วิธีการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของคุณ
ข้อมูลสูญหาย
ในการแปลความหมายของ Paul Simon คุณสามารถสูญเสียข้อมูลได้ 50 วิธีดังนี้
- ความผิดพลาดของฮาร์ดไดรฟ์บนเดสก์ท็อป / แล็ปท็อปหรือความเสียหายต่ออุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณอาจทำให้ข้อมูลของคุณไม่สามารถกู้คืนได้
- คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณสามารถถูกขโมยได้ - ข้อขัดข้องทางธุรกิจเป็นเรื่องปกติและตามสถิติของ FBI 97% ของแล็ปท็อป / เดสก์ท็อปที่ถูกขโมยจะไม่สามารถกู้คืนได้
- ข้อมูลสามารถถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ (หรือลบโดยเจตนาโดยพนักงานที่ไม่พอใจ)
- คอมพิวเตอร์ของคุณสามารถถูกแย่งชิงโดยมัลแวร์ได้
- คุณสามารถแฮ็กบัญชีเก็บข้อมูลออนไลน์ของคุณได้
- การโจมตี ransomware อาจทำให้ไฟล์ของคุณไม่สามารถเข้าถึงได้จนกว่าจะมีการจ่ายค่าธรรมเนียมเป็นจำนวนมาก
ระบอบการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้อง
สำหรับการป้องกันข้อมูลอย่างเพียงพอคุณต้องสร้างระบบสำรองข้อมูลที่ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ข้อมูลสำรองข้อมูลทางธุรกิจเป็นประจำ
- สร้างการสำรองข้อมูลบนสื่อที่เชื่อถือได้หรือในระบบคลาวด์
- หากใช้สื่อบันทึกข้อมูลเก็บอุปกรณ์ไว้ในสถานที่ปลอดภัยนอกสถานที่
กฎพื้นฐานสำหรับการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจคือการที่ข้อมูลสูญหายอาจรบกวนการทำธุรกิจให้สำรองข้อมูลไว้
โปรแกรมเดสก์ท็อปสามารถติดตั้งใหม่ได้หากจำเป็น แต่การกู้คืนรายละเอียดของธุรกรรมหรือการติดต่อทางธุรกิจเป็นไปไม่ได้หากไฟล์เหล่านั้นสูญหายหรือเสียหายเกินกว่าการซ่อมแซม
การเก็บข้อมูลและการสำรองข้อมูล
ข้อมูลสำรอง เป็นระยะข้อมูลภาพระยะสั้นของข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการกู้คืนระบบ
การเก็บข้อมูล โดยทั่วไปหมายถึงการจัดเก็บข้อมูลในระยะยาวซึ่งไม่ได้ใช้งานเป็นประจำ แต่สามารถเรียกคืนได้หากต้องการ (ตัวอย่างเช่นโครงการที่เสร็จสิ้นหรือข้อมูลจากอดีตลูกค้า)
สำรองข้อมูลธุรกิจที่สำคัญ
มีสองขั้นตอนในการสำรองข้อมูลที่สำเร็จ
- การระบุข้อมูลสำคัญที่ต้องได้รับการสำรองข้อมูล
- การใช้ข้อมูลสำรองตามเวลาปกติ
สิ่งที่ต้องอยู่ในการสำรองข้อมูล?
ไฟล์ทั้งหมดที่คุณได้สร้างขึ้นและ / หรือแก้ไขต้องได้รับการสนับสนุนเป็นประจำ สำหรับธุรกิจจำนวนมากนี้รวมทุกอย่างจากไฟล์ บัญชี ผ่านทางอีเมล
มีแอพพลิเคชันทางธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านทางระบบคลาวด์ อย่างไรก็ตามหากคุณใช้แอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป (ไม่ใช่เบราว์เซอร์) คุณสามารถติดตั้งใหม่จากสื่อหรือดาวน์โหลดได้ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูล
การจัดเก็บเมฆ
การใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ทำให้การสำรองข้อมูลของคุณง่ายขึ้นซึ่งเป็นเพียง เหตุผลประการ หนึ่งเท่านั้นที่ ระบบคลาวด์คอมพิวติ้งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่บริการคลาวด์ยังสามารถเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลผ่านทางแฮ็กหรือการก่อวินาศกรรมของพนักงาน (ดูกรณีล่าสุดของวิทยาลัยการศึกษาอเมริกันแห่งอินเดียแนโพลิซึ่งหลังจากที่พนักงานฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศค้นพบว่าก่อนออกเดินทางเขาเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ดูแลระบบไปยังระบบออนไลน์ ป้องกันไม่ให้วิทยาลัยเข้าถึงข้อมูล)
การสำรองข้อมูลข้อมูลระบบคลาวด์เป็นครั้งคราวไม่ใช่ความคิดที่ไม่ดีนัก
การสำรองข้อมูลท้องถิ่น
หากคุณบันทึกข้อมูลไว้ในเครื่อง (เช่นคุณไม่ได้ใช้ระบบคลาวด์) คุณสามารถทำให้การสำรองข้อมูลของคุณง่ายขึ้นโดยเก็บไฟล์ทั้งหมดที่จะต้องเก็บไว้ในไดรฟ์เดียวบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องสำรองข้อมูลไฟล์บัญชีเอกสารคำประมวลผลสเปรดชีตรูปภาพและอีเมล การจัดทำบัญชีเพียงอย่างเดียว Microsoft Office (รวม Outlook) และ Paintshop Pro ทั้งหมดในไดรฟ์แยกต่างหากหรือภายใต้โฟลเดอร์แยกต่างหากทำให้ง่ายต่อการเก็บไฟล์ทั้งหมดที่คุณได้สร้างหรือแก้ไขโดยใช้โปรแกรมเหล่านั้น สิ่งที่คุณต้องทำคือสำรองไดรฟ์หรือโฟลเดอร์
เมื่อคุณเลือกข้อมูลสำคัญที่จะเก็บถาวรการติดตั้งและใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจของคุณเป็นเรื่องปกติเป็นเรื่องปกติ
