สิ่งที่ต้องทำก่อนออกเดินทางสำหรับวันหยุด
การเตรียมพร้อมในการทำงานก่อนที่คุณจะปิดทำการในวันหยุดต้องเตรียมตัวอย่างรอบคอบ การส่งข้อความที่เหมาะสมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าผู้ขายและพนักงานของคุณสามารถวางแผนการปิดเครื่องและนั่นหมายความว่าคุณจะไม่ต้องรับมือกับข้อร้องเรียนที่โกรธมากมายก่อนและหลังการหยุดพัก ที่ควรจะทำให้สำหรับวันหยุดที่ไม่ห่วงและสมควรได้รับส่วนที่เหลือ
ต่อไปนี้เป็นรายการตรวจสอบขั้นตอนง่ายๆจากการตั้งค่าข้อความที่หายไปสำหรับวันหยุดเพื่อตั้งค่าเทอร์โมสแตทซึ่งจะทำให้วันหยุดของคุณปิดได้อย่างราบรื่นและให้ผลกำไร
01 - แจ้งพนักงานลูกค้าและผู้ขาย
คุณสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบผ่านทางเว็บไซต์และข้อความของผู้ดูแลระบบอัตโนมัติในระบบโทรศัพท์ของคุณ
ผู้จัดจำหน่าย (โดยเฉพาะผู้ที่มีตารางการจัดส่งซ้ำ) ควรได้รับแจ้งทางอีเมลโทรศัพท์หรือไปรษณีย์ปกติ
02 - แจ้งเจ้าหน้าที่หรือบริการรักษาความปลอดภัย
แจ้งเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยหรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของคุณเกี่ยวกับวันปิดรับที่กำลังจะมาถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการความปลอดภัยของคุณมีรายชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินที่อัปเดตซึ่งมีข้อมูลการติดต่อรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์สำหรับคุณและพนักงานที่สำคัญของคุณ พวกเขาควรจะรู้ว่าใครจะติดต่อในกรณีที่เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยแม้ในขณะที่ออฟฟิศปิดทำการธุรกิจและผู้ที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ในอาคารในช่วงปิดกิจการ
03 - เปลี่ยนการทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
หนึ่งสัปดาห์หรือสองวันก่อนการปิดบัญชีให้บันทึก คำทักทายผู้ดูแลระบบอัตโนมัติ ในระบบโทรศัพท์ของคุณซึ่งจะอธิบายว่าสำนักงานจะปิดเป็นระยะเวลานาน รวมวันที่ที่คุณจะปิดและเมื่อคุณคาดว่าจะเปิดอีกครั้ง ก่อนออกเดินทางให้บันทึกคำทักทายอัตโนมัติครั้งที่สองโดยเน้นที่เวลาที่คุณจะกลับมาและเมื่อเหมาะสมกับผู้ที่โทรติดต่อควรส่งคำตอบใด ๆ ในกรณีที่คุณไม่อยู่
หากคุณให้บริการฉุกเฉินเช่นการทำความร้อนและระบายความร้อนระบบประปาหรือบริการลูกค้าสำคัญอื่น ๆ โปรดแจ้งให้ผู้โทรติดต่อถึงบริการตอบรับหรือโทรศัพท์เคลื่อนที่ของคุณในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน
04 - แจ้งบริการตอบรับของคุณ
แจ้ง บริการตอบรับของคุณ เกี่ยวกับวันที่ที่ทำการจะปิดและปรับปรุงรายชื่อผู้ติดต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงานที่จะโทร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าใครจะติดต่อในสถานการณ์เฉพาะ คุณไม่ต้องการให้ผู้จัดการระดับสูงแจ้งเตือนในกรณีที่เกิดปัญหาการแสดงโฆษณาเช่น
05 - เปลี่ยนข้อความเสียงทักทาย
หากระบบโทรศัพท์ของคุณอนุญาตให้พนักงานรับโทรศัพท์ภายนอกได้ที่โต๊ะทำงานของพวกเขาให้สั่งให้พวกเขาบันทึกข้อความ "ปิดสำหรับวันหยุดพักผ่อน" หรือข้อความแจ้งเตือนข้อความเสียง "ไม่อยู่ในที่ทำการสำนักงาน" ซึ่งจะให้รายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการโทร พนักงานควรแจ้งให้ผู้โทรทราบเมื่อพวกเขาจะกลับไปที่สำนักงานและจะทำอย่างไรหากต้องการความช่วยเหลือในทันทีขณะที่สำนักงานปิดทำการ ในกรณีส่วนใหญ่คุณไม่ต้องการให้พนักงานแจ้งข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคล
06 - ลดอุณหภูมิ, ปิดอุปกรณ์สำนักงาน
ประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายด้วยการตั้งค่าหรือเขียนโปรแกรมเครื่องควบคุมอุณหภูมิในสำนักงานใหม่ในระหว่างการปิดระบบ คุณจะประหลาดใจที่ประหยัดค่าใช้จ่ายที่คุณสามารถเกิดขึ้นและอาจเป็นโอกาสในการประชาสัมพันธ์ที่ดี แสดงว่า บริษัท ของคุณมุ่งมั่นที่จะรักษาทรัพยากรไว้
นอกจากนี้คุณยังสามารถประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายได้ด้วยการปิดอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่จำเป็นทั้งหมดเช่นไฟโต๊ะเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์
07 - เซิร์ฟเวอร์สำรอง
หากคุณมีคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ารอบการสำรองข้อมูลทำงานอย่างถูกต้องก่อนและหลังการปิดระบบ ลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติด้วยการตั้งเวลาสำรองข้อมูลนอกสถานที่สำหรับรถกระบะต้น ๆ แทนที่จะรอให้ธุรกิจเปิดใหม่ นี่เป็นพื้นที่ที่คุณต้องการให้มีคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับผู้ที่จะติดต่อในกรณีที่มีปัญหาเพื่อให้แน่ใจว่าบริการตอบรับของคุณได้รับแจ้งอย่างถูกต้อง
08 - ห้ามปิด
มีอุปกรณ์สำนักงานบางอย่างที่คุณไม่ควรปิด ได้แก่ :
- เครื่องโทรสาร
- ระบบโทรศัพท์
- เซิร์ฟเวอร์และระบบสำรองข้อมูล
- หน่วยทำความเย็น
- ระบบรักษาความปลอดภัย