
จำนวนผู้เข้าพักที่คุณสร้างประมาณการของกิจกรรมรอบแรก ไม่มีข้อผูกมัดที่แท้จริงกับการนับโดยประมาณเนื่องจากเป็น "หมายเลขทำงาน" ที่ใช้ในการประมาณการค่าใช้จ่ายและความต้องการของพนักงาน
คาดว่าจะนับ
จำนวนที่คาดหวังจะได้รับล่วงหน้า 2 หรือ 3 สัปดาห์ก่อนกิจกรรม เป็นการนับที่ถูกต้องมากขึ้นของผู้เข้าร่วมที่คาดว่าจะได้รับและจะผูกติดกับการนับขั้นสุดท้าย การดำเนินการจัดเลี้ยงทุกประเภทมีนโยบายของตัวเองสำหรับการนับที่คาดหวัง แต่โดยทั่วไปแล้วไม่ควรเบี่ยงเบนความสนใจไปกว่า 15% ของจำนวนที่ต้องการ
การนับขั้นสุดท้าย / การรับประกัน
เป็นจำนวนมื้ออาหารที่คุณจะจ่ายและยังหมายถึงจำนวนสถานที่ตั้งทีมจัดเลี้ยงจะตั้งอยู่ภายในห้อง
การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับหมายเลขนี้หลังจากวันที่ครบกำหนดอาจต้องเสียค่าปรับหรือค่าธรรมเนียมล่าช้า ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่นักวางแผนกำหนดวันที่ RSVP ที่ตกก่อนกำหนดเวลาการรับประกัน
เปอร์เซ็นต์การหล่น
มีมุมสองมุมที่จะลดเปอร์เซ็นต์ อันดับแรกคำนวณโดยการจัดอาหารเพื่อดูจำนวนการนับสุดท้ายของคุณที่ลดลงจากจำนวนที่คาดหมาย
ถ้าเปอร์เซ็นต์สูงเกินไป (มากกว่า 20%) อาจมีการออกค่าปรับเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับใบสั่งพนักงานและใบสั่งซื้อ นักวางแผนใช้เปอร์เซ็นต์ที่ลดลงเพื่อประมาณจำนวน "ไม่มีการแสดง" ที่คาดหวัง อัตราการลดลง 2% เป็นค่าเฉลี่ยสำหรับกิจกรรมที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายหรือบัตรโดยสาร ค่าเฉลี่ยที่สามารถปีนขึ้นไปสูงกว่า 5% สำหรับกิจกรรมที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย คุณสามารถจินตนาการได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมมี แนวโน้มที่จะแสดงตัว เมื่อพวกเขามีเงินลงทุนในเหตุการณ์
บัตรรับประทานอาหาร
นักวางแผนบางคนเสนออาหารเสริมอย่างน้อยหนึ่งมื้อในมื้ออาหารอย่างเป็นทางการและสิ่งนี้จะสร้างความต้องการในการคำนวณอีก โรงแรมและศูนย์จัดเลี้ยงไม่ต้องการที่จะคาดเดาว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเลือกสเต็คหรือไก่กี่รายดังนั้นจึงเป็นไปได้สำหรับนักวางแผนเพื่อให้ได้จำนวนที่ถูกต้องของแต่ละทางเลือกผ่านระบบ RSVP ในวันงานผู้เข้าร่วมแต่ละคนควรได้รับบัตรอาหารสีที่พวกเขาสามารถวางไว้บนโต๊ะเพื่อให้เซิร์ฟเวอร์รู้โดยอัตโนมัติว่าพวกเขาสั่งอาหารจานใด
ตั๋วเครื่องดื่ม
นักวางแผนกิจกรรมสามารถใช้บัตรเครื่องดื่มเพื่อ ควบคุมค่าใช้จ่าย ในการใช้งานแถบเปิดได้ สามารถทำได้โดยการให้ผู้เข้าชมหนึ่งหรือสองเครื่องดื่มที่ลงทะเบียน บาร์เทนเดอร์จะรับตั๋วเพื่อแลกกับเครื่องดื่มและผู้ที่เลือกดื่มเกินกว่าค่าตั๋วของพวกเขาสามารถจ่ายเงินสดได้ สิ่งหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับเครื่องดื่มคือสถานที่จะเรียกเก็บเครื่องดื่มที่มีราคาสูงสุดต่อตั๋ว
ด้วยเหตุผลนี้คุณควรใช้ระบบนี้กับเบียร์และไวน์หรือบาร์เฮ้าส์เนื่องจากการเลือกจะมีราคาใกล้เคียงกันมากขึ้น
ทำงานร่วมกับระบบ
ในท้ายที่สุดก็ขึ้นอยู่กับการวางแผนงานเพื่อให้การนับที่ถูกต้องไปยังแผนกจัดเลี้ยง ผู้วางแผนที่ละเลยนโยบายและกำหนดเวลาที่ออกโดยผู้ให้บริการของพวกเขาสามารถท้ายจ่ายมากกว่าที่ควรในรูปแบบของบทลงโทษและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการอ่านนโยบายการจัดเลี้ยงก่อนที่จะ วางแผน กิจกรรม หลังจากกฎง่ายๆข้อนี้จะช่วยให้คุณเลือกวันที่และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการส่งผ่านไปยังผู้เข้าร่วม