Petty Cash คืออะไร?
เงินสด ย่อยอธิบายธุรกรรมขนาดเล็กของธุรกิจ
คำว่า "อนุ" ใช้เพราะมีขนาดเล็ก (เล็กนิดหน่อย) เป็นเงินสดหรือทำธุรกรรมเหมือนเงินสด "จิ๊บจ๊อย" ไม่เล็กอีกต่อไปดังนั้นคิดว่าเป็นจำนวนน้อยที่คุณอาจไม่ได้คิดเกี่ยวกับการติดตาม ในบทความนี้เราจะใช้คำว่า "petty cash" เพื่อรวมธุรกรรมทางธุรกิจขนาดเล็กหลายแบบ
ตัวอย่างเช่น:
- ซื้อกาแฟสำหรับเครื่องชงกาแฟในสำนักงาน
- การจ่ายค่าโทลเวย์หรือที่จอดรถ
- การรักษาพนักงานเพื่อพิซซ่าเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จ
- ซื้อของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ
เหตุใด Petty Cash จึงสำคัญ?
มีธุรกรรมเงินสดเพิ่มขึ้น ไม่ได้จัดทำเป็นเอกสารและติดตามการซื้อสินค้าขนาดเล็กเหล่านั้นอาจหมายถึงจำนวนมากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นที่ยังไม่ได้รับการอ้างสิทธิ์เช่นการโยนพวกเขาออกไป
ลองดูตัวอย่าง:
- ถ้าคุณใช้ถ้วย Keurig สำหรับกาแฟสำนักงานของคุณแม้ว่าคุณจะซื้ออย่างถูกและเป็นกลุ่มคุณก็จะเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 26 เซนต์ต่อถ้วย สำหรับพนักงานดื่มกาแฟเฉลี่ยวันละ 200 ถ้วยต่อวันประมาณ 200 วันต่อปีซึ่งมากกว่า 100 ดอลลาร์สำหรับพนักงานคนหนึ่ง คูณด้วยจำนวนพนักงานและคุณมีเงินเป็นจำนวนมาก
- พิซซ่าสำหรับ 10 คนอาจมีราคา 50 เหรียญ หากคุณทำแบบนั้นเดือนละครั้งรายได้ 600 เหรียญต่อปี การไม่เก็บบันทึกหมายถึงค่าใช้จ่ายที่เสียไป 600 เหรียญ
วิธีการบันทึกรายการเงินสดย่อยควรทำอย่างไร?
คุณสามารถบันทึกลงบนใบหรือรายการใด ๆ ได้ง่ายขึ้น สิ่งสำคัญที่ต้องจดจำก็คือต้องทำธุรกรรมทุกรายการและต้องรวมถึง:
- วันที่ทำรายการ
- มูลค่าของรายการ
- คำอธิบายโดยทั่วไปของการทำธุรกรรม (เช่น "โดนัทสำหรับการประชุมในที่ทำงาน")
คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกหมายเลขบัญชีในขณะที่ทำรายการ
เมื่อคุณเติม เงินสดย่อย ธุรกรรมกลุ่มตามหมายเลขบัญชีและป้อนไว้ในโปรแกรมการทำบัญชีของคุณ
ฉันสามารถติดตามธุรกรรมเงินสดออนไลน์ได้หรือไม่?
เจ้าของธุรกิจสมาร์ทวันนี้กำลังจ่ายเงินสำหรับธุรกรรม ทางธุรกิจ ด้วย บัตรเครดิตธุรกิจ หรือบัตรเดบิตและแอป คุณสามารถติดตามที่จอดรถด้วยแอปพลิเคชันและคุณสามารถใช้ระบบชำระค่าโทรศัพท์โดยอัตโนมัติเพื่อลดเวลาที่ใช้ในช่องทาง "เงินสดเท่านั้น" ที่ถนนโทร แน่นอนการจ่ายเงินด้วยบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตธุรกิจทำให้สามารถติดตามค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ได้ง่าย เพียงแค่จดบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจไว้ในใบเสร็จ
เกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจของฉันยังมีกล่องเงินสดอยู่?
ธุรกิจจำนวนมากมีเงินทุนหมุนเวียนในสำนักงานโดยเฉพาะธุรกิจค้าปลีกที่มีลูกค้าจ่ายเป็นเงินสด ช่องเงินสดใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงและในบางกรณีสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจขนาดเล็ก โดยปกติกล่องจะเริ่มต้นด้วยความสมดุลเป็นเงินสดในนิกายที่เหมาะสม จากนั้นเมื่อกล่องเงินสดต่ำจะเติมเงิน
หากมีการใช้เงินสดในการซื้อสินค้าขนาดเล็กเก็บบันทึกในกล่องไว้เพื่อให้สามารถบันทึกรายการซื้อเหล่านี้ได้
ฉันจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกรายการเงินสดทั้งหมดไว้หรือไม่?
เป็นผู้รับผิดชอบในการเป็นเจ้าของธุรกิจในการกำหนดนโยบายในการใช้เงินสดย่อยเพื่อตรวจสอบธุรกรรมเงินสดย่อยและเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใช้เงินสดย่อยด้วยความรับผิดชอบ ความเป็นไปได้บางอย่าง:
- มอบบัตรเดบิตสำหรับธุรกิจที่เชื่อถือได้และกำหนดให้พวกเขาเปิดรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับการซื้อเดบิตทั้งหมดของตน
- กำหนดให้พนักงานที่ใช้รถยนต์ของตนเองเพื่อทำธุรกิจต้องมีเครื่องติดตามการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถจัดเตรียมและรับรายละเอียดได้ คุณจะต้องให้พนักงานตรวจสอบวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
- หากพนักงานมีสมาร์ทโฟนสำหรับใช้ธุรกิจต้องการให้พวกเขารวมแอปเพื่อจับภาพใบเสร็จด้วยภาพหรือส่งไปยังแผนกจัดทำบัญชีของคุณ
บรรทัดด้านล่างของ Petty Cash:
การตั้งค่าและการติดตามเงินสดย่อยควรเป็นส่วนหนึ่งของระบบ บันทึกข้อมูล โดยรวมสำหรับ บริษัท ของคุณ
โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณไม่ได้บันทึกคุณจะไม่สามารถหักออกเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากธุรกรรมเงินสดทั้งหมดเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกกฎหมายมากขึ้นและลดภาษีธุรกิจของคุณ