มารยาททางอีเมลสำหรับธุรกิจ

ตาม รายงานล่าสุด ของ บริษัท วิจัยตลาดอีเมลยังคงเป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารในโลกธุรกิจ ในปี 2013 บัญชีอีเมลทางธุรกิจมีจำนวนทั้งสิ้น 929 ล้านกล่อง ตัวเลขนี้คาดว่าจะเติบโตที่อัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีประมาณ 5% ในอีกสี่ปีข้างหน้าและเข้าถึงได้มากกว่า 1.1 พันล้านในสิ้นปี 2017 รายงานระบุต่อไปว่าจำนวนบัญชีอีเมลทั่วโลกทั้งหมดคาดว่าจะเพิ่มขึ้นจาก เกือบ 3,900,000 บัญชีในปี 2556 ถึง 4.9 พันล้านบัญชีภายในสิ้นปี พ.ศ. 2560

ซึ่งแสดงถึงอัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีที่ประมาณ 6% ในช่วง 4 ปีข้างหน้า

บรรทัดล่างคืออีเมลนี้กลายเป็นตัวเลือกที่ต้องการสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดและแนวโน้มนี้ยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง เทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่นบริการอีเมลทางธุรกิจในระบบคลาวด์โดยเฉพาะ Google Apps และ Microsoft Office 365 คาดว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในอีกสี่ปีข้างหน้า

อีเมลสามารถส่งจาก สมาร์ทโฟน แท็บเล็ตและอุปกรณ์เคลื่อนที่อื่น ๆ ได้ แม้ว่าจะเป็นความสะดวกสบาย แต่ก็มีแนวโน้มที่จะกลายเป็นเรื่องที่ไม่เป็นระเบียบกับเนื้อหาของการสื่อสาร อุปกรณ์เคลื่อนที่ ได้เปลี่ยนวิธีที่เราสื่อสารในธุรกิจเพราะช่วยให้เราสื่อสารกับลูกค้าพาร์ทเนอร์และพนักงานของเราได้ทันที อย่างไรก็ตามเนื่องจากเนื้อหาของอีเมลทางธุรกิจไม่มีการแทรกแซงจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ที่รับอีเมลเพื่อตีความเจตนาของคำนี้เพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์นี้อีเมลธุรกิจจะต้องเป็นทางการและเป็นประเด็นทางธุรกิจ เป็น

จำได้ว่าหลายทศวรรษที่ผ่านมาวิธีเดียวที่จะสื่อสารในการเขียนกับลูกค้า; ผู้ขายหรือพนักงานได้โดยใช้ตัวอักษรอย่างเป็นทางการ จดหมายที่สร้างขึ้นตามความต้องการทั้งหมดของการตกแต่งและความเหมาะสมของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร หากไม่ได้ส่งทางไปรษณีย์ในซองจดหมายที่มีการชำระเงินแล้วอาจส่งทางแฟกซ์ได้

ไม่ว่าจะเป็นจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์หรือส่งทางแฟกซ์ก็แสดงว่ามีการสื่อสารที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งเป็น "การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร"

นี่เป็นกรณีที่มีอีเมลทุกฉบับที่ส่งมาด้วยนั่นก็คือการสื่อสารที่มีผลตามกฎหมายเพราะเป็นลายลักษณ์อักษร อาจไม่มีคำบอกกล่าวเมื่อธุรกิจสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ในท้ายที่สุดการสื่อสารผ่านอีเมลควรเป็นไปตามหลักเกณฑ์เดียวกันและหลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายมืออาชีพ ระยะเวลา

การเขียนอีเมลทางธุรกิจนั้นแตกต่างจากการเขียนข้อความหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) รูปแบบการสื่อสารเหล่านี้ถูกออกแบบมาสำหรับการล้อเลียนอย่างรวดเร็วและเป็นกันเองระหว่างเพื่อน ดังนั้นภาษาของข้อความและ IM ซึ่งประกอบด้วยวลีของตัวเองเช่น LOL, ROFL และอื่น ๆ อีกมากมายเป็นที่ยอมรับสำหรับการแชทกับเพื่อน แต่ไม่มีที่ใดในอีเมลทางธุรกิจระดับมืออาชีพ

เช่นเดียวกันกับ emojis Emojis เป็นภาษาใหม่ที่มีการพัฒนาและพัฒนาขึ้นพร้อมกับการแพร่กระจายของการสื่อสารอุปกรณ์เคลื่อนที่ กฎเดียวกันเกี่ยวกับการงดเว้นจากการใช้ภาษาข้อความและคำย่อจำเป็นต้องใช้กับ emojis ภาษาใหม่นี้ไม่มีที่ใดในอีเมลทางธุรกิจ แม้ว่าการยิ้มบางอย่างอาจกระตุ้นให้เกิดจุดเน้นในอีเมลธุรกิจอีกครั้งเนื่องจากอีเมลอาจมีการตีความโดยผู้รับขัดขืนการล่อลวงเพื่อแต่งอีเมลด้วยศัพท์แสงที่เป็นทางการนี้

เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งอีเมลทางธุรกิจจากจุดนี้ไปข้างหน้าให้จินตนาการว่าคุณนั่งอยู่หน้าเครื่องพิมพ์ดีดพร้อมกับจดหมายหุ้นหนาหรือแผ่นกระดาษขนาด Legal และคุณกำลังจะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งจะลงนามโดยคุณที่ ด้านล่างของหน้าสุดท้ายและส่งทางไปรษณีย์หรือส่งทางแฟกซ์