ทำไมต้องใช้รายงานการประชุมคณะกรรมการ บริษัท ?
มีเหตุผลหลายประการสำหรับการบันทึกและบันทึกรายงานการประชุมของ บริษัท
เหตุผลแรกและสำคัญที่สุดที่จะใช้เวลาในการประชุมคือการบันทึกสิ่งที่คุณตัดสินใจ ฉันนั่งอยู่ในที่ประชุมคณะกรรมการที่ไม่มีใครสามารถจดจำการตัดสินใจของคณะกรรมการไม่กี่เดือนที่ผ่านมา มีบางอย่างในการเขียนสำหรับธุรกิจของคุณ
เหตุผลประการที่สองสำหรับรายงานการประชุมคณะกรรมการ บริษัท มีวัตถุประสงค์เพื่อความไว้วางใจและความรับผิด สมาชิกคณะกรรมการอยู่ในตำแหน่งที่ไว้วางใจ พวกเขากำลังตัดสินใจเกี่ยวกับเงินที่ลงทุนโดยผู้ถือหุ้นของ บริษัท และพวกเขาจำเป็นต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าพวกเขาทำหน้าที่อย่างชาญฉลาดในผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท และไม่มี ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ มีรายงานการประชุมคณะกรรมการช่วยคณะกรรมการพิสูจน์ว่าพวกเขาดำเนินการโดยสุจริตและหลีกเลี่ยง ความรับผิดชอบส่วนบุคคล สำหรับการกระทำของพวกเขา
เหตุผลที่สามมีไว้สำหรับการคำนวณภาษี บริษัท เป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากผู้ถือหุ้นรายย่อย เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะรักษาส่วนแบ่งนั้นไว้
หากไม่มีพวกเขากรมสรรพากรหรือหน่วยงานของรัฐสามารถปฏิเสธสถานะทางภาษีของธุรกิจได้ บริษัท ที่ไม่ได้แสดงว่าทำหน้าที่เป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากเจ้าของสามารถสร้างสถานการณ์ทางภาษีได้ยาก
มีความสมดุลสำหรับธุรกิจที่จะมุ่งมั่นระหว่างการทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในคณะกรรมการกำลังทำหน้าที่และได้รับความคุ้มครองจากการประชุมคณะกรรมการที่ไม่มีเป้าหมายซึ่งเป็นการเสียเวลาในการเป็นสมาชิก
เราจะกล่าวถึงความสมดุลดังกล่าวในบทความนี้
ตอนนี้เราได้กล่าวถึงสาเหตุของการใช้เวลาในการประชุมคณะกรรมการแล้วนี่เป็นข้อผิดพลาดบางประการที่ทางธุรกิจทำและความคิดบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข
ไม่สร้างและแจกจ่ายวาระก่อนการประชุม
ข้อผิดพลาดอีกข้อหนึ่งที่ทำโดย บริษัท ในการประชุมคณะกรรมการ บริษัท ไม่ได้เป็นการกำหนดวาระก่อนการประชุมและไม่ได้จัดทำวาระการประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนการประชุม ระเบียบวาระการประชุมควรรวมเวลาที่กำหนดไว้ในแต่ละวาระ การมีวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจงไม่เพียง แต่ทำให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่นขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คณะกรรมการ (และทุกคนอ่านนาทีต่อมา) รู้ถึงความสำคัญของแต่ละวาระในวาระการประชุม
ไม่ได้หมายความว่าบางสิ่งบางอย่างไม่สามารถเข้าสู่วาระการประชุมได้หากมีความสำคัญและเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่สามารถเพิ่มวาระการประชุมลงในวาระการประชุมด้วยการลงคะแนน และเป็นเรื่องเร่งด่วนที่ควรได้รับการจัดการโดยผู้บริหารไม่ใช่คณะกรรมการ
ไม่มีส่วนสำคัญของรายงานการประชุมคณะกรรมการ
แม่แบบสำหรับการประชุมคณะกรรมการควรประกอบด้วย:
- วันเวลาและที่ตั้งของการประชุม
- เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดและเวลาที่จัดสรรให้กับรายการเฉพาะในวาระการประชุม
- ประเภทของการประชุมคณะกรรมการ - ประจำ ปี พิเศษหรือ รายปี (ทุกรัฐกำหนดให้ บริษัท ต้องมีการประชุมประจำปี)
- ใครเป็นคนปัจจุบันสังเกตกรรมการผู้เข้าพักและพนักงานและสมาชิกในคณะกรรมการที่ไม่ได้อยู่ ชื่อของคนที่มาช้าหรือออกจากช่วงต้นจะต้องระบุไว้
- ระบุว่ามีองค์ประชุมหรือไม่ ต้องมีองค์ประชุม ตามข้อบังคับของ บริษัท สำหรับคะแนนเสียงใด ๆ ที่จะต้องทำ ความต้องการขององค์ประชุมมักเป็นมากกว่าครึ่งหนึ่งของสมาชิก (สำหรับสมาชิกคณะกรรมการเก้าคนเช่นสมาชิกห้าคนจะต้องเป็นองค์ประชุม)
- หากนำเสนอผลงานโดยคณะกรรมการหรือคณะอื่น ๆ ให้ใส่ชื่อและชื่อของพิธีกร
รายงานการประชุมที่เฉพาะเจาะจงมากเกินไป
