การส่งอีเมลทางธุรกิจแบบมืออาชีพจะนำมาสู่การสร้างนิสัยที่เน้นการสื่อสารที่ชัดเจนรัดกุมและเหมาะสม
1. ใช้ที่อยู่อีเมลสำหรับธุรกิจ
เมื่อคุณเป็นเจ้าของธุรกิจการทำธุรกิจในนามของ บริษัท ของคุณโปรดตรวจสอบว่าคุณใช้ที่อยู่อีเมลธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าคุณมีที่อยู่ธุรกิจ (เช่น yourname@yourbusiness.com) ที่คุณใช้สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมด
หากไม่สามารถทำได้คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมลฟรีที่มีชื่อธุรกิจของคุณ (เช่น yourbusinessname@gmail.com) การใช้ที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอาจส่งผลร้ายต่อความเป็นมืออาชีพของคุณและในหลายกรณีคุณอาจไม่ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง
2. เก็บข้อความสั้นและน่ารัก
ไม่มีอะไรผิดพลาดในการอธิบายสิ่งต่างๆโดยละเอียด มันสามารถให้ความชัดเจนและลดความเข้าใจผิด แต่เมื่อข้อความอีเมลเริ่มมีลักษณะเป็นนวนิยายคุณสามารถสูญเสียความสนใจของผู้รับและทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ให้ติดหนึ่งเรื่องต่ออีเมลและเมื่อคุณต้องการใส่ข้อมูลเพิ่มเติมให้ใช้หัวข้อย่อยที่เป็นตัวหนาเพื่อให้รายละเอียดที่สำคัญที่สุดมีความชัดเจน
3. ใช้ Subject Subject Subject
คุณเคยเปิดข้อความอีเมลจากหัวข้อและจบลงด้วยความสับสนและรำคาญเล็กน้อยเมื่อพูดถึงสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เนื่องจากคุณได้เก็บจดหมายแต่ละฉบับไว้ในหัวข้อเดียวต่อเคล็ดลับข้างต้นแล้วคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดหัวเรื่องของคุณสะท้อนถึงหัวข้อนั้นและไม่มีอะไรอื่น
การดำเนินการนี้จะไม่เพียงช่วยผู้รับ แต่จะช่วยให้คุณสามารถ จัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ ได้ง่ายยิ่งขึ้น
4. เสียงมันลง
เป็นเรื่องง่ายที่จะปล่อยให้สิ่งต่างๆบินไปเมื่อคุณส่งอีเมลเนื่องจากคุณอาจรู้สึกว่าคุณได้รับการปกป้องจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ แต่การสนทนาบางอย่างอาจเข้าใจผิดในอีเมลได้ง่าย ในความเป็นจริงหากไม่มีตัวชี้นำ การสื่อสาร ด้วยวาจาเพื่อขจัดข้อความที่คุณกำลังส่งอีเมลใด ๆ ที่สามารถนำไปใช้ผิดได้ หากคุณกำลังส่งข้อความที่อาจเป็นปัญหาให้อ่านซ้ำก่อนส่งและถ้าคุณยังไม่แน่ใจคุณอาจจะดีกว่าการหยิบโทรศัพท์ขึ้น
ทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นประโยชน์
คำแนะนำการโปรโมตและการสมัครรับจดหมายข่าวในลายเซ็นอีเมลอาจมีผลในบางสถานการณ์ แต่รายการเหล่านี้ไม่ควรใช้ลายเซ็นอีเมลของคุณเพื่อใช้เป็นข้อมูลติดต่อของคุณ อีเมลหรือคำตอบฉบับแรกของคุณควรมีลายเซ็นอีเมลที่มีชื่อเต็ม บริษัท และ URL อย่างน้อยที่สุด หมายเลขโทรศัพท์ชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณจะไม่ได้รับความเสียหาย
6. ตรวจสอบการสะกดและการพิสูจน์อักษรของคุณ
การตรวจสอบตัวสะกดเป็นเรื่องง่าย กำหนดให้เป็นค่าเริ่มต้นในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเพื่อตรวจสอบข้อความทั้งหมดก่อนที่จะส่ง
อีเมลมีความเป็นกันเองมากขึ้นและมีความปรานีน้อยกว่ากับการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยกรณ์ แต่ดูเหมือนจะแย่มากที่จะส่งข้อความที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือสร้างความประทับใจที่ไม่ดีเนื่องจากคุณต้องรีบส่งอีเมลและข้ามการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของคุณ
อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญในธุรกิจแม้ว่าจะไม่ใช่ความชอบแรกของคุณก็ตาม การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลทางธุรกิจเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมืออาชีพและมี ประสิทธิผล และคุณมั่นใจได้ว่าการแสดงผลที่คุณทำนั้นเป็นสิ่งที่ดี