เป็นเพราะ สื่อสิ่งพิมพ์หรือสื่ออื่น ๆ เช่นคำแนะนำเกี่ยวกับสื่อและข่าวประชาสัมพันธ์จำเป็นต้องมีความสั้นและกระชับ
backgrounder ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่นักข่าวหรือสื่อต่างๆโดยไม่กระทบต่อรูปแบบมาตรฐานหรือที่อ่านง่ายของสื่อประชาสัมพันธ์หรือข่าวประชาสัมพันธ์
วิธีเขียน Backgrounder
หากต้องการเขียน backgrounder ให้เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ กับหัวข้อในมือ จากนั้นแทรกคำบรรยายตามข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการให้สื่อ ตัวอย่างบางส่วนของคำบรรยายหรือหมวดย่อยทั่วไปมีดังต่อไปนี้ ขั้นสุดท้ายให้กรอกข้อมูลตามความเหมาะสมตามหัวข้อย่อยของคุณ
เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่ของคุณจะมุ่งเน้นไปที่องค์กรสื่อให้เขียน backgrounder ตาม สไตล์ AP โปรดจำไว้ว่าคุณกำลังเขียนให้กับมืออาชีพที่วุ่นวายดังนั้นให้ใช้หัวข้อย่อยและกราฟิกที่ง่ายต่อการอ้างอิงมากเกินไป การวิจัยของคุณอาจเกี่ยวข้องกับ การสัมภาษณ์ลูกค้า หรือสมาชิกคนอื่น ๆ ขององค์กร การวิจัยจากภายนอกควรได้รับการอ้างถึงอย่างมากภายในองค์กรหลังการขายเนื่องจากนักข่าวมักต้องการติดตามและยืนยันข้อมูลของคุณ
พิจารณาการแก้ไข backgrounder ตามสื่อเป้าหมายของคุณ ลองนึกถึงว่าสื่อสำหรับสื่อมวลชนที่เหมาะสำหรับงานหรืองานที่คุณกำลังทำอยู่และจากนั้นพิจารณาว่าพวกเขาสนใจมากขึ้นในประวัติศาสตร์ของเหตุการณ์บทบาทของคนในองค์กรหรือความสามารถในการใช้งานทางภูมิศาสตร์ของ งานที่มือ (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนเหล่านี้อ่านต่อไปหมวดย่อยถัดไป!)
แม้จะมีข้อเสนอแนะข้างต้นนักสร้างภูมิหลังเช่นทุกชิ้นที่มุ่งเป้าไปที่ผู้หางานควรจะเก็บไว้โดยย่อ สิ่งสุดท้ายที่นักเขียนประชาสัมพันธ์ต้องการทำคือการสูญเสียความสนใจของสื่อ!
ส่วนของ Backgrounder
ข้อมูลทั่วไปขององค์กรเหตุการณ์หรือหัวข้อที่มือสถิติที่เกี่ยวข้องหรือข้อมูลอื่น ๆ ชื่อคำอธิบายและคุณสมบัติของบุคคลสำคัญภายในองค์กรคำชี้แจงโดยตรงว่าเหตุใดเหตุการณ์หรือปัญหาจึงเหมาะสมและคุ้มค่าครอบคลุม ในวัฏจักรข่าวสารในปัจจุบัน (และโดยทั่วไป) ข้อมูลทางภูมิศาสตร์หรือข้อมูลประชากรที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนี้และเรื่องราวที่น่าสนใจซึ่งนักข่าวสามารถใช้เพื่อสร้างเรื่องราวได้
นักเขียนอิสระและ Backgrounder
นักเขียนอิสระอาจพบว่าจำเป็นต้องเขียน backgrounder สำหรับลูกค้าที่ต้องการความสนใจจากสื่อไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นธุรกิจที่ไม่หวังผลกำไรหรือธุรกิจโดยทั่วไป คุณอาจได้รับการว่าจ้างให้เขียนเพียง backgrounder แต่มีแนวโน้มว่าลูกค้าของคุณจะต้องใช้เอกสารสื่อประเภทต่างๆหลายแบบถ้าไม่ใช่ชุดสื่อทั้งหมด อีกครั้งความต้องการเอกสารสื่อมักจะเกิดขึ้นในระหว่างการเปิดตัวการจัดงานหรือการแถลงข่าวแม้ว่าจะไม่ใช่กรณีดังกล่าวก็ตาม
วิธีใช้ Backgrounder
เอกสาร Backgrounder อาจถูกใช้เป็นส่วนหนึ่งของชุดสื่ออย่างเช่นเอกสารที่จัดเก็บไว้ในเว็บไซต์ขององค์กรหรือพิมพ์ออกมาในรูปของเอกสารในระหว่างงานแถลงข่าว โปรดทราบว่านี่หมายความว่าควรทำอย่างดีในการพิมพ์และระบบอิเล็กทรอนิกส์
มักใช้ร่วมกับเหตุการณ์สำคัญ ๆ เช่นการชุมนุมหรือการจัดงานแถลงข่าว อีกครั้งโดยทั่วไปจะมีเอกสารอื่น ๆ อีกหลายชุดเป็นชุดสื่อหรือชุดกด
พวกเขาสามารถใช้วิธีอื่นได้เช่นวิธีแนะนำองค์กรข่าวหรือเหตุการณ์ให้กับสื่อหรือเป็นพื้นฐานในการพูดคุย
Backgrounder โดยใช้ชื่ออื่น
ประวัติความเป็นมาอาจถูกเรียกโดยเงื่อนไขอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นอาจรวมหรือสับสนกับ " แผ่นข้อมูลจริง " มักใช้เป็นส่วนหนึ่งของ "ชุดสื่อ" ที่มีขนาดใหญ่