มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจที่เหมาะสมสามารถสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าและลูกค้าของคุณ การโอนสายโทรศัพท์เป็นมากกว่าการรู้ว่าปุ่มใดที่จะผลักดันให้กับระบบโทรศัพท์ของคุณ มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจที่คุณและพนักงานของคุณใช้ทุกวันเป็นภาพสะท้อนโดยตรงของ บริษัท ของคุณ คุณสามารถสร้างความประทับใจอย่างมืออาชีพหรือสิ่งที่ขาดหายไปได้ ไม่ว่าพนักงานของคุณจะเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินหรือค่าใช้จ่ายชั่วคราวที่เรียกเก็บเงินกับโทรศัพท์มือถือโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนใน บริษัท ของคุณใช้ความเร็วในการโอนสายได้อย่างมืออาชีพ
01 - อธิบายว่าเหตุใดคุณต้องโอนสาย
คนสามารถให้อภัยสิ่งต่างๆมากมาย แต่ความรุนแรงในที่ทำงานไม่ได้เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง สุภาพอธิบายกับผู้โทรทำไมคุณต้องโอนสาย อาจเป็นไปได้ว่าผู้โทรถึงแผนกที่ไม่ถูกต้องหรือมีส่วนขยายผิดในแผนกที่ถูกต้อง อีกเหตุผลหนึ่งสำหรับการโอนสายอาจเป็นเพียงแผนกอื่นที่สามารถตอบคำถามได้หรือคุณไม่มีอำนาจเพียงพอในการตัดสินใจที่ผู้โทรกำลังหาอยู่ ไม่ว่าผู้โทรจะรู้หรือไม่ว่าทำไมต้องมีการโอนสายเพื่อให้พวกเขาไม่คิดว่าคุณกำลังจะผ่านเจ้ามือ 02 - ให้ข้อมูลของคุณก่อน
ให้ใส่ชื่อและนามสกุลของคุณเสมอในกรณีที่คุณไม่ได้เชื่อมต่อ สิ่งนี้ทำให้พวกเขารู้ว่าคุณกังวลเกี่ยวกับสถานการณ์ของตนเอง นอกจากนี้คุณยังต้องการป้องกันสถานการณ์ที่ผู้โทรถูกตัดการเชื่อมต่อและต้องเริ่มต้นใหม่อีกครั้งตั้งแต่เริ่มต้นโดยอธิบายสถานการณ์ให้กับตัวแทนของ บริษัท อีกรายหนึ่ง นอกจากนี้คุณควรแจ้งให้ผู้โทรทราบชื่อบุคคลหรือแผนกที่คุณกำลังถ่ายโอนไปและให้หมายเลขส่วนขยายดังกล่าวด้วย ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจอะไรทุกคนก็อยู่ในธุรกิจการบริการลูกค้าที่ดี 03 - ขออนุญาตให้ดำเนินการโอนเงิน
เมื่อคุณได้สร้างความสามัคคีกับผู้โทรแล้ว ให้ขอให้ผู้โทรติดต่อเพื่อขออนุญาต โอนย้าย คำขอนี้ยังช่วยให้ผู้โทรถามคำถามอื่น ๆ หรือแสดงความห่วงใยอื่น ๆ ต่อคุณ นอกจากนี้ยังทำให้ผู้โทรมีโอกาสที่จะบอกว่าพวกเขาจะโทรกลับเมื่อมีเวลามากขึ้น บางครั้งก็เกิดขึ้นที่ผู้โทรไม่ต้องการโอน ถ้าเป็นเช่นนั้นให้หาสาเหตุ จากนั้นให้อธิบายว่าการโอนเงินจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะได้รับความช่วยเหลือโดยเร็วที่สุด นอกจากนี้อธิบายว่าคุณจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ตัวแทนคนต่อไปในการโทรติดต่อและไม่ต้องอธิบายสถานการณ์อีกครั้ง
04 - รอคำตอบ
อย่าสุ่มสี่สุ่มห้าโอนสายทันทีที่ได้ยินเสียงสายอื่น ๆ รอให้คนอื่นตอบและอธิบายว่าเหตุใดจึงมีการโอนสาย ขั้นตอนนี้จะช่วยให้พนักงานคนต่อไปมีโอกาสเตรียมความพร้อมสำหรับการโทรและป้องกันไม่ให้ผู้โทรต้องอธิบายสถานการณ์หรือปัญหาของตนอีกครั้ง 05 - ทำบทนำ
กลับไปที่ผู้โทรและประกาศชื่อและ / หรือแผนกที่คุณกำลังถ่ายโอน ขอขอบคุณผู้โทรที่มีความอดทนและถามว่าคุณสามารถทำอะไรอื่น ๆ ได้ก่อนที่จะวางสาย ช่วยให้คุณสามารถใช้ชื่อหรือนามสกุลของบุคคลที่โอนสายได้ นี้เสริมสร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคลที่คุณได้สร้างและต่อไปสร้างความรู้สึกว่าผู้โทรจะได้รับการดูแลอย่างดี 06 - เสร็จสิ้นการโอนเงิน
ถ่ายโอนข้อมูลโดยการต่อผู้โทรกับบุคคลอื่นหรือแผนก อย่าลืมยุติการเชื่อมต่อด้วยการห้อยโทรศัพท์หรือถอดชุดหูฟังออก เนื่องจากระบบโทรศัพท์อาจมีความซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งใน บริษัท ใหญ่ ๆ คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้ตัดการเชื่อมต่อตัวเองออกจากสาย หากคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานก่อนจะถ่ายโอนข้อมูลจริง มีเหตุผลหลายประการในการยุติการโทรเมื่อคุณมีส่วนร่วมกับผู้โทร อย่างไรก็ตามเหตุผลที่คุณมีไม่ว่าจะถูกต้องตามกฎหมายคุณต้องละทิ้งอย่างมืออาชีพ สาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดในการยุติการโทรคือคุณได้พบกับนักพูดที่มีประสบการณ์มายาวนานคนหนึ่งที่จะใช้เวลามากเกินไปและป้องกันไม่ให้คุณทำธุรกิจของคุณ อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหาขึ้นก็คือผู้โทรใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสมข่มขู่หรือหยาบคาย แต่คนที่มีปัญหาการจัดการความโกรธรู้สึกว่าพวกเขาสามารถระบายความเกลียดชังของพวกเขากับคนแปลกหน้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมการบริการหรือในตำแหน่งที่ให้บริการ ปรึกษานโยบายและขั้นตอนของ บริษัท เกี่ยวกับการจัดการกับสถานการณ์ประเภทนี้เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมายใด ๆ และอย่าลืมว่าควรวางผู้โทรไว้ขณะที่คุณขอคำแนะนำมากกว่าที่จะพูดอะไรบางอย่างที่คุณอาจเสียใจในภายหลัง
ความสำคัญของมารยาทในการโทรศัพท์
โทรศัพท์มักเป็นการติดต่อครั้งแรกกับลูกค้าหรือลูกค้าของคุณกับธุรกิจของคุณ คุณต้องการประสบการณ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ส่วนใหญ่คุณไม่ต้องการให้ลูกค้าแขวนและเรียกการแข่งขันของคุณดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะลงทุนในการฝึกอบรมพนักงานของคุณในมารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม