ก่อนจัดเตรียมและแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2

01 - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพนักงานที่ถูกจัดแบ่งอย่างถูกต้องในฐานะพนักงาน

ลูกจ้าง เป็นคนงานที่ปฏิบัติงานตามทิศทางของนายจ้าง โดยทั่วไปทุกคนที่ทำหน้าที่ให้บริการสำหรับองค์กรเป็นพนักงานหากองค์กรสามารถควบคุมสิ่งที่จะทำและจะทำอย่างไร

ในทางกลับกัน ผู้รับเหมาอิสระ คือบุคคลหรือธุรกิจที่ให้บริการแก่บุคคลหรือธุรกิจรายอื่น ผู้รับเหมาอิสระเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากและไม่ถือว่าเป็นลูกจ้าง ตัวอย่างของผู้รับเหมาอิสระคือที่ปรึกษาตัวแทนหรือนายหน้า การทำงานของผู้รับเหมาอิสระมักเป็นเรื่องบังเอิญหรือไม่จำเป็นต่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่นบริการทำความสะอาดตัวประมวลผลเงินเดือนหรือบริการด้านไอที

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ จำแนกประเภทของพนักงานเป็นพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ และปรึกษาทนายความเพื่อขอความช่วยเหลือ

02 - ตรวจสอบวันที่จัดจำหน่ายและจัดเก็บข้อมูลสำหรับปีปัจจุบัน

ขั้นตอนสองขั้นตอนเกี่ยวข้องกับกระบวนการ W-2 ขั้นตอนแรกคือแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงาน ขั้นตอนที่สองคือการยื่นแบบฟอร์มเหล่านี้ด้วย Social Security Administration (SSA)

กำหนดเวลาสำหรับการแจกจ่ายให้กับพนักงานและการยื่นต่อ SSA คือวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป นี่คือกำหนดเวลาใหม่ก่อนหน้านี้สำหรับการยื่นแบบ SSA ได้รับการตั้งค่าเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงทางภาษี อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ กำหนดเวลา W-2 และ 1099

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้แบบฟอร์มแก่พนักงานในช่วงต้นเดือนมกราคมเพื่อให้พวกเขามีเวลาทบทวนพวกเขาเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

03 - ตรวจสอบแบบฟอร์ม W-4 ของพนักงาน

นายจ้างจะต้องมี แบบฟอร์ม W-4 สำหรับเก็บไว้สำหรับพนักงานทุกคนตลอดเวลา แบบฟอร์ม W-4 รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการกำหนดจำนวนหักภาษีเงินได้ของพนักงานของรัฐบาลกลางโดยใช้สถานภาพสมรสจำนวนผู้อยู่ในอุปการะและจำนวนเงินที่ต้องระงับ

ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 เมื่อเช่าและเมื่อใดก็ตามที่พนักงานประสงค์จะเปลี่ยนแปลง พนักงานควรเปลี่ยนแบบฟอร์ม W-4 หากข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (รวมถึงสถานภาพการสมรสและจำนวนผู้ที่อยู่ในความอุปการะ) เปลี่ยนแปลงหรือถ้าที่อยู่ของพนักงานเปลี่ยนแปลงไป พนักงานอาจเปลี่ยนแบบฟอร์ม W-4 ได้ตลอดเวลาเพื่อเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินที่ หัก ณ ที่จ่าย

ในแต่ละปีก่อนสิ้นปีนายจ้างควรขอให้พนักงานทุกคนทบทวนแบบฟอร์ม W-4 เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลถูกต้อง

การให้แน่ใจว่าพนักงานมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันในแบบฟอร์ม W-4 จะช่วยให้คุณเตรียมและแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2

04 - รวบรวมข้อมูลบัญชีเงินเดือนสำหรับฟอร์ม W-2

ขั้นแรกคุณจะต้องมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณสำหรับแบบฟอร์ม W-2 ทั้งหมด:

• หมายเลขประจำตัวนายจ้าง ของ บริษัท ของคุณ
• ชื่อที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ของธุรกิจ
• และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีประจำรัฐของ บริษัท ของคุณ

จากนั้นคุณจะต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนทั้งข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลเงินเดือน:

