มารยาททางธุรกิจของเทคนิคทางโทรศัพท์
7 วันที่ Hold Do's
- ทักทายผู้โทรอย่างสุภาพหรือใช้คำทักทายมาตรฐานของ บริษัท (เช่น "ขอบคุณที่โทรนี่คือ Jim Bucki ฉันจะช่วยเหลือคุณได้อย่างไร?")
- รอสักครู่ในการสนทนาเพื่อบอกให้คุณทราบว่าคุณกำลังจะระงับไว้
- อธิบายเหตุผลที่ทำให้พวกเขาถูกระงับ
- บอกพวกเขาว่าคุณจะกลับไปที่โทรศัพท์ภายในไม่กี่นาที
- ขอโทษสำหรับความไม่สะดวกหรือขอขอบคุณผู้โทรที่ถือครองไว้เมื่อคุณกลับไปที่ผู้โทร
- นำหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลนั้นและโทรกลับหากคุณใช้เวลามากกว่า 60 วินาที จากโทรศัพท์หรือคุณจำเป็นต้องพักไว้อีกครั้ง
- ใช้ชื่อผู้โทรบ่อยๆเพื่อเพิ่มการเชื่อมต่อส่วนตัวกับผู้โทร
5 ในเรื่อง Hold Don'ts
- อย่าขัดจังหวะการโทรเพื่อทำให้โทรศัพท์หยุดชะงัก
- อย่าปล่อยให้พวกเขาถูกระงับไว้นานกว่าหนึ่งนาที
- อย่าวางโทรศัพท์ไว้หลายครั้งในการโทรหนึ่งครั้ง
- อย่าทำให้เขาโทรกลับ คุณเรียกพวกเขากลับมา
- อย่าหยาบคายไม่ว่าลูกค้าจะโกรธหรือไม่
ตัวอย่าง Lead-Ins เพื่อวางผู้โทรไว้
- "นายสมิ ธ คุณช่วยกรุณาจับมือได้ไหมขณะที่ฉันดึงแฟ้มของคุณ?" {pause for a response} "ขอบคุณฉันจะกลับมาภายในเวลาไม่กี่นาที" {caller on hold} "ขอบคุณที่ถือครอง Mr. Smith ฉันสามารถช่วยคุณได้ ... "
- "นางสาวโจนส์ฉันจะตรวจสอบเพื่อดูว่านายจอห์นสันพร้อมที่จะรับสายของคุณคุณช่วยกรุณาถือนาที?" {pause for a response} "ขอบคุณฉันจะกลับมาทันที" {caller hold} "ฉันเสียใจกับความไม่สะดวกนายจอห์นสันไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ฉันขอให้เขาโทรหาคุณกลับมาได้ไหม"
ต้องวางสาย?
หลังจากที่คุณได้รับโทรศัพท์แล้วมีสาเหตุหลายประการที่คุณอาจต้องวางสายโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ
ที่พบมากที่สุดคือ "talked ยาว winded" ที่มีการบริโภคเวลาของคุณ อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ผู้โทรที่ใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสมข่มขู่หรือหยาบคาย ในกรณีนี้คุณควรปรึกษานโยบายและขั้นตอนของ บริษัท เกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์นี้เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมายใด ๆ เรียนรู้วิธียุติการติดต่อทางโทรศัพท์ได้ ที่นี่