มีตัวแปรที่ต้องพิจารณาเมื่อทำการเลือกของคุณ เหล่านี้รวมถึงวัตถุประสงค์ของกิจกรรมงบประมาณที่คุณกำลังทำงานด้วยเหตุผลในการจ้างงานจากภายนอกและผู้สมัครที่มีอยู่สำหรับงานและโชคดีที่มีทรัพยากรที่ยอดเยี่ยมบาง บริษัท สามารถใช้ในการเลือกผู้วางแผนกิจกรรมหรือผู้ผลิตรายใหญ่ที่สุด ช่วยสร้างงานของ บริษัท
ใช้คำแนะนำต่อไปนี้เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าคุณต้องการวางแผนกิจกรรมสำหรับงานของ บริษัท ถัดไปหรือไม่และถ้าคุณทำอย่างไรให้เลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้
กำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมและต้องการวางแผนกิจกรรม
คนส่วนใหญ่คิดว่าการจ้างนักวางแผนงานภายนอกหรือผู้ให้บริการด้านอาหารเริ่มต้นด้วยการกำหนด งบประมาณของกิจกรรม แต่ความจริงก็คือการเริ่มต้นด้วยการกำหนดเหตุผลที่คุณต้องการจัดงานเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น ก่อนที่คุณจะเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกหรือภายในที่จะช่วยคุณวางแผนงานนั้นคุณต้องการที่จะมีส่วนร่วมในเป้าหมายที่สำคัญของงาน ตอบคำถามที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับว่าใครที่ไหนเมื่อไหร่ทำไมและอย่างไร - จะมีเวลาอีกพอสมควรในการปรับเปลี่ยนในภายหลัง
เมื่อคุณได้กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณแล้ว แนวคิดที่ชัดเจนบางอย่าง จะเริ่มปรากฏขึ้นเกี่ยวกับธีมและข้อความที่คุณต้องการถ่ายทอดในกิจกรรมของคุณ แต่ที่สำคัญคุณต้องกำหนดกิจกรรมและบริการที่คุณต้องการให้ทรัพยากรภายนอกจัดการ ในนามของคุณ.
คุณจะต้องการกำหนดงบประมาณที่คุณมีสำหรับผู้วางแผนและหากพวกเขาช่วยเลือกสถานที่สร้างเมนูและให้คำแนะนำเกี่ยวกับตัวเลือกด้านอาหารและเครื่องดื่มลำโพงต้นทางและความบันเทิงอยู่ในสถานที่สำหรับความต้องการในการผลิตในแต่ละวัน และ / หรือช่วยสร้างเอกสารการสื่อสารที่สำคัญเช่นคำเชิญและรายชื่อผู้เยี่ยมชม
หากคุณกำลังวางแผนงานของคุณอยู่คนเดียวและยังคงมีความต้องการเหล่านี้อยู่เสมอมีโอกาสที่คุณจะต้องการจ้างผู้จัดกิจกรรมเพื่อจัดการงานและความรับผิดชอบเหล่านี้
ใช้แหล่งข้อมูลในท้องถิ่นเพื่อหาผู้วางแผนกิจกรรมที่ผ่านการรับรอง
บ่อยครั้งที่ผู้คนคิดว่าคำพูดจากปากเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจ้างนักวางแผนงานปาร์ตี้วันครบรอบการประชุมธุรกิจอาหารเช้าการพักผ่อนช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์หรือการจัดงานประเภทอื่น ๆ และในขณะที่แน่นอนว่านี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
หากคุณกำลังพยายามค้นหานักวางแผนเหตุการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับเรื่องของคุณคุณควร ศึกษาวิจัยคน ที่มีประสบการณ์และมีชื่อเสียงในชุมชนของนักวางแผนเหตุการณ์ คำพูดของปากเป็นโอกาสสำหรับการขายที่ง่ายสำหรับนักวางแผนที่ต้องการหาลูกค้ารายใหม่ ๆ แต่ชื่อเสียงของเพื่อนมีประสิทธิภาพมาก
ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมทางสังคมหรือการประชุมขององค์กรโดยทั่วไปกฎของการจ้างผู้วางแผนงานหรือผู้ให้บริการด้านอาหารยังคงเหมือนเดิม: คุณต้องการจ้างคนที่มีความเชี่ยวชาญในการสร้างประเภทของกิจกรรม
พิจารณาบทของกลุ่มสมาชิกมืออาชีพหรือตรวจสอบกับบทแห่งชาติหรือท้องถิ่นของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชุมนานาชาติสมาคมระหว่างประเทศพิเศษสมาคมผู้จัดอาหารแห่งชาติ
นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการหาว่าใครเป็นผู้เผยแพร่บทความในอุตสาหกรรมของตนบ้าง
