กำหนดการตรวจสอบ
บริษัท ประกันค่าชดเชยคนงาน ของคุณอาจเริ่มกระบวนการตรวจสอบหลังจากนโยบายการชดเชยค่าแรงของคุณหมดอายุลง
คุณอาจได้รับจดหมายจาก บริษัท ประกันภัยหรือโทรศัพท์จากบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตรวจสอบของคุณ ผู้สอบบัญชีที่ ได้รับมอบหมายควรกำหนดเวลาการตรวจสอบตามเวลาที่สะดวกสำหรับคุณ วันที่ควรจะเพียงพอในอนาคตที่คุณจะมีเวลาเพียงพอในการรวบรวมข้อมูลที่ผู้สอบบัญชีจะต้อง ขอให้ผู้สอบบัญชีเสนอข้อมูลสรุปที่เขาหรือเธอต้องการในการตรวจสอบ
โปรดทราบว่าผู้สอบบัญชีที่ได้รับมอบหมายอาจเป็นหรือไม่เป็นลูกจ้างของผู้เอาประกันภัย บริษัท ประกันบางแห่งมีแผนกตรวจสอบภายในที่มีพนักงานของตัวเอง อื่น ๆ outsource ฟังก์ชั่นการตรวจสอบให้กับ บริษัท ตรวจสอบที่เป็นอิสระ กระบวนการนี้ควรเหมือนกันไม่ว่าการตรวจสอบจะดำเนินการโดยพนักงานของ บริษัท ประกันภัยหรือผู้รับเหมาหรือไม่
บันทึกที่คุณต้องการ
ผู้สอบบัญชีจะต้องมีข้อมูลทางการเงินที่หลากหลายสำหรับช่วงเวลาที่ครอบคลุมโดย นโยบายที่ ได้รับการตรวจสอบ นี่คือประเภทของข้อมูลที่คุณอาจได้รับแจ้งให้ระบุ:
- บัญชีแยกประเภท
- แบบฟอร์มภาษีโดยเฉพาะแบบฟอร์ม 941 และ 944 นายจ้างคืนภาษีของรัฐบาลกลาง (ไตรมาสและปีตามลำดับ)
- บันทึกการ เบิกจ่ายเงินสด
- การชำระเงินค่าบริการโดยผู้รับเหมาอิสระ ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานเหล่านี้ไม่ใช่พนักงานของคุณ
- การชำระเงินสำหรับการให้บริการโดยผู้รับเหมาช่วง
- หนังสือรับรองการประกันภัย สำหรับผู้รับเหมาช่วงแต่ละท่านที่ได้รับการว่าจ้าง
- รูปแบบ W-2 และ 1099
- คำอธิบายงานสำหรับแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อธิบายหน้าที่ของพนักงานอย่างถูกต้อง
- คำอธิบายการดำเนินธุรกิจของคุณ
- บันทึกบัญชีเงินเดือนสำหรับระยะเวลาของนโยบาย ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบแหล่งจ่ายเงินทั้งหมดที่จ่ายให้แก่พนักงานแต่ละคน (เงินเดือนโบนัส ฯลฯ )
- ข้อ จำกัด ในการจ่ายเงินเดือนสำหรับ เจ้าหน้าที่บริหารหุ้นส่วน บริษัท เจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวซึ่ง อยู่ภายใต้นโยบายนี้
- แผ่นข้อมูลการให้คะแนนประสบการณ์ ของคุณ
เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นแล้วคุณจะต้องจัดระเบียบข้อมูล เก็บบันทึกเงินเดือนทั้งหมดของคุณ (เช่นแบบฟอร์ม W-2, stubs ค่าจ้างและบันทึกการทำงานล่วงเวลา) เข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ในทำนองเดียวกันให้วางข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้รับเหมาช่วงรวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระและหนังสือรับรองการประกันภัยในที่เดียว ความพยายามของคุณจะคุ้มค่าทำให้การตรวจสอบทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
สิ่งที่รวมอยู่ใน Payroll?
