เคล็ดลับการจัดการไฟล์สำหรับไฟล์ดิจิตอล
นอกเหนือจากการ จัดเก็บเอกสารไว้เฉพาะ บนเดสก์ท็อปแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่แล้วธุรกิจที่กำลังใช้งาน คลาวด์ สำหรับแอพพลิเคชันทางธุรกิจและการจัดเก็บไฟล์เป็นพื้นฐาน (ดู เหตุผล Cloud Computing เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก และ 5 ข้อเสียของ Cloud Computing )
ปัญหาที่ซับซ้อนในการจัดเก็บข้อมูลก็คือความจำเป็นที่หลายธุรกิจจะแชร์เอกสารระหว่าง พนักงาน
ภายในสำนักงานนี้ทำได้โดยทั่วไปโดยใช้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบเชื่อมต่อเครือข่าย (NAS) หากต้องการเข้าถึงโทรศัพท์มือถือที่แชร์กันเอกสารสามารถจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และแบ่งปันโดยมอบหมายสิทธิ์การเข้าถึง ผลของสิ่งนี้อาจเป็นฝันร้ายในการจัดการไฟล์กับเอกสารบางอย่างของบุคคลที่เก็บไว้ในระบบคลาวด์และเอกสารเฉพาะที่อยู่ในเครื่องและแม้แต่เอกสารแต่ละแห่งที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวหรือที่อื่น ๆ
องค์กรเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เมื่อใดก็ตามที่จัดเก็บเอกสารเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดระเบียบและอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอ เป้าหมาย ของการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์คือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถหาสิ่งที่ต้องการได้แม้ว่าคุณจะต้องการหารายได้เป็นเวลาหลายปีหลังจากการสร้างไฟล์
คนธุรกิจส่วนใหญ่มีอยู่คราวเดียวหรือคนอื่นตกอยู่ในตำแหน่งที่น่าอายเนื่องจากมีการติดต่อ กับลูกค้า และไม่สามารถค้นหา ใบแจ้งหนี้ที่ เกี่ยวข้องหรือเอกสารอื่น ๆ ของลูกค้าที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว
ที่น่ารำคาญอย่างเท่าเทียมกันคือ scrambling รอบที่ สิ้นปี พยายามที่จะหาเอกสารเกี่ยวกับบัญชี บริษัท สำหรับ บัญชี หรือแม้แต่เลวร้ายยิ่ง taxman
การจัดเอกสารดิจิทัลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกันหากพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณไม่อยู่ (ชั่วคราวหรือถาวร!) คุณจะสามารถค้นหาเอกสารใด ๆ ที่สร้างหรือจัดการโดยบุคคลนั้นได้อย่างง่ายดาย
(โปรดทราบว่าการสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นกับ พนักงานที่ ไม่พอใจและแยกย้ายกันไปเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่จะปกป้องข้อมูลทางธุรกิจของคุณดู 6 กฎการคุ้มครองข้อมูลทางธุรกิจ )
เคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้:
1. ใช้โฟลเดอร์การติดตั้งเริ่มต้นสำหรับไฟล์โปรแกรม
ใช้ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มเริ่มต้นเมื่อติดตั้งโปรแกรมประยุกต์ ภายใต้ Windows โดยไฟล์โปรแกรมประยุกต์แบบแผนจะอยู่ภายในไดเรกทอรีไดรฟ์:) -> Program Files การติดตั้งแอ็พพลิเคชันที่อื่นทำให้เกิดความสับสนและไม่จำเป็น
2. ที่เดียวสำหรับเอกสารทั้งหมด
วางเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ "root" สำหรับผู้ใช้รายเดียวในระบบปฏิบัติการ Windows ตำแหน่งเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ My Documents
ในสภาพแวดล้อมการแชร์ไฟล์พยายามทำเช่นเดียวกัน สร้างโฟลเดอร์รากเดียว (เรียกว่า "Shared Documents") และเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์ราก การมีที่ตั้งเดียวสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดช่วยให้สามารถค้นหาสิ่งต่างๆและเรียกใช้การสำรองข้อมูลและที่เก็บข้อมูลได้ง่ายขึ้น
3. สร้างโฟลเดอร์ในลำดับชั้นแบบลอจิคัล
นี่คือลิ้นชักตู้เก็บเอกสารของคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อพูด ใช้ภาษาธรรมดาเพื่อตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ คุณไม่ต้องการมองดูรายการโฟลเดอร์ในอนาคตและสงสัยว่า "TFK" หรืออะไรที่คุณคิดค้นหมายความว่าย่อ ๆ ที่น่าสนใจอื่น ๆ
4. ซ้อนโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์
สร้างโฟลเดอร์อื่น ๆ ภายในโฟลเดอร์หลักเหล่านี้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่นโฟลเดอร์ที่เรียกว่า " ใบแจ้งหนี้ " อาจมีโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "2018", "2017" และ "2016" โฟลเดอร์ที่มีชื่อสำหรับ ไคลเอ็นต์ อาจมีโฟลเดอร์ "ข้อมูลลูกค้า" และ "การติดต่อ" เป้าหมายคือการมีไฟล์ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์แทนที่จะมีไฟล์กำพร้าอยู่ในรายการ
