เลือกหัวข้อและที่ตั้งของคุณ
ขั้นตอนนี้แสดงถึงตัวแปรสองตัวแปรที่ผู้ชมของคุณต้องการทราบก่อนสิ่งอื่น
"ที่และทำไม" ของการประชุมจะส่งผลกระทบต่อผู้ที่จะได้รับเชิญและไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมหรือไม่
สถานที่ที่คุณเลือกจะ ส่งผลกระทบต่อการประชุมโดยรวมและส่งผลต่อการตัดสินใจอื่น ๆ ของมนุษย์ที่คุณต้องทำเมื่อวางแผนงาน
ระบุผู้เข้าร่วม
ส่วนใหญ่ของการจัดการประชุมที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิผลคือการหลีกเลี่ยงการรบกวนและนั่นหมายถึงการ จำกัด คำเชิญไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจชั้นนำ แนวโน้มในวัฒนธรรมองค์กรมีแนวโน้มที่จะรวมถึงทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในด้านการสื่อสาร แต่คุณสามารถเพิ่มการผลิตได้โดยการกำจัดผู้ร่วมงานซึ่งอาจทำให้ความคืบหน้าช้าลงด้วยการพูดคุยที่ไม่สำคัญ แทนที่จะเชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่มีสิทธิออกเสียงลงคะแนนให้ผู้เข้าร่วมประชุมสำคัญ ๆ พูดคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม
เสนอวันและเวลาสามครั้ง
ระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีที่คุณสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน คุณสามารถเปิด "กล่อง Pandora" ของปัญหาได้อย่างง่ายดายเมื่อพูดถึงการกำหนดวันที่เป็นประโยชน์ร่วมกันสำหรับการประชุมของคุณ
วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการนำเสนอวันและเวลาไม่กี่วันจากนั้นขอให้แต่ละคนทราบว่าใครทำงานได้ดีที่สุด ถ้าคุณโชคดีหนึ่งวันจะตรงกับทุกคน ถ้าไม่ควรอย่ากลัวที่จะถามว่ามีความผิดปกติหากปรับปฏิทินเพื่อรองรับคนส่วนใหญ่
สร้างกำหนดการเดินทาง
เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีกำหนดการสำหรับหัวข้อที่จะกล่าวถึงพร้อมกับใครจะเป็นผู้นำในแต่ละส่วนของการประชุม
นักวางแผนอาจต้องขอคำปรึกษาจากผู้บริหารระดับสูงเพื่อสร้างแผนการเดินทางอย่างถูกต้อง เมื่อร่างฉบับแรกเสร็จสิ้นแล้วควรส่งให้กลุ่มเพื่อขออนุมัติ
อภิปรายความต้องการการนำเสนอ
มีหลายวิธีที่จะนำเสนอแนวคิดให้กับกลุ่มและลำโพงที่กำหนดเวลาไว้จะมีความต้องการของตนเอง ฟังก์ชันการทำงานของ PowerPoint การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและกระดานไวท์บอร์ดเป็นเพียงองค์ประกอบบางอย่างที่คุณอาจต้องใช้ เป็นเชิงรุกในการขอรายละเอียดเหล่านี้และติดตามเพื่อยืนยันพวกเขาไม่กี่วันก่อนการประชุม
กำหนดการจัดเลี้ยง
กุญแจสำคัญในการ สั่งอาหารสำหรับการประชุมขนาดเล็ก คือการทำให้เมนูทำงานได้ คุณไม่ต้องการอาหารที่จะแทรกแซงกับด้านธุรกิจใด ๆ ในมือดังนั้นหลีกเลี่ยงมื้ออาหารที่เป็นทางการมากเกินไปถ้าเป็นไปได้ หากมีการขออาหารกลางวันแบบนั่งลงให้ลองจองห้องที่อยู่ติดกันเพื่อรับประทานอาหารเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถกลับไปที่การประชุมได้โดยเร็วที่สุด
ส่งรายละเอียดขั้นสุดท้าย
ประมาณเจ็ดวันก่อนเหตุการณ์ที่คุณต้องการส่งสำเนาขั้นสุดท้ายของรายละเอียดการเดินทางและรายละเอียดไปยังผู้เข้าร่วมแต่ละราย ควรรวมทุกอย่างที่ได้รับคำสั่งไว้ในแต่ละวัน รวมถึงข้อมูลเส้นทางที่จอดรถหมายเลขห้องและที่อยู่ติดต่อฉุกเฉิน
หากคุณทำงานกับผู้บริหารแล้วให้คัดลอกผู้ช่วยผู้ดูแลระบบของตนในอีเมลด้วย
วันประชุม
ในฐานะที่เป็นผู้วางแผนการประชุมคุณจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมดังกล่าวได้รับการคัดเลือกเรียบร้อยแล้ว แน่นอนคุณจะต้องมาถึงที่นี่ก่อนเพื่อตรวจสอบห้องและพบกับผู้ให้บริการอาหารและผู้ประสานงาน A / V ขึ้นอยู่กับตำแหน่งคุณอาจต้องการ โพสต์ป้าย เพื่อให้ทุกคนหาทางเข้าห้อง
และมีคุณมี - แปดขั้นตอนง่ายๆในการวางแผนการประชุมขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จ
การดำเนินการแต่ละขั้นตอนจะใช้เวลาและความขยันหมั่นเพียรในส่วนของคุณ แต่การสื่อสารแผนการของคุณกับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น ยิ่งผู้คนจำนวนมากรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมเท่าไหร่พวกเขาก็พร้อมที่จะทำธุรกิจ