วิธีทำให้การโทรออกของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง
แต่ถ้าเราสามารถโทรหาและพูดคุยกับคนที่เราต้องการพูดคุยได้พูดในสิ่งที่เราต้องการจะพูดและเดินต่อไป?
ลองนึกภาพว่าเรามี ประสิทธิผล มากขึ้นเท่าใดและต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำสิ่งอื่น ๆ
ดีที่เราสามารถ - และทั้งหมดก็จะเป็นเพียงเล็กน้อยเตรียมก่อน
การจัดการเวลาโทรศัพท์เคล็ดลับสำหรับการโทรออก
- ไม่ว่าจะเป็น ซัพพลายเออร์ ลูกค้า ประจำหรือ ผู้รับเหมา หลายคนก็เรียกคนเดิมซ้ำ ๆ เก็บรายละเอียดการติดต่อของคุณไว้ กับรายละเอียดที่ช่วยประหยัดเวลาเพื่อไม่ให้เสียเวลาในการเข้าถึงผู้ที่ไม่พร้อมใช้งาน
ตัวอย่างเช่นถ้าคุณรู้ว่าคนที่คุณต้องการเข้าถึงจะรับประทานอาหารกลางวันตั้งแต่ 1 ถึง 2 น. ในแต่ละวันทำไมเสียเวลาของฉันพยายามที่จะเรียกเธอในช่วงเวลานี้? - กำหนดหมายเลขสำหรับผู้ที่คุณโทรเข้าโทรศัพท์ของคุณเป็นประจำ ฉันประหลาดใจที่คนที่ไม่ได้ทำเช่นนี้เนื่องจากเวลาที่คุณบันทึกไว้เมื่อคุณมองไม่เห็นตัวเลขและเจาะพวกเขาเป็นที่น่าอัศจรรย์เท่าเทียมกัน
- วางแผนการโทรออกของคุณ ก่อนที่คุณจะโทรลงจด เป้าหมาย หลักของการโทรและจุดสำคัญที่คุณต้องการให้ครอบคลุม การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณยึดมั่นในจุดที่คุณกำลังโทรศัพท์และมั่นใจได้ว่าคุณจะครอบคลุมทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องการครอบคลุม ประหยัดเวลา ระหว่างการโทรและหลีกเลี่ยงการโทรติดต่ออีกครั้งเนื่องจากคุณลืมบางสิ่งบางอย่าง
- หากคุณโทรหาใครบางคนที่ป้อนลงในฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณให้ใส่ข้อมูล ทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคลที่คุณโทรติดต่อไว้ก่อนคุณเมื่อโทร ไม่ว่าคุณจะใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือ Rolodex นี่เป็นความช่วยเหลือเกี่ยวกับหน่วยความจำที่ดีระหว่างการโทร นอกจากนี้หากคุณไม่ต้องมองหาบางอย่างเช่นชื่อของสามีของลูกค้าคุณจะสามารถเลือกบันทึกในระหว่างการโทรเพื่อประหยัดเวลาได้มากขึ้น
- แน่นอนถ้าคุณต้องการสร้างโน้ตระหว่างการโทร (หรือทำอะไรก็ได้ขณะที่คุณกำลังคุยโทรศัพท์) ควรมีสปีกเกอร์โฟนหรือชุดหูฟังที่ดี การยกนิ้วมือของคุณ อาจทำให้เสียเวลาได้มากขึ้น
- หากคุณใช้เครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือวอยซ์เมล์ของผู้อื่น ให้ปล่อยข้อความทั้งหมดไว้เพื่อให้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณสองครั้งและระบุเหตุผลที่คุณโทรหา ตัวอย่างเช่น "นี่คือ Susan Ward ที่ (หมายเลขโทรศัพท์) ฉันโทรมาเพื่อหารือเกี่ยวกับประมาณการสำหรับโครงการของคุณคุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ (หมายเลขโทรศัพท์) ช่วงบ่ายนี้"
การระบุหมายเลขของคุณสองครั้งจะทำให้ผู้รับข้อความมีโอกาสที่ดีกว่าในการทำให้ข้อความถูกต้องและเขียนขึ้นโดยไม่ต้องเขียนข้อความใหม่ - อย่าให้ความกดดันทางโทรศัพท์ เมื่อคุณพยายามเข้าถึงใครบางคนและคุณยังไม่ได้เป็นเรื่องที่ดึงดูดใจให้โทรกลับ - บางทีทุกๆครึ่งชั่วโมง! แต่ถ้าคุณได้รับข้อความที่เหมาะสมคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาออกจากข้อความที่ทำซ้ำ ๆ (และเติมเครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือวอยซ์เมล์) ให้คนที่คุณโทรหาเวลาที่เหมาะสมในการโทรกลับเช่นจนถึงวันทำการถัดไป
- กำหนดเวลาการโทรศัพท์ของคุณและทำให้ทุกอย่างรวมกันในช่วงเวลาหนึ่งหากเป็นไปได้ ส่วนมากของเราไม่ค่อยชำนาญในการทำงานหลายอย่างและเสีย ประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อเราพลิกไปมาจากงานหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ดังนั้นถ้าคุณโทรมาหลายสิบครั้งในวันใดวันหนึ่งก็จะมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะทำให้ทุกคนในหนึ่งชั่วโมงมากกว่าหนึ่งหรือสองครั้งแล้วโทรอีกสามครั้งหลังจากนั้นอีก 45 นาทีหลังจากนั้น
- จองโทรศัพท์สายโทรออกของคุณหากเป็นไปได้ ถ้าไม่ใช่จะเป็นการโทรด่วนเมื่อคุณโทรหาใครสักคนแนะนำตัวคุณเองบอกให้เธอฟังว่าทำไมคุณถึงโทรศัพท์และถามเธอว่าเวลาที่สะดวกในการพูดคุยหรือถ้าเธอต้องการจะจองเวลาคุยกัน . จากนั้นจัดให้คุณโทรหาเธอในเวลานั้น ไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเดินทางเท่านั้น แต่ช่วยประหยัดเวลาในการโทรหาคนเพราะทั้งสองคนพร้อมที่จะคุยเกี่ยวกับปัญหาที่คุณเรียกมาก่อน
- ถ้าเป็นไปได้ให้โทรออกในช่วงเวลาสำคัญ ๆ การวิจัยชี้ให้เห็นว่ามีผู้คนอยู่ในสำนักงานของพวกเขาในตอนเช้าและสามารถเข้าถึงได้ตั้งแต่เวลา 8:00 น. ถึง 11:00 น