ขอแนะนำให้สำรองข้อมูลของคุณในเวลากลางคืน มีโปรแกรมสำรองข้อมูลจำนวนมากพร้อมให้คุณสามารถกำหนดเวลาที่จะสำรองข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลที่มีซิปและเข้ารหัสไฟล์จะช่วยประหยัดเนื้อที่ดิสก์และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
เก็บข้อมูลของคุณไว้ในที่เก็บเท่านั้นหากเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและไม่ทำลายได้ การลงทุนในไดรฟ์เทปหรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและการยึดติดกับตารางการสำรองข้อมูลตามปกติอย่างพิถีพิถันจะช่วยไม่ได้หากสำเนาข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวและสถานที่ดังกล่าวเกิดขึ้นจากภัยพิบัติ เพื่อให้การสำรองข้อมูลของคุณมีความปลอดภัยอย่างแท้จริงควรเก็บไว้นอกสถานที่ (การสำรองข้อมูลในระบบคลาวด์ไม่ได้ช่วยขจัดความกังวลนี้ออกไป แต่แน่นอนว่าดีกว่าสถานที่ทางกายภาพหลายแห่ง)
ธุรกิจบางแห่งเก็บข้อมูลสำรองไว้ในกล่องความปลอดภัยที่ธนาคาร (ค่าธรรมเนียมสำหรับกล่องรักษาความปลอดภัยเป็นหักลดหย่อนภาษีถ้าคุณต้องการแรงจูงใจเพิ่มเติม) เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอื่น ๆ เก็บสำเนาข้อมูลจำนวนมากสำรองไว้ในบันทึกที่บ้านของเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว ไม่สำคัญว่าคุณเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้ที่ไหนตราบใดที่ไซต์ที่คุณเลือกสำหรับการสำรองข้อมูลนอกไซต์มีความปลอดภัยและคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนั้นเป็นประจำ
อุปกรณ์สำรองข้อมูล
บริการสำรองข้อมูลออนไลน์
เพื่อความปลอดภัยสูงสุดโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รหัสผ่านที่รัดกุมเปลี่ยนเป็นประจำและตรวจสอบว่ามีการเข้ารหัสไฟล์ที่ได้รับการสำรองข้อมูลไว้ (เนื่องจากมีการแชร์ที่เก็บข้อมูลแบบคลาวด์ผู้ให้บริการระบบคลาวด์จะเข้ารหัสข้อมูลผู้ใช้โดยปกติ)
ไดรฟ์ USB (thumb)
USB sticks กำลังเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องและเหมาะสำหรับการสำรองข้อมูลอย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะไม่มีฮาร์ดดิสก์ภายนอกก็ตาม แต่ก็มีอัตราการถ่ายโอนข้อมูลที่รวดเร็วและพกพาได้สูง คุณสามารถแบ็กอัพข้อมูลลงในไดรฟ์ USB และใช้งานได้ทันที เนื่องจากไม่มีส่วนที่เคลื่อนที่ไดรฟ์ USB จึงน่าเชื่อถือมาก
ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กการซื้อและใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสำหรับการสำรองข้อมูลเป็นวิธีที่แนะนำ ฮาร์ดดิสก์ภายนอกมีราคาไม่แพงเมื่อเทียบกับระบบเทปไดรฟ์ พวกเขายังใช้งานง่าย; เพียงเสียบฮาร์ดไดรฟ์เข้ากับพอร์ต USB ของคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดดิสก์ภายนอกส่วนใหญ่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล
พื้นที่จัดเก็บข้อมูล Local Area Network (LAN)
ถ้าคุณมีเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) คุณสามารถสำรองข้อมูลไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เครื่องอื่นได้ อย่างไรก็ตามหากเครื่องสำรองอยู่ในตำแหน่งเดียวกันอาจเสี่ยงต่อการโจรกรรมหรือเสียหายจากไฟไหม้หรือน้ำท่วม เพื่อป้องกันการลักขโมยเซิร์ฟเวอร์สามารถติดตั้งได้ในกรงล็อคตู้หรือตู้เสื้อผ้า
เก็บเทป
หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากในการสำรองข้อมูล (หรือต้องการจัดเก็บและจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอเพื่อเก็บข้อมูลระยะยาว) การสำรองข้อมูลเทปจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด มีความน่าเชื่อถือสูงและสามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมหาศาล
ย้อนกลับหรือเสี่ยงต่อการสูญเสีย
อย่าเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลธุรกิจของคุณ การป้องกันที่ดีที่สุดต่อภัยพิบัติเช่นนี้คือการปกป้องข้อมูลที่เหมาะสม การสร้างระบบสำรองข้อมูลที่มีการจัดเก็บและสำรองข้อมูลธุรกิจของคุณเป็นประจำและถูกต้องคุณจะมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะสามารถเอาชนะสภาพอากาศที่พายุกำลังเผชิญและดำเนินต่อไปได้ โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถสำรองข้อมูลได้มากนัก!