บัญชีเงินสดหรือบัญชีรายจ่ายที่จะใช้?

ทุกธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ต้องตัดสินใจว่าจะบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อไร สองตัวเลือกสำหรับการบันทึกนี้เรียกว่า "เงินสด" และ "เงินคงค้าง"

เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีคุณจะต้องตัดสินใจเรื่องนี้กับธุรกิจของคุณก่อนที่คุณจะยื่นแบบ ภาษีธุรกิจครั้งแรก

วิธีการบัญชีเงินสดทำงาน

ในการบัญชีเงินสดธุรกรรมจะถูกบันทึกเมื่อเงินเปลี่ยนมือจริง

รายได้จะถูกบันทึกเมื่อคุณได้รับเงินและค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเมื่อได้รับเงิน

ตัวอย่างที่ 1: สำหรับการทำธุรกรรมรายได้ ถ้าคุณทำบริการและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าคุณจะบันทึกรายได้เพื่อทำบัญชีเงินสดเฉพาะเมื่อคุณได้ รับการชำระเงิน สำหรับบริการนั้น หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ในวันที่ 12 สิงหาคมและคุณไม่ได้รับการชำระเงินจนถึงวันที่ 1 กันยายนคุณจะต้องบันทึกการชำระเงินในวันที่ 1 กันยายน

คุณอาจได้รับใบเรียกเก็บเงินสำหรับบริการโทรศัพท์ แต่ในบัญชีเงินสดคุณจะไม่บันทึกค่าใช้จ่ายจนกว่าคุณจะ จ่ายเงิน จริง หากคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินในวันที่ 15 สิงหาคมและคุณไม่ต้องจ่ายเงินจนกว่าจะถึงวันที่ 1 กันยายนคุณจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายจนกว่าจะถึงวันที่ 1 กันยายน

Pro and Con: ระบบ บัญชีเงินสดจะจดจำและจดจำได้ง่ายขึ้นเนื่องจากบัญชีดังกล่าวเป็นไปตามบัญชีตรวจสอบธุรกิจของคุณ เมื่อการขายถูกบันทึกไว้ในบัญชีตรวจสอบบัญชีของคุณระบบจะบันทึกลงในธุรกิจของคุณ

แต่วิธีการบัญชีเงินสดอาจไม่แสดงภาพที่แท้จริงของกิจกรรมทางธุรกิจของคุณเนื่องจากเดือนที่คุณไม่ว่างหรือช้าจะแตกต่างจากเดือนที่คุณได้รับเงิน

วิธีการทำงานของบัญชีคงค้าง

ในการบัญชีคงค้างการทำธุรกรรมจะถูกบันทึกเมื่อมีรายได้ (สร้าง) โดยการส่งใบแจ้งหนี้หรือรับใบเสร็จ

ในตัวอย่างที่ 1: สำหรับธุรกรรมรายได้ โดยใช้วิธีการคงค้างคุณจะบันทึกรายได้เมื่องานเสร็จสมบูรณ์หรือได้รับผลิตภัณฑ์แล้ว นั่นคือคุณได้รับการชำระเงินแล้ว ในตัวอย่างด้านบนคุณจะได้รับรายได้จากคุณเมื่อคุณส่งบิลถึงแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้รับเงินก็ตาม ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกไว้เมื่อคุณได้รับการเรียกเก็บเงินแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้ชำระก็ตาม

ในตัวอย่างที่ 2: สำหรับการทำธุรกรรมค่าใช้จ่าย เมื่อคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับการเสียภาษี ดังนั้นคุณสามารถหักออกได้ในปีนั้นแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้ชำระเงิน

Pro and Con: การ บัญชีคงค้างทำให้เกิดความสับสนมากขึ้น แต่จะแสดงกิจกรรมทางธุรกิจรายเดือนของคุณอย่างถูกต้องมากขึ้น

การตั้งค่าวิธีการบัญชีของคุณ

บริษัท ขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้วิธีการทางบัญชีเป็นเงินสดเพราะง่ายและง่ายต่อการตัดสินใจว่าจะบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อใด คุณต้องใช้วิธีการคงค้างถ้า

• ธุรกิจของคุณมียอดขายมากกว่า 5 ล้านเหรียญต่อปีหรือ
• ธุรกิจของคุณมีสินค้าคงคลังของสินค้าที่คุณจะขายให้กับประชาชนทั่วไปและรายรับรวมของคุณมีมูลค่ามากกว่า 1 ล้านเหรียญต่อปี

IRS กล่าวว่า:

"โดยทั่วไปถ้าคุณผลิตซื้อหรือขายสินค้าคุณต้องเก็บสินค้าคงคลังและใช้วิธีการคงค้างสำหรับการขายและการซื้อสินค้า"

พื้นที่โฆษณารวมถึงสินค้าที่คุณขายรวมทั้งวัสดุสิ้นเปลืองที่ร่างกายจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของรายการที่มีไว้สำหรับขาย

รายการสิ้นสุดของปีและวิธีการบัญชี

ในตอนท้ายของปีบัญชีของคุณบัญชีเงินสดและบัญชีรายได้จะต้องพิจารณาในช่วงเวลาของการทำธุรกรรม นี่คือวิธีการ:

• รายได้ หากคุณอยู่ในบัญชีรายได้คงค้างและคุณต้องการรายได้ในปีปัจจุบันให้ส่งบิลก่อนสิ้นปี หากคุณต้องการลดรายได้อย่าส่งบิลจนกว่าจะเริ่มต้นปีถัดไป สำหรับการบัญชีเงินสดให้จ่ายบิลในปีที่คุณคาดว่ารายได้รวมต่ำสุด
• ค่าใช้จ่าย ใช้จ่ายในปีที่คุณต้องการให้มีการนับค่าใช้จ่ายเพื่อลดภาษีของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายบิลในปีนั้นหากคุณใช้การบัญชีคงค้าง

Un-collectible Bills / Bad Debts

ภายใต้วิธีการคิดคงค้าง หากคุณมีลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงินคุณอาจสามารถตัดจำหน่ายหรือลดภาษีสำหรับ หนี้สูญ เหล่านี้ ได้

ตัวอย่างเช่นสมมุติว่าคุณมีลูกค้าที่ออกใบแจ้งหนี้ในเดือนกุมภาพันธ์ คุณได้พยายามซ้ำเพื่อเก็บเงินและตัดสินใจว่าลูกค้ารายนี้จะไม่จ่ายเงิน หากคุณใช้วิธีการบัญชีคงค้างคุณได้บันทึกการขายแล้ว ก่อนสิ้นปีคุณอาจใช้เวลานี้จำนวนเงินที่ไม่สามารถเรียกเก็บจากรายได้ของคุณซึ่งจะช่วยลด รายได้รวม และภาระภาษีของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อ จำกัด ของ IRS เกี่ยวกับวิธีการบัญชีโปรดดูที่ส่วนนี้ของ IRS Publication 538: รอบระยะเวลาบัญชีและวิธีการ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: ข้อมูลในบทความนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีการบัญชีที่จะเลือกให้ตรวจสอบกับ ที่ปรึกษาด้านภาษีมืออาชีพ ของคุณ