ค่าเบี้ยประกันภัยของพนักงานของคุณคำนวณโดยการคูณ อัตรา เท่าของเงินเดือนของคุณและจากนั้นหารผลตาม 100 NCCI และหน่วยงานด้านค่าตอบแทนของรัฐส่วนใหญ่อ้างถึงเงินเดือนเป็น ค่าตอบแทน คำเหล่านี้มักใช้สลับกัน ทั้งสองหมายถึงคุณค่าทางการเงินของบริการที่พนักงานของคุณมอบให้กับองค์กรของคุณ
ค่าใช้จ่ายที่รวมอยู่ในค่าตอบแทนแตกต่างกันไปบ้างจากแต่ละรัฐ อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปมีดังต่อไปนี้:
- เงินเดือนและค่าจ้างขั้นต้นรวมถึงเงินเดือนย้อนหลังและค่าจ้าง
- ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งรวมถึงค่าคอมมิชชั่นทั้งหมดที่ได้รับโดยคนงานและค่าคอมมิชชั่นใด ๆ
- โบนัสรวมทั้งแผนโบนัสหุ้น
- วันหยุดวันหยุดและค่าป่วย
- ค่าล่วงเวลา ในทุกรัฐ แต่ไม่กี่ค่าตอบแทนรวมถึงการทำงานล่วงเวลาคำนวณที่อัตราตรง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงปกติของพนักงานคือ 20 เหรียญต่อชั่วโมง ถ้าคนงานจ่ายเงิน 600 ดอลลาร์เป็นเวลาเกิน 20 ชั่วโมงคุณจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลาเพียง $ 400 เท่านั้น
- การชำระเงินที่ทำโดยคุณซึ่งจะถูกระงับจากการจ่ายเงินของพนักงานตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับประกันสังคม Medicare หรือแผนบำนาญ
- การจ่ายเงินให้กับคนงานบนพื้นฐานอื่นที่ไม่ใช่เวลาทำงาน ตัวอย่างคือแบบแบ่งส่วนแบ่งการแบ่งปันผลกำไรหรือแผนการจูงใจ
- การจ่ายเงินหรือเบี้ยเลี้ยงสำหรับเครื่องมือมือหรือเครื่องมือไฟฟ้ามือถือที่คนงานใช้ในการทำงาน
- ค่าเช่าอพาร์ทเม้นต์หรือบ้านที่ให้แก่ลูกจ้าง นอกจากนี้ค่าที่พักและอาหารอื่น ๆ ที่ได้รับโดยคนงานเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้างของเขา
- การชำระเงินที่หักจากเงินเดือนขั้นต้นของพนักงานสำหรับการเกษียณอายุโรงอาหารหรือแผนออมทรัพย์
- เงินเดือนสำหรับพนักงานของผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย (ดูความคิดเห็นด้านล่าง)
สิ่งที่ได้รับการยกเว้นจาก Payroll?
มีค่าใช้จ่ายหลายอย่างที่มักจะถูกยกเว้นเมื่อมีการคำนวณการคำนวณเงินเดือนเพื่อประโยชน์ในการจัดประเภทประกันค่าชดเชยสำหรับแรงงาน แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ แต่ก็มักประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:
- คำแนะนำและบำเหน็จอื่น ๆ ที่พนักงานได้รับ
- การจ่ายเงินชดเชย (ยกเว้นเวลาทำงาน)
- ส่วนลดสินค้าที่ซื้อจากนายจ้าง
- ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ชดเชย
- จ่ายเงินสำหรับหน้าที่ทหารที่ใช้งานอยู่
- ค่าเบี้ยเลี้ยงสม่ำเสมอ
การจำแนกประเภท
งานหลักของผู้สอบบัญชีคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของผู้เอาประกันภัยได้รับการจัดประเภทอย่างเหมาะสม ระบบ จำแนกค่าชดเชยคนงาน ได้รับการออกแบบมาเพื่อแบ่งประเภท ธุรกิจ ไม่ใช่พนักงานแต่ละคน ผู้สอบบัญชีจะตรวจสอบการดำเนินงานของ บริษัท ของคุณเพื่อพิจารณาว่าการจัดหมวดหมู่พื้นฐานที่ระบุในนโยบายของคุณถูกต้องหรือไม่
