ปริญญาโทระบบการจัดเก็บของคุณ!
สละเวลาในการจัดระเบียบระบบการจัดเก็บเป็นสิ่งสำคัญ ในขณะที่ทุกคนรักที่จะมี สำนักงานไร้กระดาษ ความเป็นจริงก็คือธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากยังคงมีความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารเช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ และสามารถเรียกดูได้ง่ายเมื่อจำเป็น
การยื่นใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะ; ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีอยู่จริงหรือยุ่งเหยิงสามารถเพิ่มจำนวนวันของความพยายามเพิ่มที่เวลาภาษีเงินได้เนื่องจากคุณไม่ต้องการพลาดการ หักภาษี เนื่องจากรายรับที่หายไป
และหากธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้การ ตรวจสอบ และ คุณไม่สามารถจัดทำเอกสารที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่ายของคุณการอ้างสิทธิ์ของคุณอาจถูกปฏิเสธโดยส่วนใหญ่และการคืนภาษีของคุณได้รับการประเมิน ใหม่
ในฐานะ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณจะต้องสามารถ ใช้งานที่โต๊ะได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แม้ว่าการตั้งค่าระบบจัดเก็บเอกสารอาจเป็นเรื่องยาก แต่เป็นเรื่องง่ายที่สามารถทำได้ง่ายขึ้นโดยใช้เคล็ดลับการจัดเก็บและเทคนิคบางอย่าง
วิธีการจัดระบบการจัดเก็บของคุณ
(1) นั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณสักครู่และหาตำแหน่งที่คุณจะค้นหาสิ่งต่างๆ
ฉันมีลิ้นชักอยู่ทางขวาของเวิร์กสเตชันของฉัน เมื่อฉันตั้งค่าระบบการจัดเก็บข้อมูลของฉันเป็นครั้งแรกฉันไม่มีอะไรอยู่ในระบบ เมื่อฉันมองหาปากกาคลิปหนีบกระดาษหรือเย็บเล่มของฉันมันเป็นสถานที่แรกที่ฉันมองแม้ว่าฉันรู้ว่ามันว่างเปล่า ฉันใส่ปากกากระดาษและเย็บเล่มลงในลิ้นชัก สำหรับฉันมันเป็นบ้านธรรมชาติสำหรับรายการเหล่านั้น
ทุกคนจะเข้าใกล้สิ่งนี้แตกต่างออกไปและสิ่งที่เหมาะกับคนคนหนึ่งอาจไม่สามารถทำงานได้ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการนั่งลงที่พื้นที่ทำงานหลักของคุณและเข้าถึงอุปกรณ์เครื่องใช้และแฟ้มต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างจุดที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บรายการเหล่านั้นให้กับคุณเป็นการส่วนตัว
(2) ตอนนี้คุณรู้ว่าคุณต้องการหาข้อมูลจากที่ใดคุณต้องพิจารณาว่าระบบการจัดเก็บตามตัวอักษรตัวเลขหรือเรื่องจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณหรือไม่
คุณจะจัดระเบียบเอกสารของคุณเป็นประเภทการจัดเก็บเอกสาร (เช่นค่าใช้จ่ายทางการเงิน การตลาด ) อย่างไร?
