มารยาททางธุรกิจของข้อความเสียง
เมื่อผู้ ดูแลระบบอัตโนมัติ โอนสายไปยังส่วนขยายนั้นส่วนขยายที่พร้อมใช้งานถัดไปจะรับสาย หากส่วนขยายของแผนกบัญชีทั้งหมดไม่ว่างหรือไม่พร้อมใช้งานการโทรจะถูกโอนไปยังกล่องข้อความเสียงของแผนก
ข้อความอวยพรข้อความเสียง
ระบบโทรศัพท์ของคุณมีอยู่ใน บริษัท ของคุณอาจมีตัวเลือกต่างๆสำหรับคำทักทายข้อความประเภทต่างๆที่คุณได้รับอนุญาตให้แต่ง ซึ่งรวมถึง:
- ข้อความเสียงทั่วไป
ข้อความอวยพรข้อความเสียงทั่วไป จะใช้เป็นคำทักทายข้อความเสียงเริ่มต้นหากไม่มีการตั้งประเภทอวยพรอื่น ๆ - การทักทายข้อความเสียงภายใน
ใช้เพื่อทักทายผู้ที่ติดต่อแผนกของคุณจากภายใน บริษัท ของคุณเอง (เช่นจากส่วนขยายอื่น) โดยทั่วไปสิ่งนี้ใช้ได้กับ บริษัท ขนาดใหญ่เท่านั้น - ข้อความอวยพรข้อความภายนอก
คำทักทายนี้จะเล่นสำหรับผู้ที่โทรจากภายนอก บริษัท ของคุณ ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของระบบโทรศัพท์ของคุณอาจแสดงคำทักทายของ บริษัท ทั่วไปที่ผู้ติดต่อภายนอกทุกคนจะได้ยิน ถ้าชื่อของ บริษัท ของคุณได้รับการกล่าวถึงในคำทักทายนั้นคุณไม่จำเป็นต้องพูดซ้ำในคำทักทายของแผนก
- ข้อความแจ้งเตือนข้อความชั่วคราวหรือ "ไม่อยู่ในที่ทำงาน"
ข้อความอวยพรข้อความชั่วคราวหรือไม่อยู่ที่สำนักงานถูกตั้งค่าไว้เมื่อทั้งแผนกจะไม่สามารถใช้งานได้ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่นแผนกมีเฉพาะพนักงานระหว่าง 8:00 น. ถึง 17:00 น. หรือมีการประชุมแผนกบังคับซึ่งจะนำบุคคลทั้งหมดออกจากการตอบรับโทรศัพท์ ระบบวอยซ์เมลส่วนใหญ่จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุและเวลาได้ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องปิดระบบเมื่อแผนกของคุณกลับมาทำงานตามปกติ
- ในการแจ้ง เตือนข้อความเสียง ทาง โทรศัพท์ (ไม่ว่าง)
คำทักทายนี้ใช้เพื่อแจ้งผู้โทรว่าแผนกมีอยู่ แต่ไม่มีใครสามารถใช้สายได้ทันทีเนื่องจากส่วนขยายทั้งหมดในแผนกสระว่ายน้ำกำลังยุ่งอยู่กับผู้ติดต่อรายอื่น
องค์ประกอบของการทักทายข้อความเสียงของกรมดี
- ชื่อห้างสรรพสินค้า
- แถลงว่าคุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้
- คำเชิญให้ออกจากข้อความ
- เมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะได้รับสายเรียกเข้า
- ตัวเลือกเพิ่มเติมที่มีอยู่ (เช่น "กดปุ่มปอนด์เพื่อกลับไปที่ ... ")
- ที่อยู่เว็บไซต์หากสามารถให้ข้อมูลที่มีความหมาย
- ไม่เกิน 20 - 25 วินาที (กฎของหัวแม่มือ)
- อย่าเริ่มต้นด้วยคำทักทาย "การโทรของคุณสำคัญมากสำหรับเรา ... " วลีนี้ใช้มากเกินไปและมักเป็น "ปิด" กับผู้โทร
- หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไปและทำให้คำทักทายที่ยาวเกินไป
ตัวอย่างทักทายข้อความเสียงกรมดี
- คุณได้มาถึงแผนกบัญชีแล้ว ตัวแทนทั้งหมดของเราไม่ว่างให้บริการสายอื่น ๆ แทนที่จะเสียเวลาอันมีค่าของคุณไว้เราต้องการส่งคืนการโทรภายในสองชั่วโมงทำการ ถ้าคุณต้องการกลับไปที่เมนูก่อนหน้าให้กดดาวทันที มิเช่นนั้นให้ทิ้งข้อความรายละเอียดพร้อมชื่อและหมายเลขไว้ หลังจากที่คุณบันทึกข้อความคุณสามารถกดปุ่มปอนด์เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ขอบคุณที่โทรมา.
- คุณได้ติดต่อฝ่ายขายที่ Operations Tech, Inc. ตัวแทนฝ่ายขายทั้งหมดของเราไม่ว่างที่ให้บริการลูกค้ารายอื่น แต่เราต้องการส่งคืนการโทรของคุณโดยเร็วที่สุด สำหรับข้อมูลการกำหนดราคาในปัจจุบันหรือเพื่อตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อของคุณโปรดไปที่เว็บไซต์ของเรา มิเช่นนั้นโปรดฝากข้อความไว้กับชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียง หากคุณต้องการกลับไปที่เมนูก่อนหน้าให้กดปุ่มดาวเลย
- คุณได้ไปที่แผนกบัญชีที่ Operations Tech, Inc. แผนกนี้ปิดอยู่ เวลาทำการปกติของเราคือตั้งแต่ 8.00 น. - 17.00 น. วันจันทร์ถึงวันศุกร์ เราปิดทำการในวันเสาร์และวันอาทิตย์ คุณสามารถกดปุ่มดาวได้ตลอดเวลาเพื่อกลับไปยังเมนูก่อนหน้า มิฉะนั้นโปรดทิ้งข้อความไว้ในชื่อและหมายเลขของคุณและเราจะคืนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเมื่อสำนักงานเปิดใหม่ คุณอาจวางสายหลังจากออกจากข้อความหรือกดปุ่มปอนด์เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ขอบคุณที่โทรมา.
คำทักทายข้อความไม่ดี
- คุณมาถึงฝ่ายขายแล้ว ฝากข้อความไว้
- สวัสดี. คุณได้เข้าสู่แผนกบัญชีที่ XYZ.com แล้ว นักบัญชีทั้งหมดกำลังเข้าร่วมการประชุมภาคบังคับและไม่มีใครสามารถโทรหาคุณได้ การโทรของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราและเราต้องการส่งคืนสายของคุณทันทีที่เรากลับมา อย่างไรก็ตามเป็นที่สิ้นสุดของปีและงานที่ค้างอยู่ของเรามีความยาวมาก หากคุณกำลังโทรติดต่อเกี่ยวกับการชำระเงินในบัญชีที่ค้างชำระโปรดแจ้งให้เราทราบในข้อความของคุณเพื่อให้เราสามารถโทรหาคุณได้ทันที มิฉะนั้นโปรดรอสักครู่และส่งข้อความลับถึงเรา
- แผนกปิด โปรดฝากข้อความหลังจากเสียง