ที่สำคัญกว่านั้นก็คือต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อกับใครบางคนในธุรกิจในขณะที่อยู่ห่างออกไป
น่าจะเป็นเรื่องที่น่าผิดหวังมากสำหรับลูกค้าที่ต้องหันไปและไม่รู้จักติดต่อคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งขายบริการหรือแม้กระทั่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ก็ตาม การโทรของลูกค้าทุกรายมีความสำคัญและจำเป็นต้องมีการเข้าร่วมอย่างมืออาชีพ
เนื้อหาของอีเมลที่แจ้งเตือนลูกค้าและเพื่อนร่วมงานที่พยายามสื่อสารกับคุณทางอีเมลควรสอดคล้องกับเนื้อหาข้อความเสียงที่จะทักทายผู้โทร ถ้าคุณใช้ Outlook 2010 และเชื่อมต่อผ่านทาง Microsoft Exchange server ให้คลิกที่แท็บ File จากนั้นคลิกที่ไอคอน Automatic Replies
จากนั้นจะเริ่มขั้นตอนการสร้างอีเมลชั่วคราวที่ส่งถึงทุกคนที่ส่งอีเมลขณะที่คุณอยู่นอกสำนักงาน การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งออกเนื่องจากคุณเปิดใช้งานข้อความชั่วคราวนี้ คุณสามารถดูคำแนะนำในการสร้างอีเมลนี้ได้ที่นี่: อีเมลนอกสำนักงานสำหรับ Outlook Exchange
หากคุณไม่ได้เชื่อมต่อผ่านเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange กระบวนการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยเนื่องจากไม่มีไอคอน "การตอบกลับอัตโนมัติ" ในบัญชีอีเมลประเภทนี้ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างอีเมลประเภทเดียวกันนี้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Exchange สามารถดูได้จากที่นี่: ไม่อยู่นอกสำนักงานสำหรับคนอื่น ๆ ทั้งหมด
ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างเนื้อหาของอีเมลที่จะถูกส่งไปยังอีเมลทั้งหมดที่ส่งอีเมลถึงคุณขณะที่คุณอยู่ห่างจากที่ทำงาน อีเมลนี้ควรบอกระยะเวลาที่คุณจะออกจากออฟฟิศวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในระหว่างที่คุณอยู่ (ถ้าเหมาะสม) และผู้ที่อยู่ในธุรกิจติดต่อแทนคุณถ้าคุณไม่ต้องการที่จะเข้าถึงในช่วงเวลาที่คุณอยู่ห่างจาก สำนักงาน.
ตัวอย่าง:
สวัสดี,
ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ฉันกำลังออกจากออฟฟิศและจะกลับมาในวันจันทร์ที่ 1 ธันวาคมฉันจะสามารถเข้าถึงอีเมลได้ จำกัด ในช่วงเวลานี้ดังนั้นการตอบกลับของฉันอาจล่าช้าเล็กน้อย หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันทีโปรดส่งอีเมลไปที่ผู้ช่วยของฉัน Barbara Colson ที่อยู่อีเมลของเธอคือ bcolson@xyz.com
สุขสันต์วันหยุด!
Shahira
Microsoft มีแม่แบบและตัวอย่างอื่น ๆ ที่สามารถพบได้ที่นี่: แม่แบบและออฟฟิสนอกสำนักงาน อย่าลืมปิดข้อความชั่วคราวนี้เมื่อคุณกลับไปที่สำนักงานมิเช่นนั้นใครที่ส่งอีเมลถึงคุณหลังจากที่คุณกลับมาที่สำนักงานจะได้รับข้อความเดียวกันนี้ต่อไป
ตอนนี้คุณได้สร้างอีเมลขาออกแล้วการสร้างข้อความเสียงขาออกที่คล้ายกันซึ่งสอดคล้องกับสายเรียกเข้าของคุณทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย ใช้คำเดียวกันจากอีเมลการอ้างอิงที่ควรได้รับการติดต่อในกรณีที่คุณไม่มีและระบุเมื่อคุณจะกลับมา
สำหรับข้อความเสียงคุณจำเป็นต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลแทนที่อยู่อีเมล
ตัวอย่าง:
สวัสดี,
คุณถึงโต๊ะของ Shahira Raineri แล้ว โปรดฟังข้อความทั้งหมดนี้ ฉันจะออกจากออฟฟิศจนถึงวันจันทร์ 5 มกราคมหากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันทีกรุณาติดต่อผู้ช่วยของฉัน Barb Colson หมายเลขโทรศัพท์ของเธอคือ 212-555-xxxx
ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณเมื่อฉันกลับมา ขอบคุณ