• ชื่อและที่อยู่ของพนักงานและหมายเลขประกันสังคมหรือ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี อื่น ๆ
• จำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานคนนั้น: ค่าจ้างรวมเคล็ดลับและค่าชดเชยอื่น ๆ
• จำนวนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่ระงับ
• ค่าประกันสังคม ( สูงสุดไม่เกิน วงเงิน ประกันสังคม ปี)
• ค่ารักษาพยาบาลและคำแนะนำของเมดิแคร์รวมทั้งภาษี Medicare ที่หักภาษีรวมทั้ง ภาษี Medicare เพิ่มเติม สำหรับพนักงานที่มีรายได้สูง
• จัดสรร เคล็ดลับของพนักงานแล้ว
• สิทธิประโยชน์ทดแทนที่จ่ายให้และ ผลประโยชน์ อื่น ๆ ที่ ต้องเสียให้กับพนักงาน
• สำหรับแต่ละรัฐที่ลูกจ้างทำงานค่าจ้างและเคล็ดลับของรัฐที่จ่ายและเก็บภาษีเงินได้ของรัฐไว้
• ค่าจ้างท้องถิ่นและเคล็ดลับการชำระเงินและภาษีเงินได้ในประเทศถูกหักภาษี

05 - ทบทวนการประมวลผล W-2 - จะสร้าง W-2 ได้อย่างไร?

หาก บริษัท ของคุณเพิ่งเริ่มใช้การประมวลผลเงินเดือนหรือถ้าสถานการณ์เงินเดือนของคุณมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้คุณควรตรวจสอบขั้นตอนการค้นหาเสร็จสิ้นและแจกจ่ายรายงานสิ้นปีให้กับพนักงาน คุณสามารถ ขอรับแบบฟอร์ม W-2 จากที่จัดเก็บสำนักงาน CPA ของคุณจากซอฟต์แวร์ภาษีหรือบัญชีหรือจาก IRS

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-2 จาก IRS หรือที่อื่น ๆ บนอินเทอร์เน็ตได้ สำเนา A ของฟอร์ม W-2 มีสีหมึกสีแดงเฉพาะและไม่สามารถทำซ้ำได้ คุณต้องยื่นแบบฟอร์ม A สำเนากรมธรรม์ประกันภัยทางสังคมของ IRS เฉพาะ (นี่คือสำเนาที่คุณเก็บและยื่นขอประกันสังคม ณ สิ้นเดือนกุมภาพันธ์)

ต่อไปนี้เป็นตัวเลือกสำหรับการจัดเตรียมฟอร์ม W-2:

• ใช้โปรแกรมบัญชี หากคุณมีพนักงานเพียงไม่กี่คนและคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีคุณอาจสามารถซื้อโปรแกรม Add-on เพื่อจัดเตรียมฟอร์ม W-2 โดยใช้ซอฟต์แวร์นี้
• การใช้ซอฟต์แวร์เตรียมภาษี หากคุณใช้หนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์จัดเตรียมภาษีร่วมกันทั้งแบบออนไลน์หรือแบบเดสก์ท็อปและคุณได้ซื้อเวอร์ชันธุรกิจของซอฟต์แวร์นี้ให้ตรวจสอบเพื่อดูว่ามีการประมวลผล W-2 อยู่หรือไม่ Shirley Elmblad, คู่มือการเงินซอฟต์แวร์มีบทความเกี่ยวกับบทวิจารณ์ซอฟต์แวร์ภาษี
• การใช้แบบฟอร์ม W-2 ที่ซื้อ มา บริษัท จัดหาวัสดุสำนักงานรายใหญ่ได้จัดทำ W-2 ไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้กับซอฟต์แวร์บนแผ่นซีดีซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลสำหรับฟอร์มเหล่านี้ด้วยตนเองและพิมพ์ออกมาในเครื่องพิมพ์ของคุณ

วิธีใดที่คุณใช้ในการกรอกและพิมพ์ฟอร์ม W-2 ควรมี รูปแบบการส่ง W-3

06 - พิจารณาวิธีกระจายแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงาน

เมื่อคุณสร้างฟอร์ม W-2 แล้วการตัดสินใจครั้งต่อไปของคุณคือการแจกจ่ายให้กับพนักงาน โปรดจำไว้ว่ากำหนดเส้นตายสำหรับการแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานคือวันที่ 31 มกราคมของปีถัดจากปีภาษี ตัวอย่างเช่นนายจ้างที่ต้องการแจกจ่าย W-2s ปีภาษี 2016 มีจนถึง 31 มกราคม 2017 เพื่อแจกจ่ายให้

คุณมีตัวเลือกสองแบบในการแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2 ที่พิมพ์ให้กับพนักงาน: ส่งจดหมายหรือแจกจ่ายให้กับพนักงานด้วยตนเอง ถ้าพนักงานได้รับแบบฟอร์ม W-2 ด้วยตนเองคุณอาจต้องการให้พนักงานเซ็นชื่อว่าได้รับแบบฟอร์มเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับว่าทำแบบนี้หรือไม่