การจำแนกประเภทพื้นฐานคือการจำแนกประเภทที่อธิบายถึงธุรกิจโดยรวมของคุณได้ดีที่สุด นี้มักจะเป็นเช่นเดียวกับการจำแนกการปกครอง (การแบ่งประเภทที่ได้รับมอบหมายเงินเดือนมากที่สุด) ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้ร้านเครื่อง พนักงานของคุณบางคนทำงานกับเครื่องกลึงขณะที่คนอื่น ๆ ใช้สว่านเจาะกระแทกหรือเครื่องปั๊ม กิจกรรมเฉพาะที่ดำเนินการโดยพนักงานของคุณอาจแตกต่างกันไปในแต่ละคน แต่พวกเขาทั้งหมดพอดีกับการจำแนกพื้นฐานของคุณร้านเครื่อง
พนักงานบางคนอาจปฏิบัติงานที่ต้องแยกประเภทออกจากกัน ตัวอย่างเช่นร้านขายเครื่องของคุณมีพนักงานที่ทำงานซึ่งทำหน้าที่ในสำนักงานที่ปิดล้อมอยู่ห่างจากคนงานคนอื่น ๆ พนักงานคนนี้น่าจะได้รับมอบหมายให้เป็นพนักงานสำนักงานเสมียนผู้หมวดแทนที่จะเป็นร้านขายเครื่องจักร
ระบบจำแนกค่าชดเชยแรงงานมีความซับซ้อนมาก ผู้สอบบัญชีของคุณอาจจัดประเภทธุรกิจใหม่ในลักษณะที่คุณไม่เข้าใจหรือไม่สมเหตุสมผล ในกรณีนี้ให้สอบถามผู้สอบบัญชีเพื่อขอคำอธิบาย หากคุณยังคงสับสนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโปรดสอบถาม ตัวแทนหรือนายหน้า ของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ
การประชุมกับผู้สอบบัญชี
ในการดำเนินการตรวจสอบผู้สอบบัญชีจะต้องพบกับคุณหรือตัวแทนที่เชื่อถือได้ของ บริษัท ของคุณ ถ้าคุณมอบงานนี้แก่บุคคลอื่นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขาหรือเธอ:
- รู้จักธุรกิจของคุณได้ดี
- เข้าใจถึงขั้นตอนทั้งหมดของการดำเนินงานของ บริษัท ของคุณ
- รู้ว่างานใดที่ พนักงาน แต่ละ คนทำ
- เข้าใจ นโยบายการจ่ายค่าชดเชยคนงาน ของ บริษัท ของคุณรวมถึงการจำแนกประเภทที่มีอยู่
- เข้าใจบันทึกทางการเงินของ บริษัท ของคุณรวมทั้งข้อมูลบัญชีเงินเดือนเพื่อให้เขาหรือเธอสามารถตอบคำถามจากผู้สอบบัญชี
เมื่อพบปะกับผู้สอบบัญชีคุณหรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งควรเป็นแบบมีส่วนร่วมและตอบคำถามของผู้สอบบัญชีเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่าเสนอข้อมูลที่ไม่ได้ร้องขอ
เช่นเดียวกับธุรกิจจำนวนมาก บริษัท ของคุณอาจจ้าง บริษัท ที่ทำบัญชีนอกสถานที่เพื่อจัดการกับฟังก์ชันบัญชีและเงินเดือนของคุณ หากพนักงานบัญชีของคุณพบกับการตรวจสอบในนามของคุณ? คำตอบคือไม่ ผู้ทำบัญชีของคุณสามารถให้ผู้สอบบัญชีทราบถึงบันทึกทางการเงินที่ตนต้องการในการตรวจสอบ อย่างไรก็ตามผู้สอบบัญชีจะต้องไปที่สถานที่ของคุณเพื่อดำเนินการตรวจสอบทางกายภาพ
ผู้รับเหมาช่วง