คุณจะหา ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเช่นใบแจ้งยอดธนาคารตั๋วเงินค่าสาธารณูปโภคใบเสร็จรับเงินค่าสำนักงานค่า ยานพาหนะ ฯลฯ ได้อย่างไร? ข้อมูลลูกค้า มีอะไรบ้าง - คุณค้นหาสิ่งต่างๆตามชื่อลูกค้าหรือไม่? ตามหมายเลขอ้างอิง? นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะจัดวางระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณอย่างไร เมื่อคุณได้กำหนดประเภทที่คุณจะใช้แล้วให้ตัดสินใจว่าคุณจะต้องเพิ่มเติมและสร้างหมวดย่อยหรือไม่ ทำเช่นนี้ ก่อนที่ คุณ จะ ซื้ออะไรก็ตามสำหรับระบบการจัดเก็บของคุณ
(3) ถัดไปประมาณความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ
คุณมีไฟล์จำนวนมากที่คุณเข้าถึงในแต่ละวันหรือไม่? คุณเข้าถึงไฟล์ของคุณเป็นรายสัปดาห์เท่านั้นหรือไม่? คำตอบจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องการผู้ถือแฟ้มเดสก์ท็อปหรือตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชักที่อยู่ใกล้กับโต๊ะทำงานหรือตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชักสี่ตู้ทั่วห้อง
เลือกอย่างระมัดระวัง อนุญาตให้มีการเติบโตเมื่อมองไปที่ตู้เก็บเอกสาร - ซื้ออะไรเพื่อรองรับไฟล์ที่คุณคิดว่าจะมีอยู่สองเท่า นี้จะ จำกัด จำนวนครั้งที่คุณจะต้องรีสอร์ทและจัดระเบียบระบบการจัดเก็บของคุณ
(4) ลงทุนในระบบการติดฉลากที่ดีเพื่อความชัดเจนและเข้าถึงได้ง่าย
ความสามารถในการอ่านฉลากไฟล์เสียงชัด แต่ความชัดเจนในการติดฉลากจะ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดเก็บ มากกว่าที่คุณจะจินตนาการได้
บริษัท ส่วนใหญ่ที่ทำป้ายกำกับให้แม่แบบที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่เป็นที่นิยมมากที่สุด คุณอาจต้องการพิจารณาหนึ่งใน ระบบการทำฉลาก ขนาดเล็กที่สามารถพิมพ์ฉลากส่งจดหมายแต่ละฉบับได้ รายการที่ทำหน้าที่สองครั้งมักจะเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาด
(5) ขณะนี้คุณพร้อมที่จะซื้อไฟล์แล้ว
การลงทุนที่ดีที่สุดคือการซื้อโฟลเดอร์ที่แขวนสี (ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแท็บป้ายพลาสติกอยู่ด้วย) และโฟลเดอร์ไฟล์ manila ธรรมดา โฟลเดอร์ที่แขวนสีเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับสองเหตุผล:
- พวกเขาสามารถใช้ได้อย่างง่ายดาย
- ทำให้ง่ายต่อการจดจำประเภท
ข้อมูลการเงินในโฟลเดอร์สีน้ำเงินและทุกอย่างที่เกี่ยวกับการตลาดในโฟลเดอร์สีแดงคุณสามารถดูข้อมูลที่คุณควรค้นหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งไฟล์
ง่ายดีที่สุด
หลักการ KISS ใช้กับการสร้างระบบการจัดเก็บที่ง่ายต่อการใช้งานและง่ายต่อการใช้งาน Keep It Simple Sweetheart! หมวดหมู่เนื้อหากว้าง ๆ จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มไฟล์ใหม่ ๆ ได้อย่างง่ายดายเมื่อเพิ่มขึ้นและจะช่วยลดความจำเป็นในการอัปเกรดหรือจัดระเบียบระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นประจำ
การรักษาความเรียบง่ายจะทำให้การรวมเอกสารและไฟล์ดิจิตอลเข้าด้วยกันเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบการจัดการเอกสาร โดยรวมของคุณ
ไปที่กระดาษที่เป็นไปได้
หากคุณกำลังพยายามทำให้ ธุรกิจของคุณเป็นสีเขียว และเปลี่ยนไปเป็น "สำนักงานไร้กระดาษ" คุณสามารถสแกนใบเสร็จค่ารักษาความปลอดภัยและจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ด้วยข้อมูลบัญชีดิจิทัลอื่น ๆ ของคุณ แอพพลิเคชันบัญชี ใหม่ที่ใช้ ระบบคลาวด์ทำให้ แอพพลิเคชัน เหล่านี้มีแอพพลิเคชันเคลื่อนที่ที่ช่วยให้คุณใช้โทรศัพท์มือถือในการรับใบเสร็จค่าใช้จ่ายและบันทึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว (ดู ที่ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของแคนาดา )
โปรดจำไว้ว่าสำเนาเอกสารหรือภาพดิจิทัลของใบเสร็จค่าใช้จ่ายในรูปแบบดิจิทัลเป็นที่ยอมรับ โดยทั่วไป ต่อ Canada Revenue Agency (CRA) โดยระบุไว้อย่างชัดเจน หากไม่เป็นเช่นนั้น CRA อาจต้องการดูเอกสารต้นฉบับในระหว่างการตรวจสอบหรือขอเป็นประจำสำหรับเอกสารดังนั้นต้นฉบับควรเก็บไว้เป็นเวลาที่กำหนด (ดู ฉันจะต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจมานานแค่ไหน?) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม