วิธีการจัดเตรียมและใช้รายงานระยะเวลาบัญชีลูกหนี้

รายงานการมีอายุยืนของบัญชีลูกหนี้เป็นรายงานสำคัญที่ต้องทบทวนอย่างน้อยทุกเดือนหรือบ่อยครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจ่ายเงินให้คุณ

ลูกหนี้บัญชีคืออะไร?

ลูกหนี้ (บางครั้งเรียกว่า "ลูกหนี้" หรือ "A / R") หมายถึงจำนวนเงินที่ บริษัท ต้องรับจากลูกค้า คุณอาจพิจารณาว่าเป็น "การชำระเงินที่เกิดจากธุรกิจของฉัน"

ลูกหนี้ถูกถือว่าเป็น สินทรัพย์ทางธุรกิจ เนื่องจากมีมูลค่าเป็นจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระให้กับธุรกิจของคุณ

ลูกหนี้อยู่ในอันดับสูงในรายการสินทรัพย์เนื่องจากความสามารถในการแปลงสภาพเป็นเงินสด ลูกหนี้การค้าแสดงใน งบดุล ของ บริษัท เนื่องจากจำนวนหนี้ที่ค้างชำระเหล่านี้ถือเป็นสินทรัพย์ ทันทีที่พวกเขาได้รับการจ่ายเงิน - เราหวังว่า - พวกเขาจะกลายเป็นเงินสด

บางธุรกิจเงินสดหรือธุรกิจที่ต้องพึ่งพาการใช้บัตรเครดิตของลูกค้าอาจไม่มีลูกหนี้จำนวนมาก แต่ถ้าคุณมีธุรกิจที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าและคุณนำเสนอเงื่อนไขเหล่านี้ (การชำระเงินเป็นระยะเวลาคุณจะต้องสามารถเรียกใช้รายงาน R / A aging ช่วยให้คุณเห็นว่าลูกค้าเกิดจากอะไร

วิธีการทางบัญชีและลูกหนี้

หากธุรกิจของคุณมีลูกค้าที่ไม่ชำระเงินทันทีคุณอาจใช้ วิธีการบัญชีคงค้าง (ไม่ใช่บัญชีเงินสด) วิธีการบัญชีนี้จะรับรู้รายได้เมื่อมีการเรียกเก็บเงินไม่ใช่เมื่อรวบรวมเงิน นั่นหมายความว่าคุณต้องจ่ายภาษีตามรายได้ที่คุณอาจไม่ได้รับ

กระบวนการ เรียกเก็บเงินจากลูกค้า ในธุรกิจประเภทนี้เริ่มต้นด้วย ใบแจ้งหนี้ - ใบ เรียกเก็บเงินให้กับลูกค้า ใบแจ้งหนี้ระบุจำนวนเงินที่ครบกำหนดและเมื่อครบกำหนดรวมทั้งข้อกำหนดในการชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงินบางครั้งมีส่วนลดสำหรับการชำระเงินในช่วงต้น

รายงานลูกหนี้ จะขึ้นอยู่กับจำนวนและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้ารายนั้น

รายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ระยะยาวคืออะไร?

การ เรียกเก็บเงินตาม บัญชีลูกหนี้ (บางครั้งเรียกว่าการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้) เป็นกระบวนการจัดประเภทจำนวนเงินทั้งหมดที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดรวมถึงระยะเวลาที่ยอดค้างชำระ (ค้างชำระ) ดังนั้นคุณจึงกำลังพิจารณาอายุหรือ "อายุ" ข้อมูล. ประเภทมาตรฐานสำหรับรายงานประเภทนี้ ได้แก่

• ปัจจุบัน - ครบกำหนดทันที
• 1 - 30 วัน - ครบกำหนดภายใน 30 วันถัดไป
• 31-60 วัน - เดือนที่ค้างชำระ
• 61 - 90 วัน - สองเดือนที่ค้างชำระ
• 91 ขึ้นไป - เกินกำหนดเกินกว่าสองเดือน

หากลูกค้ามีตั๋วเงินหลายฉบับที่เกิดขึ้นในเวลาที่ต่างกันรายงานจะแสดงจำนวนเงินที่ครบกำหนดในช่วงเวลาใด ตัวอย่างเช่นสำหรับ Jim Jones:

• $ 230 30 วัน
  
• $ 120 60 วัน
  
• $ 390 กว่า 90 วัน

วัตถุประสงค์ของการบัญชีลูกหนี้ระยะนี้คือการแสดงให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่าลูกหนี้ต้องได้รับการจัดการอย่างเร่งด่วนเนื่องจากพวกเขาค้างชำระนานขึ้น