อาจเป็นความผิดพลาดที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของบอร์ดคือต้องการข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการอภิปราย (บางครั้งอาจขัดแย้ง) และกระบวนการต่างๆ การประชุมควรสะท้อนถึงผลลัพธ์ของการตัดสินใจไม่ใช่ว่าใครพูดถึงสิ่งที่อยู่ในการสนทนา สมมุติว่าบอร์ดของคุณกำลังลงคะแนนเสียงเพื่อเสนอขายผลิตภัณฑ์ใหม่
รายงานการประชุมควรกล่าวว่า "การเคลื่อนไหวเพื่อเพิ่มบรรทัดใหม่ของเครื่องเทศการเคลื่อนไหวที่ได้รับการสนับสนุนและได้รับการอนุมัติด้วยความไม่เห็นด้วยอย่างนั้น" หากกลุ่มมีการอภิปรายคุณควรบันทึกความยาวของบทสนทนาและสรุป แต่คุณไม่จำเป็นต้องอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการสนทนา
จำนวนนาทีที่ไม่เพียงพอ
ในอีกด้านหนึ่งของสเปกตรัมบางนาทีไม่เฉพาะเจาะจงมากพอที่จะให้ข้อมูลและทำให้สมาชิกไม่เป็นปัญหา ถ้าการตัดสินใจไม่เป็นเอกฉันท์คณะกรรมการเห็นด้วยซึ่งงดออกเสียง (และทราบว่าการงดออกเสียงเกิดจากความขัดแย้งทางผลประโยชน์)
ในขณะที่คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกการเป่าโดยการอภิปรายทุกครั้งหรือผู้ที่กล่าวว่า แต่ควรมีข้อมูลเพียงพอในรายงานเพื่อสะท้อนถึงเจตนารมณ์ของการอภิปราย
การประชุมคณะกรรมการยาวเกินไป
ไม่มีใครชอบการประชุมที่ยาวนาน แต่มีวิธีการบางอย่างที่จะร่นประชุมและนาที คุณอาจต้องการประหยัดเวลาในการประชุมคณะกรรมการโดยการสร้างวาระการยินยอม โดยทั่วไปวาระนี้เป็นรายการของปัญหาที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องอภิปราย รายการดังกล่าวอาจรวมถึงรายงานการประชุมการเงินและรายงานจากคณะกรรมการหรือซีอีโอ
วาระการประชุมยินยอมและรายงานและข้อมูลอื่น ๆ จะต้องแจกจ่ายก่อนการประชุมเพื่อให้สมาชิกมีโอกาสได้อ่าน จากนั้นในที่ประชุมวาระที่ได้รับความยินยอมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของการประชุม สมาชิกในคณะกรรมการสามารถตั้งคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับวาระการยินยอมได้ แต่ถ้าไม่มีประเด็นใด ๆ วาระการอนุมัติความยินยอมทั้งหมดอาจได้รับการโหวตในครั้งเดียว
ประเภทการตัดสินใจที่ไม่ถูกต้อง
คณะกรรมการ บริษัท ตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายโดยรวม การตัดสินใจประจำวันทำโดยผู้บริหารของ บริษัท ตามนโยบายดังกล่าว บางครั้งแผงเกินและพยายามที่จะตัดสินใจที่ดีที่สุดที่เหลืออยู่ในการจัดการ
ไม่อนุมัติรายงานการประชุม
มันเป็นเรื่องที่ดึงดูดใจในความเร่งรีบและคึกคักของการประชุมคณะกรรมการที่จะลืมที่จะอนุมัตินาที แต่สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ารายงานการประชุมได้รับการตอบสนองอย่างถูกต้องทั้งจดหมายและจิตวิญญาณ นาทีถือว่าเป็น "ร่าง" จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ
ไม่เก็บบันทึกรายงานการประชุม
หลังจากปัญหาทั้งหมดที่คุณต้องทำเพื่อรักษานาทีที่ดีให้แก่ บริษัท ของคุณอย่าลืมเก็บบันทึกการประชุมของ บริษัท ไว้ที่ไหนสักแห่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ ตั้งค่าขั้นตอนการเก็บรักษาบันทึกไว้ในสมุดบันทึกของ บริษัท หรือ "ในระบบคลาวด์" ในไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ลืมรับทราบบทบาทของเลขานุการ บริษัท
หน้าที่ส่วนใหญ่ที่เกี่ยวกับนาทีขององค์กรมาจากโดเมนของเลขานุการของ บริษัท การเป็นเลขานุการ บริษัท ที่ดีคืองานศิลปะและบุคคลเหล่านี้มักไม่ได้รับการยอมรับเพียงพอ พูด "ขอบคุณ" กับบุคคลนี้เป็นประจำ
ไม่รวมถึงอัยการสูงสุดในฐานะที่ปรึกษาคณะกรรมการ บริษัท ของคุณ
ข้อมูลในบทความนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมายและผู้เขียนไม่ได้เป็นทนายความ ไม่ว่า บริษัท ของคุณจะเป็นของเอกชนหรือสาธารณะ (มีหุ้นที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ฯ ) คุณควรมีทนายความให้คำแนะนำเกี่ยวกับการทำรายงานการประชุมของ บริษัท และเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณและคณะกรรมการของคุณได้รับความคุ้มครอง