โรงแรมหลายแห่งได้พึ่งพาโรงแรม RFP (Request for Proposals) ของโรงแรมเช่น Conventionplanit.com และ sabrehotelrfp.com เพื่อส่งเสริมความสามารถในการประชุมและการประชุมของพวกเขา พวกเขายังได้พัฒนารูปแบบ RFP ออนไลน์ของตัวเอง
อย่างไรก็ตามนักวางแผนจำนวนมากไม่เต็มใจที่จะส่ง RFP จากโรงแรมของตนผ่านเครื่องมือค้นหาของบุคคลที่สาม นักวางแผนหลายคนชอบที่จะยื่นคำร้องขอเสนอราคาโรงแรมโดยตรงกับโรงแรมและศูนย์การประชุม
ข้อมูลใดบ้างที่รวมอยู่ใน RFP ของโรงแรม?
เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการช่วยผู้วางแผนในการพัฒนารูปแบบของตัวเองสำหรับการเสนอราคาของโรงแรมและความต้องการของเหตุการณ์อื่น ๆ คือ กิจกรรมที่ได้รับการยอมรับ จากเครื่องมือการ แลกเปลี่ยน จาก Convention Industry Council
องค์ประกอบพื้นฐานสำหรับ RFP ของโรงแรมควรมีดังต่อไปนี้:
- ข้อมูลการติดต่อพื้นฐานของผู้ขอ (ชื่อชื่อองค์กรที่อยู่โทรศัพท์อีเมล ฯลฯ )
- วันที่จัดกิจกรรม (มีตัวเลือกที่แตกต่างกันอย่างน้อยสองตัว)
- ห้องพักที่จำเป็น (วันที่และจำนวนห้องพัก)
- คำขอห้องประชุม (วันที่, ขนาดห้อง, ปริมาณ)
- ข้อกำหนดด้านอาหารและเครื่องดื่ม
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับการเข้าถึง
- ข้อกำหนดในการจัดส่งและรับสินค้า
- ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ RFP
นอกจากนี้สมาคมการท่องเที่ยวธุรกิจทั่วโลก (GBTA) ยังมอบเครื่องมือ RFP สำหรับโรงแรมที่หลากหลายซึ่งผู้วางแผนงานอาจต้องการพิจารณา
องค์ประกอบของโรงแรม GBTA RFP รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อมูลภาพรวมสถานที่โรงแรม
- ข้อมูลภาพรวมผู้ขอ RFP
- รายละเอียดของรายละเอียดของห้องพัก
- ขนาดพื้นที่ประชุมของโรงแรม
- จำนวนห้องประชุม
- ขนาดห้องบอลรูมที่ใหญ่ที่สุดของโรงแรมหรือห้องประชุม
- ความสูงเพดานสำหรับห้องบอลรูมหรือห้องประชุมที่ใหญ่ที่สุด
- โรงแรมมีห้องประชุมคณะกรรมการถาวรหรือไม่?
- ห้องประชุมคณะกรรมการมีจำนวนเท่าไร?
- โรงแรมมีพื้นที่จัดแสดงพิเศษหรือไม่?
- ขนาดของพื้นที่จัดแสดงคือเท่าไร?
- ระยะทางไปยังศูนย์การประชุมในพื้นที่คืออะไร?
- ชื่อศูนย์การประชุมคืออะไร?
- เปอร์เซ็นต์ภาษีสำหรับอาหารและเครื่องดื่มคืออะไร?
- เปอร์เซ็นต์ค่าบริการจัดเลี้ยงคืออะไร?
- ค่าบริการจัดเลี้ยงจะเสียภาษีหรือไม่?
- โรงแรมมีบริการภาพและเสียงในตัว (A / V) หรือไม่?
- โรงแรมจะเสนอส่วนลดสำหรับบริการ A / V ภายในโรงแรมหรือไม่?
- โรงแรมจะอนุญาตให้ลูกค้านำผู้ขาย A / V ภายนอกหรือไม่?
- ห้องประชุมมีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงไร้สายกี่ห้อง?
- ห้องประชุมมีวิธีการประชุมทางวิดีโอได้อย่างไร?
- มีค่าธรรมเนียมสำหรับการใช้ผู้ขาย A / V ของตัวเองหรือไม่?
- โรงแรมยอมรับ "บัตรประชุม" สำหรับการชำระเงินหรือไม่?
- โรงแรมมีอัตราค่าห้องประชุมหรือไม่?
นอกจากนี้การแชร์กับการขายโรงแรมประเภทกิจกรรมที่คุณกำลังให้บริการจะเป็นประโยชน์ นี่จะทำให้พวกเขามีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ
ข่าวดีเกี่ยวกับการทำงานกับโรงแรมก็คือส่วนใหญ่ควรมีประสบการณ์พอสมควรในการจัดกิจกรรมที่คล้ายกันและผู้จัดการฝ่ายการขายหรือผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงจะสามารถแบ่งปันรายละเอียดเพิ่มเติมกับคุณเกี่ยวกับวิธีการช่วยวางแผนงานให้บรรลุเป้าหมายของพวกเขา