รายงานระยะเวลาบัญชีลูกหนี้เป็นรายงานมาตรฐานที่ให้มาพร้อมกับ โปรแกรมซอฟต์แวร์ทางธุรกิจ ทั้งหมดรวมถึงระบบออนไลน์

เหตุใดรายงานสำคัญของลูกหนี้ระยะยาวจึงมีความสำคัญ

กฎข้อที่ 1 ในการจัดเก็บหนี้คือ "หนี้ที่ค้างนานกว่าคุณจะมีโอกาสน้อยที่จะสามารถรวบรวมได้" ดังนั้นการรู้เกี่ยวกับลูกค้าและหนี้สินของพวกเขามีความสำคัญต่อการเก็บรวบรวมจากพวกเขา

หนึ่งในเครื่องมือการติดตามหนี้ที่สำคัญที่สุดของคุณคือรายงานอายุลูกหนี้

ฉันจะอ่านและใช้รายงานความชราภาพของ A / R ได้อย่างไร?

อ่านรายงานเกี่ยวกับอายุของลูกหนี้ที่จดจำไว้กฎข้อที่ 1 ของคอลเล็กชัน / ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์ที่ควรพิจารณาเมื่ออ่านรายงานอายุ:

ก่อนอื่นให้ดูที่ จำนวนเงินที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมด จำนวนเงินเหล่านี้มีอยู่ในปัจจุบันหรือไม่? พวกเขา 30 วัน? หรือมีตั๋วเงินค้างนาน 120 วันหรือมากกว่า? การทำงานในหลักการ 80/20 การดำเนินการกับผู้กระทำผิดรายใหญ่ที่สุด (โดยใช้ระบบการจัดการคอลเลกชันของคุณแน่นอน) จะทำให้คุณได้รับผลตอบแทนสูงสุด กำหนดวิธีที่คุณจะจัดการกับแต่ละตั๋วเงินขนาดใหญ่เหล่านี้เขียนแผนการและมีผู้จัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณเริ่มทำงาน

ถัดไปดูที่ ตั๋วเงินที่ได้รับเนื่องจากการเป็นเวลานาน ตรวจสอบว่าคุณพร้อมที่จะนำลูกค้ารายนี้ไปยังขั้นตอนถัดไปของกระบวนการเก็บรวบรวมหรือไม่: หน่วยเก็บรวบรวมหรือ ศาลเรียกเก็บเงินขนาดเล็ก

หรือคุณคิดว่าการเรียกเก็บเงินนี้ ไม่สามารถชำระได้?

สุดท้ายใช้ ระบบคอลเลกชัน ของคุณเพื่อกำหนดวิธีการที่คุณจะติดต่อลูกค้าทั้งหมดด้วยตั๋วเงินที่ค้างชำระหรือเกิน 30 วัน ให้ระบบนำทางคุณ แต่อย่าลังเลที่จะให้ข้อยกเว้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจรู้ว่าภรรยาของลูกค้ามีโรคมะเร็งระยะสุดท้ายและคุณอาจตัดสินใจที่จะไม่นำบุคคลนั้นไปที่ศาล เป็น บริษัท ของคุณ คุณจะต้องตัดสินใจ

คุณอาจต้องการคำนวณอัตราส่วนการวิเคราะห์ธุรกิจที่เรียกว่า " ระยะเวลาเก็บรวบรวมข้อมูลโดยเฉลี่ย " การคำนวณนี้แสดงจำนวนวันโดยเฉลี่ยในการรวบรวมยอดขายธุรกิจของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปคุณสามารถดูได้ว่าอัตราส่วนนี้จะเพิ่มขึ้นหรือไม่ (ใช้เวลาในการเก็บรวบรวมนานขึ้น)

หากคุณทำงานเพื่อ ปรับปรุงอัตราการเรียกเก็บเงิน โดยใช้รายงานอายุลูกหนี้และเครื่องมือวิเคราะห์ทางการเงินอื่น ๆ เช่นระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยคุณสามารถปรับปรุงการชำระเงินและมีเงินสดมากขึ้นในธุรกิจของคุณ

สรุปได้ว่าคุณสามารถใช้รายงานอายุของลูกหนี้เพื่อตัดสินใจในขั้นตอนถัดไปสำหรับลูกค้าทั้งหมดที่เป็นหนี้คุณ ใช้กระบวนการคอลเล็กชันที่คุณตั้งค่าไว้และโปรดจำไว้เสมอว่ากฎข้อที่ 1

กลับไปที่ การชำระเงิน: การตั้งค่าระบบคอลเล็กชันของคุณ