อย่างไรก็ตามอย่าสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีความซับซ้อนซับซ้อน ใช้ชื่อไฟล์อธิบายแทนได้
5. ปฏิบัติตามกฎการตั้งชื่อไฟล์
ระบบปฏิบัติการบางระบบ (เช่น Unix) ไม่อนุญาตให้มีช่องว่างในชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้หากสภาพแวดล้อมการประมวลผลของคุณมีความหลากหลาย ใช้เครื่องหมายขีดล่างเป็นตัวคั่น (เช่น Doe_John_Proposal.doc) อักขระอื่น ๆ เช่น /? <> \: * | "^ ยังห้ามในชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ภายใต้ Windows
ใช้ชื่อไฟล์ที่อธิบายเพื่อระบุและดึงข้อมูลได้ง่าย แต่อย่าไปลงน้ำ - ไฟล์ / ชื่อพา ธ มีความยาว จำกัด ที่แตกต่างกันระหว่างระบบปฏิบัติการ ภายใต้ Windows ความยาวเส้นทางสูงสุดแบบเต็มสำหรับไฟล์ (เช่นชื่อไดรฟ์ + ชื่อโฟลเดอร์ + ชื่อไฟล์) คือ 260 อักขระ ใช้คำย่อทั่วไปที่เป็นไปได้เช่น Jan for January หรือ Corp for Corporation
6. เฉพาะเจาะจง
ระบุชื่อไฟล์ตรรกะชื่อเฉพาะและระบุวันที่ในชื่อไฟล์ถ้าเป็นไปได้ เป้าหมายเมื่อตั้งชื่อไฟล์คือเพื่อให้สามารถบอกได้ว่าไฟล์ดังกล่าวเกี่ยวกับอะไรโดยไม่ต้องเปิดไฟล์และดู ดังนั้นถ้าเอกสารเป็นจดหมายถึงลูกค้าเตือนเขาว่าการชำระเงินเป็นหนี้ที่ค้างชำระเรียกว่า "overdue_20180115"; ไม่ใช่บางอย่างเช่น "จดหมาย" คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครคือจดหมายฉบับนี้โดยไม่ต้องเปิดหนังสือ?
หากคุณแชร์ไฟล์ผ่านทาง อีเมล หรืออุปกรณ์แบบพกพาที่คุณอาจต้องการมีชื่อไฟล์รวมถึงข้อมูลเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเนื่องจากข้อมูลโฟลเดอร์จะไม่รวมอยู่ในไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน ตัวอย่างเช่นถ้าเอกสารของคุณอยู่ใน My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc และไฟล์จะถูกใช้ร่วมกันหรือส่งอีเมลถึงผู้รับทั้งหมดจะเห็นคือ Doe_John_20170416.doc และอาจไม่สามารถบอกได้ว่าไฟล์ดังกล่าวเป็นลูกค้า ใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องเปิด
7. ไฟล์ที่คุณไป
เวลาที่ดีที่สุดในการ ยื่น เอกสารคือเมื่อคุณสร้างเอกสารครั้งแรก เพื่อที่คุณจะได้มีส่วนร่วมในการใช้กล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ในการยื่นเอกสารและระบุชื่อของคุณวางไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
8. สั่งซื้อไฟล์ของคุณเพื่อความสะดวกของคุณ
ถ้ามีโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณใช้มากบังคับให้พวกเขาไปด้านบนของรายการไฟล์โดยการเปลี่ยนชื่อพวกเขาด้วย a! หรือ AA ที่จุดเริ่มต้นของชื่อไฟล์
9. ฆ่าไฟล์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ
บางครั้งสิ่งที่เก่าจะเห็นได้ชัดในตัวอย่างของโฟลเดอร์ชื่อ "Invoices" ข้างต้น หากยังไม่ได้ให้เก็บโฟลเดอร์ของคุณไว้อย่างคลี่คลายโดยล้างข้อมูลออกจากไฟล์เก่า
อย่าลบไฟล์ที่เกี่ยวกับธุรกิจจนกว่าคุณจะมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ต้องใช้ไฟล์อีกต่อไป ในโฟลเดอร์หลักของคุณภายใต้โฟลเดอร์รากของคุณให้สร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "เก่า" หรือ "ไม่ใช้งาน" และย้ายไฟล์เก่าลงในขณะที่คุณพบเจอ
( ระยะเวลาที่คุณต้องเก็บประวัติธุรกิจสำหรับ CRA หรือ IRS จะอธิบายระยะเวลาที่คุณต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางภาษีของคุณ)
สำรองไฟล์ของคุณเป็นประจำ
ไม่ว่าคุณจะคัดลอกไฟล์ของคุณไปยังไดรฟ์อื่นหรือบนเทปสิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าและทำตามขั้นตอนการสำรองข้อมูลตามปกติ ดู ขั้นตอนที่ 3 ถึงระบบสำรองข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ
การจัดการไฟล์ที่ดีช่วยให้คุณสามารถหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการเอกสารโดยรวมสำหรับธุรกิจของคุณ แผนการจัดการเอกสาร ที่เหมาะสมควรรวมถึงทุกแง่มุมของการจัดการเอกสารรวมทั้งการจัดเก็บการค้นคืนการสำรองข้อมูลและการรักษาความปลอดภัย
ฟังก์ชันการค้นหาเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่จะไม่ตรงกับความสะดวกในการสามารถไปที่โฟลเดอร์หรือไฟล์ได้โดยตรง หากคุณทำตามเคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างสม่ำเสมอแม้ว่าคุณจะไม่รู้ว่าอะไรอยู่ที่ไหนคุณก็ควรทราบว่าควรจะเป็นข้อดีอย่างมากในการค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา การจัดการไฟล์ที่ดีจะช่วยประหยัด เวลาและเงินของธุรกิจของคุณ