5 วิธีในการลดเวลาที่คุณใช้จ่าย
แต่น่าเสียดายที่เกลียดหรือไม่เมื่อคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กการยื่นต้องทำหรือคุณเร็ว ๆ นี้จะพบว่าโต๊ะของคุณยุบใต้น้ำหนักของกระดาษทั้งหมดที่เก็บซ้อนขึ้น เกลียดการยื่นเรื่องทำอะไร?
มีปัญหาสองวิธีที่อาจช่วยได้
คุณสามารถพยายามทำให้การจัดเวลาของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (วิธีการที่ฉันเกือบสมบูรณ์ในช่วงหลายปีของการทำงานในสำนักงาน) หรือทำให้การจัดเวลาของคุณเป็นเรื่องสนุกมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (บางอย่างที่ฉันพยายามทำให้สำเร็จ) ลองดูเคล็ดลับในการลดระยะเวลาที่คุณใช้จ่ายจริงเป็นอันดับแรก
ฉีกและรีไซเคิลเมื่อเป็นไปได้
คำถามแรกเกี่ยวกับกระดาษชิ้นใด ๆ ที่จ้องมองที่คุณรอการยื่นคือ "เอกสารนี้ต้องได้รับการยื่นเรื่องหรือไม่"
เอกสารจำนวนมากที่ส่งมาทางไปรษณีย์สามารถนำไปทิ้งลงในเครื่องย่อยได้โดยตรง จุดใดในการจัดเก็บโฆษณาหรือจดหมายข้อมูลจาก บริษัท อื่น ๆ เช่น? เมื่อคุณกำลังรับมือกับจดหมายอ่านจดหมายฉบับหนึ่งครั้งตัดสินใจว่าคุณจะต้องใช้เวลาหนึ่งปีนับจากนี้และส่งหรือตัดเอกสารดังกล่าวหรือไม่
โอกาสที่ดีคุณยังได้จัดทำเอกสารเอกสารจำนวนมากที่คุณไม่จำเป็นต้องจัดเก็บและไม่ควรพิมพ์ในตำแหน่งแรกด้วย
คุณไม่จำเป็นต้องยื่นสำเนาใบแจ้งหนี้หรือตัวอักษรในกระดาษตัวอย่างเช่นหาก ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ของคุณได้รับการจัดระเบียบและคุณทำตาม ขั้นตอนการ สำรองข้อมูลที่เหมาะสม
ดังนั้นเมื่อคุณกำลังแก้ไขปัญหากองเอกสารเล่มนี้ให้ฉีก "กระดาษที่คุณสามารถอยู่ได้โดยปราศจาก"
ใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ทำให้งานสำนักงานอื่น ๆ ง่ายขึ้นไม่ยาก
กระดาษส่วนใหญ่ที่ฉันต้องมีการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวข้องกับกระบวนการในการทำธุรกิจและเอกสารเหล่านี้จะต้องถูกบันทึกลงใน ระบบบัญชี ก่อนที่จะดำเนินการใด ๆ กับพวกเขา
ดังนั้นแทนการรับใบเสร็จรับเงินสำหรับตลับหมึกเครื่องพิมพ์และยื่นภายใต้ "P" ในระบบการจัดเก็บหลักของฉันฉันจะเก็บไว้ใน "ครั้งแรก" ระบบการจัดเก็บชุดของโฟลเดอร์ที่มีข้อความตามเดือนและปี
ตัวอย่างเช่นถ้าฉันซื้อตลับโทนเนอร์ในเดือนกันยายนปีพ. ศ. 2560 นั่นคือไฟล์ที่จะส่งไปพร้อมกับ ใบเสร็จ อื่น ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นภายในเดือนนั้น แล้วมันเป็นเรื่องง่ายที่จะทำงานผ่านโฟลเดอร์ที่สิ้นเดือนและทำรายการบัญชีทั้งหมดที่จะต้องทำ (หรือถ้าคุณไม่ได้ทำมันด้วยตัวคุณเองให้มือโฟลเดอร์รายเดือนไปยัง บัญชี หรือผู้ทำบัญชีของคุณ) .
โปรดทราบว่าเรา ดำเนินธุรกิจให้บริการ ไม่ใช่ธุรกิจค้าปลีกดังนั้นนั่งลงและทำงานกับบัญชีนี้ทุกๆเดือนทำงานได้ดีสำหรับฉัน คุณจะต้องแก้ไขความคิดของแต่ละเดือนตามความเหมาะสมของโฟลเดอร์หากคุณต้องการนำบัญชีของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ
คิดก่อนที่คุณจะยื่น
จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากฉันใช้โฟลเดอร์รายเดือนเพื่อทำบัญชี เอกสารต้องถูกย้ายไปยัง ระบบการจัดเก็บข้อมูล "หลัก" แต่แทนที่จะเป็นเพียงแค่การยื่นเอกสารแต่ละฉบับขึ้นอยู่กับชื่อของไฟล์แล้วฉันจะส่งแฟ้มตามเหตุผลตามกลุ่มซึ่งเป็นขั้นตอนการจัดเก็บที่ฉันพบได้เร็วขึ้น
ลองดูตัวอย่างตลับหมึกพิมพ์อีกครั้ง
แทนการจัดส่งใบเสร็จรับเงินภายใต้ "P" สำหรับตลับหมึกเครื่องพิมพ์ฉันจะยื่นเอกสารนี้ภายใต้อุปกรณ์สำนักงาน - ใบเสร็จรับเงินซึ่งเป็นที่เดียวกับที่ฉันจะยื่นเอกสารเช่นใบเสร็จรับเงินสำหรับเก็บบันทึกย่อโพสต์หรือใบเสร็จรับเงินสำหรับเครื่องพิมพ์ กระดาษ. นี้ไม่เพียงทำให้การจัดเก็บได้เร็วขึ้น แต่ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารหลังจากนั้น
ใช้ทั้งคำและวลีบนฉลากโฟลเดอร์ไฟล์ไม่ใช่แค่ตัวอักษร
ไม่มีกฎที่ระบุว่าคุณจะถูก จำกัด เฉพาะอักขระเดี่ยวเมื่อสร้างแผนกต่างๆในระบบการจัดเก็บของคุณ และถ้าคุณทำคุณจะทำให้การจัดเก็บของคุณโดยไม่จำเป็นช้าและซับซ้อน ปรับแต่งระบบจัดเก็บเอกสารของคุณเพื่อให้คุณสามารถได้รับประโยชน์จากการจัดเก็บข้อมูลตามกลุ่มและค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องเพื่อวางเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่นแทนที่จะมีส่วนของระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีข้อความว่า "C" ฉันก็มีส่วนที่ชื่อว่า "Client Files"
ไฟล์ภายใน "Client Files" จะเรียงลำดับตามตัวอักษร ความงามของการปรับแต่งระบบการจัดเก็บของคุณด้วยวิธีนี้ก็คือสามารถแบ่งย่อยและจัดระเบียบได้ทุกเมื่อหากจำเป็น ดังนั้นลูกค้ารายใหญ่อาจมีตัวแบ่งระบบไฟล์ที่ติดป้ายชื่อของเธอไว้ในส่วน "ไฟล์ไคลเอ็นต์" เพื่อค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเธอได้ง่ายขึ้น
ในตัวอย่างนี้ป้ายกำกับในระบบจัดเก็บข้อมูลจะอ่านว่า "B", "C", "Client Files", "D" ... ดูว่าการจัดเก็บข้อมูลของคุณง่ายขนาดนี้มากน้อยแค่ไหน?
เคล็ดลับการจัดเก็บข้อมูลอื่นเพื่อเพิ่มความเร็วในการจัดเก็บ: อย่าลืมปรับแต่งตัวอักษรด้วย แทนที่จะมีเพียงส่วน "M" ให้ใช้ชื่อ "Mc" ด้วย
เก็บระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบ "แรก" ไว้อย่างใกล้ชิดและสะดวกสบาย
สิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งเกี่ยวกับการใช้ระบบการจัดเก็บแบบสองขั้นตอนเช่นเดียวกับที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้นก็คือการทำให้ขั้นตอนแรกของระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณ (โฟลเดอร์รายเดือน) ใกล้เคียงกับ พื้นที่ทำงาน ของคุณได้ง่ายขึ้น คุณจะเอนเอียงไปกับการยื่นเอกสารในทันทีแทนที่จะปล่อยให้กองเอกสารล้น
ดังนั้นใส่โฟลเดอร์รายเดือนฉบับล่าสุดในปัจจุบันและเดือนถัดไปลงในถาดหรือใช้ไฟล์วีดิน่าและวางไว้ภายในพื้นที่ที่คุณต้องการในพื้นที่ทำงานของคุณ ระบบจัดเก็บข้อมูลหลักของเรา (ระบบจัดเก็บข้อมูล "หลัก" ตามที่เราเรียกไว้ข้างต้นสามารถข้ามห้องหรือแม้กระทั่งในห้องอื่น ๆ ทั้งหมด แต่เพื่อประโยชน์ใน การประหยัดเวลา คุณไม่จำเป็นต้องเข้ามาถึง ทำขั้นตอนการยื่นครั้งแรกของคุณ
วิธีการจัดระเบียบสนุก
เคล็ดลับการจัดเก็บที่ฉันได้ให้กับคุณจนถึงตอนนี้จะช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการจัดเก็บและป้องกันการแช่แข็งของสมอง แต่สิ่งที่เกี่ยวกับการทำเวลาของคุณยื่นสนุกมากขึ้น?
ในความเป็นจริงกลยุทธ์เดียวที่ฉันได้มากับที่นี่คือสินบนตรงไปตรงมาให้รางวัลตัวเองกับคุกกี้ถ้าฉันยื่นสำหรับจำนวนหนึ่งของเวลา นี้จะทำงาน แต่สามารถนำไปสู่การวางมากมายปอนด์ถ้าคุณมีจำนวนมากยื่นที่ต้องทำ
หรือคุณอาจใช้วิธีการศิลปะมากขึ้นโดยใช้สีที่ต่างกันทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณและใช้แบบอักษรหรือการประดิษฐ์ตัวอักษรที่ผิดปกติสำหรับป้ายกำกับ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่ทำให้การจัดเก็บข้อมูลของคุณสนุกยิ่งขึ้นหรือไม่ก็จะทำให้น่าสนใจยิ่งขึ้น
และใครจะรู้? บางทีความจริงที่ว่าการจัดเก็บข้อมูลของคุณเร็วขึ้นมากในขณะนี้เนื่องจากจัดระเบียบไว้จะทำให้สนุกมากขึ้น