ทำไมคุณต้องมีการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรม

อย่ามองข้ามเครื่องมืออันทรงคุณค่านี้เพื่อความสำเร็จของกิจกรรม

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจวางแผนงานหรือวางแผนงานเก่ง ๆ มีโอกาสที่คุณคุ้นเคยกับรายการตรวจสอบการวางแผนงานหรือเคยได้ยินอย่างน้อยที่สุดว่ามีการอ้างถึงในระหว่างการวางแผนการจัดกิจกรรมหรือการรวบรวมอุตสาหกรรม มีเหตุผลสำหรับเรื่องนี้ รายการตรวจสอบการวางแผนงานเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้วางแผนเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับการจัดการกิจกรรมของคุณได้สำเร็จ

หมายเหตุ: รายการตรวจสอบการวางแผนงานเป็นที่รู้จักกันว่าเป็นตารางเวลาทำงานหรือเส้นทางที่สำคัญ

การวางแผนงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผน แม้แต่ความคิดสร้างสรรค์ที่สร้างสรรค์ที่สุดจะล้มเหลวหากไม่ได้มีการวางแผนและดำเนินการอย่างเหมาะสม นี่คือที่ที่มีรายการตรวจสอบเหตุการณ์เข้ามานี่เป็นคำแนะนำในการจัดระเบียบและในหรือล่วงหน้าของตารางเวลาเมื่อมีการเล่นกลจำนวนมากเกี่ยวกับความรับผิดชอบและรายละเอียดต่างๆในการวางแผนงานที่ประสบความสำเร็จ และมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อจัดการกิจกรรมหลายรายการ การลืมงานหนึ่งชิ้นเล็ก ๆ หรือล้มลงในช่วงเวลาหนึ่งอาจส่งผลต่อโดมิโนได้: ลักษณะอื่น ๆ ที่ดูเหมือนจะไม่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ของคุณจะเริ่มกระจุยทีละส่วน

ดังนั้นอย่าพึ่งพาหน่วยความจำบันทึกเหนียวหรือข้อความสกปรกบนแผ่นรองเพื่อให้ธุรกิจวางแผนงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น เรียนรู้ที่จะรวบรวมรายการตรวจสอบการวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพและจะกลายเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดใหม่ของคุณ

ก่อนเริ่มต้น

ในการเริ่มต้นใช้งานให้ล้างช่วงเวลาจากกำหนดการของคุณเพื่อมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่คุณวางแผนไว้

ต่อไปล้างใจของคุณ อย่างจริงจัง. ไม่มีเหลือบมองทางโทรศัพท์หรือตอบอีเมล คุณจำเป็นต้องวาดภาพเหตุการณ์นี้ตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่มีการหยุดชะงักหรือสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวเพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกงานที่ต้องทำเสร็จ

เตรียมพร้อม

ลองนึกถึงเหตุการณ์ที่คุณกำลังวางแผนและเขียนรายละเอียดทั้งหมดที่ได้รับการยืนยัน: ชื่อลูกค้าและข้อมูลการติดต่อวันที่จัดงานสถานที่จำนวนผู้เข้าร่วม ฯลฯ

ออกปฏิทินและระบุวันที่จัดงานในปฏิทินนี้ด้วยตัวอักษรตัวหนา รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ - รูปถ่ายของสถานที่รายชื่อผู้ให้บริการอาหารเพื่อติดต่อ - ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานนี้

ไปข้างหลัง

วิธีการเริ่มเขียนรายการตรวจสอบการวางแผนงานคือการทำงาน ย้อนหลัง

ผู้เข้าร่วมกิจกรรมจะพบปะกับเหตุการณ์ทุกอย่างที่เกิดขึ้นพร้อมกันในหนึ่งวันหรือหลายวัน เหมือนการแสดงสดที่ปรากฏบนเวทีและดำเนินการอย่างสวยงาม นักวางแผนกิจกรรมจะดูกิจกรรมเป็นชุดกิจกรรมเล็ก ๆ ที่พอดีกันเช่นชิ้นส่วนของปริศนาที่จะมีผลในเหตุการณ์สุดท้าย ดังนั้นในฐานะผู้วางแผนเราจะเริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งเป็นเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนก่อนเหตุการณ์จริงเกิดขึ้น

เริ่มต้นที่จุดเริ่มต้น

เมื่อตัดสินใจเลือกที่จะเริ่มเขียนรายการตรวจสอบการวางแผนงานของคุณให้คิดถึงการวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับงานของคุณ ก่อนที่จะเลือกโทนสีและสั่งดอกไม้คุณต้องจัดการพื้นฐาน ตั้งแต่ทำสัญญากับการเจรจาต่อรองห้องพักทุกอย่างจะต้องมีการเขียนลงในรายการตรวจสอบของคุณไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก สิ่งสำคัญคือต้องดูแลงานใด ๆ ที่สามารถดำเนินการได้ล่วงหน้าเพื่อให้มีเวลามากขึ้นในกำหนดการของคุณสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำที่เกิดขึ้นใกล้กับวันที่จัดงาน

ตัวอย่างบางรายการที่จะรวมไว้ในรายการตรวจสอบการวางแผนงาน:

• เซ็นสัญญา (กับลูกค้าสถานที่ผู้ขาย ฯลฯ )
• ยืนยันวันที่และเวลากับสถานที่
• จ้างความบันเทิง (วงดนตรีลำโพง ฯลฯ )
• การรักษาความปลอดภัยโรงแรมบล็อก
• คำเชิญทางจดหมาย
• เลือกเมนู
• จ้างพนักงานรอ
• ยืนยันจำนวนผู้เข้าพัก
• เดินผ่านเว็บไซต์
• ยืนยันการตั้งค่าห้อง

อนุญาตให้มีเวลาเพิ่ม

ทุกรายการในรายการตรวจสอบกิจกรรมของคุณจะเพิ่มเวลาพิเศษ ถ้าวันที่ส่งจดหมายเชิญเป็นวันที่ 15 มีนาคมให้นำรายการในรายการของคุณพร้อมคำเชิญให้พร้อมสำหรับการส่งจดหมายวันที่ 8 มีนาคมหนึ่งสัปดาห์ก่อน ที่ช่วยให้คุณมีเวลาพิเศษบางอย่างควรเบี้ยวกับคำเชิญหรือถ้าคุณอยู่หลังกำหนดการด้วยเหตุผลอื่น

รวมการเตือนความจำในรายการตรวจสอบของคุณ

ไม่ต้องเขียน "ทำสัญญากับผู้ให้บริการอาหาร" ในรายการตรวจสอบของคุณและทำเครื่องหมายที่ช่องเมื่อเสร็จสิ้น

คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการอาหารได้รับสำเนาสัญญาและส่งสำเนาที่เซ็นชื่อให้คุณด้วยเช่นกัน ดังนั้นสำหรับทุกรายการใหญ่ที่คุณเพิ่มในรายการตรวจสอบของคุณรวมถึงการแจ้งเตือน ตัวอย่างเช่น "ติดตามผลการดำเนินงานของผู้ให้บริการรายใหม่: ทำสัญญา" เพิ่มอีกคำเตือนในภายหลังว่า "อ่านข้อตกลงที่ได้รับจากผู้ให้บริการอาหาร" แล้ว ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะรับมือกับงานและพิจารณาเรื่องนี้เมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการด้านเดียวเท่านั้น