P2P เชื่อมต่อการจัดซื้อผ่านการชำระเงินค่าสินค้า
การสั่งซื้อเพื่อจ่ายเงินหรือที่เรียกว่ากระบวนการ P2P เชื่อมต่อการจัดซื้อและกระบวนการซัพพลายเชนทั้งหมดภายใน บริษัท ผ่านขั้นตอนการรับสินค้าและสุดท้ายคือการชำระเงินที่ออกให้กับผู้ขาย
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัท ต่างๆได้พิจารณาอย่างรอบคอบในการซื้อเพื่อจ่ายเงินเพื่อที่จะ:
- ลดต้นทุนโดยรวมและต้นทุนสินค้าคงคลัง
- ปลดปล่อยเงินสดที่จำเป็น
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน
- ตัดสินใจทางการเงินที่ดีขึ้น
นอกเหนือจากการลดห่วงโซ่อุปทานโดยรวมและต้นทุนสินค้าคงคลังการปรับปรุงกระบวนการซื้อเพื่อชำระเงินสามารถเพิ่มการเปิดเผยข้อมูลที่ช่วยให้ผู้บริหารมีโอกาสสื่อสารกับผู้ขายได้ดียิ่งขึ้นกับสถานที่ต่างๆที่อยู่ในกระบวนการจัดส่งและชำระเงินให้กับผู้ขาย
องค์ประกอบของกระบวนการซื้อเพื่อชำระเงิน
มีหลายองค์ประกอบในกระบวนการ P2P ซึ่งแต่ละส่วนมีความสำคัญในกระบวนการโดยรวม กระบวนการนี้เริ่มต้นด้วยการจัดหาสินค้าและสิ้นสุดด้วยการชำระเงินให้กับผู้ขายที่เลือก
จัดหา
กระบวนการ P2P เริ่มต้นด้วยแผนกจัดซื้อที่ถูกถามโดยฝ่ายวิจัยและพัฒนาหรือฝ่ายผลิตเพื่อหาผู้ขายสินค้าหรือบริการพิเศษ แผนก R & D อาจมีข้อกำหนดที่ผู้ขายต้องดำเนินการ
ในบางกรณีรายการอาจเป็นสินค้าสต็อกมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับกระบวนการผลิตและอาจจำเป็นต้องให้แผนกจัดซื้อหาสินค้าที่มีคุณภาพดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุด
แผนกจัดซื้ออาจออกคำขอใบเสนอราคา (RFQ) หรืออาจเลือกผู้ขายที่เหมาะสมตามความสัมพันธ์ก่อนหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายการหรือบริการที่ต้องการ
สัญญา
เมื่อแผนก จัดซื้อ เลือกผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ขายที่เหมาะสมจะมีขั้นตอนการทำสัญญาที่ผู้ขายและฝ่ายจัดซื้อจะเจรจาต่อรอง สัญญา ตามราคาเงื่อนไขการชำระเงินและกำหนดการจัดส่ง
การจัดซื้อ
หลังจากเซ็นสัญญาระหว่าง บริษัท กับผู้ขายแล้วสามารถสั่งซื้อคำสั่งซื้อและส่งไปยังผู้ขายได้ เพื่อปรับปรุงเวลาในการจัดส่งสินค้า บริษัท สามารถส่งคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งหรือแฟกซ์
การส่งคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้อนข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์ของผู้ขายได้โดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเปิดเผยผู้ขายควรให้ข้อมูลความคืบหน้าของ บริษัท เช่นวันที่จัดส่งและเอกสารที่ปรับปรุงใหม่เช่นการแจ้งการจัดส่งขั้นสูง (ASN)
การรับสินค้า
หลังจากการจัดส่งสินค้าจากผู้ขายแล้วขั้นตอนต่อไปคือสำหรับสินค้าเหล่านั้นที่จะมาถึง ลูกค้า รายการจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าปริมาณเป็นเช่นเดียวกับใบสั่งซื้อรวมทั้งการตรวจสอบรายการเพื่อความเสียหายและคุณภาพ
หากมีปัญหาใด ๆ กับสินค้าที่ได้รับลูกค้าจะแจ้งให้ผู้ขายทราบเพื่อให้สามารถส่งคืนสินค้าหรือจัดเตรียมส่วนลดไว้
ออกใบแจ้งหนี้
ผู้ขายสามารถจัดทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้ตลอดเวลาหลังจากส่งสินค้า โดยการใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กระบวนการ P2P สามารถปรับปรุงเพื่อให้ข้อมูลถูกป้อนเข้าสู่ระบบบัญชีเจ้าหนี้ของลูกค้า
เมื่อรายการได้รับตรงกับใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อการประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถเริ่มได้
การประมวลผลใบแจ้งหนี้
ในกระบวนการ P2P ควรมีการประมวลผลใบกำกับสินค้าเพื่อให้ได้รับส่วนลดจากผู้ขาย ในสัญญาที่ได้รับการเจรจาต่อรองผู้ขายสามารถเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินที่ทำโดยลูกค้าก่อนชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น ผู้ขาย อาจเสนอส่วนลดร้อยละห้าสำหรับการชำระเงินที่ทำน้อยกว่าสิบวันหลังจากได้รับสินค้า
Analytics
ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการ P2P บริษัท ควรมีความสมบูรณ์ในการใช้จ่ายในการซื้อ การตรวจสอบค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องจะระบุพื้นที่ที่อาจเป็นสาเหตุให้เกิดความกังวลเช่นผู้ขายเพิ่มราคาหรือการใช้จ่ายที่ไม่ดี
กระบวนการ P2P ที่รวมการปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถช่วยประหยัดเงินของ บริษัท ได้
ซึ่งควรรวมถึงข้อ จำกัด ในสิ่งที่สามารถซื้อได้นอกกระบวนการ P2P มาตรฐาน
โดยการอนุญาตให้มีการซื้อที่ไม่ได้มาตรฐานการเกิดขึ้นของค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นเพิ่มขึ้นและการตรวจสอบการซื้อเหล่านี้อาจทำให้ทรัพยากรที่สามารถประหยัดได้หากใช้กระบวนการ P2P ที่ถูกต้อง
เรียนรู้เกี่ยวกับ Zelle for P2P
บทความนี้ได้รับการปรับปรุงโดย Gary W. Marion ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์และซัพพลายเชนสำหรับ The Balance