07 - ตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนส่งแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงาน

เพื่อลดปัญหาและต้องส่งแบบฟอร์ม W-2 อีกครั้งให้ตรวจสอบแบบฟอร์ม W-2 เพื่อดูข้อผิดพลาดโดยใช้รายการตรวจสอบนี้ ข้อผิดพลาด W-2 ทั่วไป รวมถึงการใช้รูปแบบของปีที่ไม่ถูกต้องโดยไม่รวมข้อมูลใส่ข้อมูลในช่องที่ไม่ถูกต้องและไม่สามารถระงับการหักภาษีเงินได้ประกันสังคมได้สูงสุด

08 - การจัดการคำขอพนักงานสำหรับฟอร์ม W-2 ที่ซ้ำกัน

พนักงานมักจะใส่ข้อมูลผิดพลาดหรือสูญเสียฟอร์ม W-2 และอาจมาที่แผนกบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อขอสำเนาแบบฟอร์ม W-2 ซ้ำกัน ก่อนที่คุณจะแจกจ่ายรูปแบบ W-2 ให้พิจารณาว่าคุณจะจัดการกับคำขอเหล่านี้อย่างไร:

• ถ้าคุณได้พิมพ์แบบฟอร์มภายในคุณสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม W-2 ใหม่และส่งหรือส่งไปที่พนักงานได้
• หากฟอร์มได้จัดทำขึ้นโดยบริการจ่ายเงินเดือนภายนอกพวกเขาอาจคิดค่าบริการสำหรับการพิมพ์ซ้ำและส่งแบบฟอร์ม คุณอาจต้องการเรียกเก็บเงินจากพนักงานเป็นครั้งแรกหรือซ้ำสองครั้งในหนึ่งปี (เกิดขึ้น!)

สิ่งที่คุณตัดสินใจเป็นความคิดที่ดีในการสื่อสารนโยบายเกี่ยวกับรูปแบบที่ซ้ำกันให้กับพนักงาน การคิดค่าบริการซ้ำซ้อนอาจดูเหมือนมาก แต่อาจช่วยลดจำนวนรูปแบบที่คุณต้องเสีย

09 - การยื่นแบบฟอร์ม W-2 และ W-3 กับหน่วยงานประกันสังคม

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจในการจัดทำแบบฟอร์ม W-2 และแจกจ่ายแบบฟอร์มเหล่านี้ให้กับพนักงาน (ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดจากปีภาษี) การตัดสินใจครั้งต่อไปของคุณคือการกำหนดวิธีการยื่นแบบฟอร์มเหล่านี้กับ Social Security Administration (SSA) .

ต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 ทั้งหมดพร้อมกับ แบบฟอร์มการ โอนเงิน W-3 สองตัวเลือกสำหรับการส่งแบบฟอร์มเหล่านี้:

• คุณสามารถ ออนไลน์ได้ ที่ส่วนบริการทางธุรกิจออนไลน์ของเว็บไซต์ประกันสังคม คุณจะต้องลงทะเบียนก่อนจากนั้นจึงกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ที่เหมาะสม ถ้าคุณยื่นแบบออนไลน์กับ BSO คุณไม่จำเป็นต้องใส่แบบฟอร์ม W-3
• นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งแบบฟอร์ม W-2 ที่กรอกเรียบร้อยพร้อมแบบฟอร์ม W-3 ให้กับ Social Security Administration

นี่คือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ เตรียมแบบฟอร์ม W-3

10 - ตรวจสอบระเบียบข้อบังคับของรัฐเกี่ยวกับการแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2

เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์ม W-2 สำหรับพนักงานส่วนหนึ่งส่วนใดของแบบฟอร์ม (สำเนา 1) ถูกกำหนดให้ส่งไปยังรัฐที่ลูกจ้างทำงาน หากพนักงานทำงานในรัฐมากกว่าหนึ่งรัฐคุณจะต้องส่งสำเนาของแบบฟอร์ม W-2 ให้กับแต่ละรัฐ

แต่ละรัฐมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับการส่งแบบฟอร์ม W-2 และแบบฟอร์มการถ่ายทอดใด ๆ ตรวจสอบกับหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐหรือแผนกรายได้ของรัฐเพื่อเรียนรู้ความต้องการของรัฐนั้น

UPDATE: รัฐหลายแห่งสอดคล้องกับกำหนดเส้นตายสำหรับการยื่น W-2s ก่อนหน้านี้กับ SSA ในวันที่ 31 มกราคมก่อนหน้านี้

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ภาษีเงินเดือนของรัฐ