วิธีการตอบรับโทรศัพท์อย่างเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

เคล็ดลับการตอบรับโทรศัพท์เพื่อชนะธุรกิจ

การตอบรับโทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ แม้ในวันนี้ของการส่งข้อความและอีเมลโทรศัพท์ยังคงเป็นจุดติดต่อหลักของธุรกิจส่วนใหญ่ของ ลูกค้า และวิธีที่โทรศัพท์ของ บริษัท ของคุณได้รับการตอบรับจะสร้างความประทับใจครั้งแรกของลูกค้าเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีรับโทรศัพท์อย่างถูกต้องและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ:

1) รับสายเรียกเข้าทั้งหมดก่อนถึงแหวนที่สาม

2) เมื่อคุณรับโทรศัพท์ให้อบอุ่นมีไหวพริบและเป็น มืออาชีพ

เสียงของคุณในโทรศัพท์เป็นเพียงความประทับใจของ บริษัท ที่ผู้โทรเข้ามาเท่านั้น

3) เมื่อตอบรับโทรศัพท์ต้อนรับผู้โทรที่สุภาพและระบุตัวคุณและองค์กรของคุณได้ทันที กล่าวเช่น "สวัสดี Cypress Technologies Susan พูดฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร?" ไม่มีใครควรจะต้องถามว่าพวกเขาได้มาถึงธุรกิจดังกล่าวและเช่น

4) แจ้งอย่างชัดแจ้งให้ระดับเสียงของคุณอยู่ในระดับปานกลางและพูดได้ช้าและชัดเจนเมื่อรับโทรศัพท์เพื่อให้ผู้โทรสามารถเข้าใจคุณได้อย่างง่ายดาย

( ฟรีพูดเพื่อความสำเร็จ ecourse ออนไลน์ จะสอนวิธีการพูดอย่างมืออาชีพมากขึ้น)

5) ควบคุมภาษาของคุณเมื่อรับโทรศัพท์ อย่าใช้คำแสลงหรือ buzzwords แทนที่จะพูดว่า "ตกลง" หรือ "ไม่มีปัญหา" เช่นพูดว่า "แน่นอน", "ดีมาก" หรือ "ดี" ถ้าคุณเป็นคนที่ใช้สารตัวเติมเมื่อคุณพูดเช่น "uh huh", "um" หรือวลีเช่น "like" หรือ "you know" ให้ฝึกตัวเองอย่างระมัดระวังเพื่อไม่ใช้สิ่งเหล่านี้เมื่อคุณพูดทางโทรศัพท์ .

( เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาการพูดในการใช้ฟิลเลอร์และวิธีแก้ปัญหา )

6) ฝึกเสียงและคำศัพท์ของคุณให้เป็นบวกเมื่อโทรศัพท์ตอบรับแม้ในวัน "ลง" ตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า "ฉันไม่ทราบ" พูดว่า "แจ้งให้เราทราบว่าสำหรับคุณ"

7) ใช้ข้อความโทรศัพท์อย่างสมบูรณ์และถูกต้อง

หากมีบางอย่างที่คุณไม่เข้าใจหรือไม่สามารถสะกดได้เช่นนามสกุลของบุคคลให้ขอให้ผู้โทรทำซ้ำหรือสะกดให้คุณ จากนั้นให้แน่ใจว่าข้อความได้รับไปยังผู้รับที่ต้องการ

8) ตอบทุกสายภายในหนึ่งวันทำการ ฉันไม่สามารถเน้นเรื่องนี้ได้ จำนกต้น? ผู้โทรต้นจะได้รับ สัญญา การขาย การแก้ปัญหา ... และเสริมสร้างความประทับใจให้กับธุรกิจของคุณที่คุณต้องการให้หมุนเวียน บางสิ่งที่รบกวนผู้ติดต่อพยายามเข้าถึงธุรกิจของคุณมากกว่าการโทรที่ไม่ได้รับอนุญาต

9) ถามผู้โทรทุกครั้งหากไม่สามารถระงับการตอบรับโทรศัพท์ได้และอย่าปล่อยให้ผู้อื่นระงับไว้ ให้ผู้โทรติดต่อกับรายงานความคืบหน้าทุก 30 ถึง 45 วินาที เสนอทางเลือกให้กับพวกเขาหากเป็นไปได้เช่น "บรรทัดนั้นยังว่างอยู่คุณจะยังคงถือครองอยู่หรือควรจะมี ________ โทรกลับ?"

10) อย่าใช้โทรศัพท์ลำโพงยกเว้นที่จำเป็นจริงๆ โทรศัพท์จากลำโพงทำให้ผู้โทรประทับใจว่าคุณไม่ค่อยมุ่งความสนใจไปที่การโทรของเขาและทำให้เขาคิดว่าการโทรของเขาไม่ใช่เรื่องส่วนตัว เวลาที่ใช้โทรศัพท์ลำโพงเพียงอย่างเดียวก็คือเมื่อคุณต้องการให้บุคคลมากกว่าหนึ่งคนเข้าร่วมการสนทนาในตอนท้าย สอบถามผู้โทรถ้าคุณอาจใส่โทรศัพท์ลำโพงก่อนที่จะทำ

หากคุณใช้ข้อความเสียงหรือเครื่องตอบรับโทรศัพท์เพื่อรับสายเมื่อไม่สามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกข้อความมืออาชีพซึ่งทำในสิ่งเดียวกับปลาย # 3 และให้ผู้โทรติดต่อข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะบันทึก ข้อความของพวกเขา อัปเดตข้อความเสียงโดยใช้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจของคุณกำลังจะปิดทำการในวันหยุดให้อัปเดตข้อความเสียงเพื่อพูดและพูดว่าธุรกิจของคุณจะเปิดใหม่อีกครั้งหรือไม่

12) ฝึกคนอื่นที่ตอบโทรศัพท์เพื่อตอบคำถามแบบเดียวกันรวมทั้งสมาชิกในครอบครัวอื่น ๆ หากคุณกำลังดำเนิน ธุรกิจตามบ้าน ตรวจสอบว่าโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณได้รับการตอบรับอย่างไรโดยการโทรเข้าและดูว่าโทรศัพท์ของคุณได้รับการตอบรับอย่างมืออาชีพหรือไม่ หากไม่ผ่านการทดสอบให้ไปที่รายการ "วิธีตอบโทรศัพท์" กับพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในธุรกิจของคุณรู้วิธีรับสายโทรศัพท์อย่างถูกต้อง

ดูสิ่งนี้ด้วย:

เคล็ดลับการบริหารเวลาในการรับสายเรียกเข้า

8 กฎสำหรับการบริการลูกค้าที่ดี

10 วิธีในการรับปากที่ดีขึ้นจากปากสำหรับธุรกิจของคุณ

10 วิธีต้นทุนต่ำเพื่อส่งเสริมธุรกิจของคุณ