หากคุณต้องการทราบว่าใครมีชื่อเสียงในการให้บริการหรือความชำนาญในตลาดเฉพาะให้ตรวจสอบกับสำนักงานการท่องเที่ยวท้องถิ่นและสำนักผู้เยี่ยมชมขณะที่ผู้วางแผนงานจำนวนมากเป็นสมาชิกที่กระตือรือร้นและยังรักษาความสัมพันธ์กับหอการค้าท้องถิ่น อีกทางหนึ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านแหล่งคือการติดต่อแผนกขายการประชุมของโรงแรมพวกเขาจะแชร์กับคุณที่พวกเขาไว้วางใจ
สัมภาษณ์และอภิปรายเกี่ยวกับความต้องการกิจกรรมกับผู้สมัคร
นักวางแผนเหตุการณ์ส่วนใหญ่จะกระตือรือร้นที่จะได้ยินเกี่ยวกับเหตุการณ์เฉพาะของคุณ แต่ให้รายละเอียดคร่าวๆในตอนแรกและให้ความสำคัญกับความเชี่ยวชาญของพวกเขาในรอบแรกของการสัมภาษณ์ในช่วงเวลานั้นคุณควรลดจำนวนผู้สมัครลงไปที่ สามผู้สมัครที่แข็งแกร่ง
จากนั้นคุณควรถามผู้วางแผนงานแต่ละรายหรือ บริษัท ของตนเพื่อแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจประสบการณ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ผ่านมาและวิธีที่พวกเขาวางแผนเรื่องภาระผูกพันโดยให้ความสนใจอย่างรอบคอบกับลักษณะการตอบสนองของผู้สมัครและคำถามที่อาจเกิดขึ้นตามมา สำหรับ บริษัท กิจกรรมหรือเป้าหมายของ บริษัท
ผู้วางแผนที่ดีจะนำคุณสู่การอภิปรายเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์โดยรวมของกิจกรรมของคุณเส้นเวลางบประมาณจำนวนผู้เข้าร่วมและความชอบส่วนบุคคล นักวางแผนที่ดีจะถามคำถามเกี่ยวกับองค์กรของคุณและเรียนรู้เกี่ยวกับวัตถุประสงค์และเหตุการณ์เฉพาะของคุณให้มองหาสัญญาณเหล่านี้เมื่อสัมภาษณ์เพื่อหาผู้สมัครที่โดดเด่นจากส่วนที่เหลือ
แม้ว่าจะไม่สามารถพบปะกับใครสักคนในระหว่างการสัมภาษณ์รอบแรกได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโปรแกรมของคุณออกจากเมืองนี้อาจเป็นขั้นตอนสำคัญในการเลือกผู้วางแผนที่เหมาะสมหรือผู้ผลิตสำหรับงานและ บริษัท ของคุณ
การประชุมแบบตัวต่อตัวช่วยให้คุณเข้าใจถึงความเชี่ยวชาญหรือประสบการณ์ของผู้วางแผนในการติดต่อกับทีมงานใน บริษัท ของคุณซึ่งจะช่วยสร้างงานนี้คุณจะเลือกผู้สมัครที่ไม่เพียง แต่มีประวัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับ การผลิตเหตุการณ์ที่มีคุณภาพ แต่ยังเป็นผู้ที่ได้รับพร้อมกับทีมงานของคุณ
การลดตัวเลือกและการเลือก
คำแนะนำของเพื่อนหรือแม้กระทั่งเพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงานหรือการพบปะกับผู้คนเพียงอย่างเดียวคือเหตุการณ์ของคุณไม่ดีพอและ ชื่อ และ ชื่อเสียงของคุณ จะเชื่อมโยงกับเรื่องนี้คุณจะ ต้องตรวจสอบการอ้างอิงของผู้สมัครด้วย อย่าลืมถามชื่อของลูกค้าที่เคยทำงานร่วมกับผู้สมัครก่อนหน้านี้ แต่ยังสามารถเจาะลึกเข้าไปในประวัติของผู้วางแผนแต่ละรายเพื่อหากิจกรรมที่เขาหรือเธอไม่อาจกล่าวถึงได้เช่นคุณอาจพบว่าเขาหรือเธอทำกิจกรรมไม่มากนักกับลูกค้ารายหนึ่งที่ไม่ได้ทำ 't ทำให้ประวัติของเขาหรือเธอ
เมื่อคุณได้ตรวจสอบว่าผู้สมัครทำงานได้ดีกับ บริษัท ของคุณแสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญในสาขาและมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับกิจกรรมที่คุณต้องการสร้างขึ้นพร้อมกับเขาแล้วก็ถึงเวลาที่คุณควร จำกัด การเลือกหนึ่งและฟัง ความคิดของเขาหรือเธอเกี่ยวกับเหตุการณ์ ตามเป้าหมายและแนวคิดของคุณผู้วางแผนกิจกรรมที่ดีจะนำเสนอแผนซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุธีมได้หากเป็นตอนเย็นและเย็นแบบส่วนตัวสำหรับกลุ่มคนที่มีความสนิทสนมผู้วางแผนควรมาหาคุณด้วยแนวคิดที่มีหลายอย่าง รายละเอียดสำหรับโปรแกรมของคุณ
ณ จุดนี้ผู้วางแผนเหตุการณ์ควรนำเสนอแนวคิดที่จะทำให้คุณรู้สึกว่าพวกเขาได้ใช้งบประมาณของคุณและเพิ่มมูลค่าให้เป็นสองเท่า ควรเป็นที่ประจักษ์ในแบบที่พวกเขากำหนดวิสัยทัศน์สำหรับกิจกรรมของคุณ
การเปรียบเทียบงบประมาณของคุณกับผู้วางแผนกิจกรรม
ตามวัตถุประสงค์ของกิจกรรมคุณสามารถสร้างความรู้สึกโดยทั่วไปว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใดสำหรับองค์ประกอบต่างๆของโปรแกรมซึ่งจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่คุณจัดและสิ่งที่มีอยู่ หลายคนที่จัดงานเป็นครั้งแรกมักจะตกอยู่ในกับดักที่ต้องการวางแผนงานเลี้ยงแชมเปญด้วยงบประมาณเบียร์ซึ่งเป็นเหตุผลที่หลาย ๆ คนจะหันมาวางแผนงานเพื่อขอความช่วยเหลือ
ผู้สมัครที่เหมาะจะใช้สิ่งที่งบประมาณที่คุณนำเสนอและเปลี่ยนเป็นสิ่งที่ขลัง แต่ความคิดเหล่านั้นจะมาในราคาและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะขอให้ผู้วางแผนที่จะเปิดเผยทั้งหมดของค่าใช้จ่ายของเขาหรือเธอและแหล่งที่มีศักยภาพของวิธีการเหล่านี้ค่าธรรมเนียม จะครอบคลุมและรวมอยู่ใน ค่าใช้จ่าย โดยรวมของแผนการณ์งบประมาณจะแตกต่างกันออกไปตั้งแต่ผู้วางแผนจนถึง บริษัท วางแผนหรือเหตุการณ์ไปจนถึง บริษัท จัดงาน
ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานของคุณคุณจะถูกขอให้ฝากเอกสารเอกสารและ สัญญากับผู้จัดกิจกรรม และสถานที่จัดงานและบริการที่พวกเขาเสนอ เป็นแนวทางที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ในการดำเนินธุรกิจ แต่คำแนะนำที่ดีที่สุดคือการหาคำแนะนำอย่างมืออาชีพและไม่เคยเซ็นสัญญาที่ยังไม่ได้รับการตรวจสอบโดยที่ปรึกษาด้านกฎหมายของคุณเองโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องติดต่อกับบุคคลทั่วไปที่อาจไม่มี ทรัพยากรเดียวกันของ บริษัท ขนาดใหญ่
อยู่กับผู้วางแผนของคุณและเตรียมพร้อมที่จะยิงและ Rehire
เรื่องเลวร้ายที่สุดที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการวางแผนงานมักเป็นผลจากการขาดการติดตามผล การวางแผนงานจะต้องมีการประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพในด้านโลจิสติกส์และการเลื่อนไปยังบุคคลที่สามสามารถทำให้เกิดผลย้อนกลับได้หากผู้วางแผนกิจกรรมที่คุณจ้างไม่รับผิดชอบต่อเป้าหมายและเป้าหมายของ บริษัท อย่างสมบูรณ์สำหรับงาน
ด้วยเหตุนี้คุณในฐานะผู้จัดการการจ้างงานควรทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้วางแผนหรือผู้ผลิตเพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบทุกอย่างของการผลิตจะดับลงโดยไม่ทำให้เกิดความผิดพลาดจากการทำให้แน่ใจว่าสถานที่จัดงานและซัพพลายเออร์พร้อมสำหรับการจัดงานเพื่อให้แน่ใจว่าได้มีการชำระเงินให้กับแต่ละรายแล้ว ผู้ขายก่อนและหลัง ไม่ได้หมายความว่านักวางแผนเหตุการณ์ส่วนใหญ่ไม่ได้ให้บริการตามสัญญา มันก็หมายความว่าคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโลจิสติกได้รับการยืนยัน
หากทุกอย่างเป็นไปตามที่วางแผนไว้คุณจะมีเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จและเป็นแหล่งข้อมูลการวางแผนกิจกรรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับอนาคต แต่ถ้ากระบวนการวางแผนไม่ทำงานอย่างราบรื่นสำหรับบริการที่ตกลงร่วมกันเป็นลายลักษณ์อักษรคุณควรตรวจสอบว่าโครงการเป็นอย่างไร พอดีกับผู้วางแผน
แม้ว่าคุณจะมีความอดทนและทำงานผ่านโลจิสติกส์และมีความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นไปเรื่อย ๆ หากคุณไม่ได้รับบริการที่ต้องการแล้วคุณควรพร้อมที่จะมีการพูดคุยกันอย่างจริงจัง ถ้าคุณต้องพร้อมที่จะยิงวางแผนที่ไม่ดีและมีตัวเลือกสำรองอยู่ตลอดเวลา