หลายรัฐมีกฎหมายที่กำหนดความรับผิดต่อผู้รับเหมาจ้างผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย กฎหมายเหล่านี้จะมีผลบังคับใช้กับคุณหากธุรกิจของคุณดำเนินธุรกิจในฐานะผู้รับเหมาและควบคุมงานให้กับผู้อื่น
ตัวอย่างเช่นสมมติว่า บริษัท ABC Construction ของคุณจ้างผู้รับเหมาช่วงที่เรียกว่า P & J Plumbing เพื่อทำงานท่อที่อาคารที่คุณกำลังปรับปรุงใหม่ พนักงานของ P & J ได้รับบาดเจ็บจากการทำงานและพยายามเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากพนักงาน อย่างไรก็ตาม P & J ไม่ได้ซื้อค่าชดเชยค่าชดเชยสำหรับแรงงาน ในรัฐส่วนใหญ่ผู้ได้รับบาดเจ็บสามารถหาผลประโยชน์ภายใต้นโยบายการชดเชยค่าแรงของคุณ
บริษัท ประกันภัย จำเป็นต้องมีกฎหมายเพื่อให้ผลประโยชน์แก่พนักงานของผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัย ดังนั้นผู้สอบบัญชีของคุณจะตรวจสอบเอกสารภาษีของคุณและมองหาแบบฟอร์ม 1099 ที่ออกให้กับผู้รับเหมาช่วง เขาหรือเธอจะตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณได้รับ หนังสือรับรองการประกันภัย จากผู้รับเหมาช่วงแต่ละรายที่คุณได้รับการว่าจ้าง หากผู้รับเหมารายย่อยรายใดที่คุณจ้างไม่ได้ระบุหลักฐานการประกันค่าชดเชยคนงานผู้สอบบัญชีจะเรียกเก็บค่าเบี้ยประกันภัยเพิ่มเติมสำหรับการรับประกันภัยของผู้รับเหมารายนั้น
อัตราค่าบริการสำหรับผู้รับเหมาช่วงที่ไม่มีประกันภัยจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่ผู้รับเหมาช่วงดำเนินการ ตัวอย่างเช่นถ้าผู้รับเหมาช่วงดำเนินการงานหลังคาจะใช้อัตราการจำแนกหลังคาที่เกี่ยวข้อง อัตรานี้จะถูกนำไปใช้ทั้งหมดหรือบางส่วนของต้นทุนของงานรับเหมาช่วง ถ้าเงินที่คุณจ่ายให้ผู้รับเหมาช่วงเป็นค่าแรงเพียงอย่างเดียวค่าใช้จ่ายทั้งหมด (หารด้วย 100) จะถูกใช้เป็นพื้นฐานของเบี้ยประกันภัย
ผู้รับเหมาเทียบกับผู้รับเหมาช่วง
หากธุรกิจของคุณไม่ใช่ผู้รับเหมาก่อสร้างคุณเป็นผู้รับผิดชอบต่อการบาดเจ็บที่พนักงานของผู้รับเหมาอิสระที่คุณจ้างทำไว้หรือไม่? คำตอบโดยทั่วไปคือไม่มี ผู้รับเหมาดำเนินธุรกิจที่ไม่ขึ้นกับคุณ ดังนั้นผู้รับเหมาจึงมีหน้าที่จัดหา สวัสดิการค่าชดเชย ให้แก่พนักงานที่ได้รับบาดเจ็บของตนเอง
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านค้าปลีก คุณจ้าง Fabulous Flooring ซึ่งเป็นผู้รับเหมาพื้นเพื่อฉีกพื้นเสื่อน้ำมันเก่าในร้านของคุณและแทนที่ด้วยใหม่ คุณร่างผลที่คุณต้องการ (ชั้นใหม่) และ Fabulous ทำงาน หัวหน้าคนงานดูแลคนงานปูพื้น ผู้บังคับบัญชากำหนดตารางการทำงานและสั่งการให้พนักงานปฏิบัติงานของตน หากพนักงาน Fabulous ได้รับบาดเจ็บขณะติดตั้งชั้นใหม่ Fabulous (ไม่ใช่ บริษัท ของคุณ) ควรเป็นผู้รับผิดชอบต่อคนงาน
มีสถานการณ์บางอย่างที่ บริษัท อาจต้องรับผิดต่อการบาดเจ็บของพนักงานผู้รับเหมาอิสระ ดังนั้นคุณควรยืนยันว่าผู้รับเหมาอิสระทั้งหมดของคุณจ้างให้หลักฐานว่าพวกเขาได้ซื้อประกันชดเชยแรงงาน