ตัดสินใจว่าคุณต้องการประชุมจริงๆหรือ
ขั้นแรกให้ตัดสินใจว่าการวางแผนการประชุมเป็นสิ่งที่จำเป็นจริงๆหรือไม่
บ่อยครั้งที่เราคิดว่าการประชุมอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข้อมูลหรือพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อ แต่ถ้าข่าวของคุณสามารถส่งผ่านทางอีเมลหรือการประชุมสายหรือเพียงแค่การชุมนุมไม่กี่คนในสำนักงานของคุณเป็นเวลา 15 นาทีแล้วข้ามการประชุมอย่างเป็นทางการ
เชิญชวนคนที่ต้องอยู่ที่นั่นจริงๆ
เคยได้รับเชิญไปประชุมและสงสัย - ครึ่งทาง - ทำไมคุณถึงอยู่ที่นั่น? อย่าเสียเวลาของผู้คนด้วยการเชื้อเชิญพวกเขาให้เข้าร่วมการประชุมที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม นั่นไม่ใช่การประชุมที่มีประสิทธิภาพ คนจากบัญชีต้องมีส่วนร่วมในที่ประชุมเพื่อตอบคำถามงบประมาณหรือไม่? จากนั้นเชิญบุคคลหนึ่งคนจากฝ่ายบัญชีที่เหมาะกับงานนั้น
ถ้าเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาต้องได้รับแจ้งถึงสิ่งที่ได้รับการกล่าวถึงในที่ประชุมคุณไม่จำเป็นต้องเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุมจริง เพียงเตรียมสรุปการประชุมและส่งให้พวกเขาหลังจากนั้น พวกเขาจะขอบคุณโปรแกรมประหยัดเวลาและคุณมั่นใจได้ว่าเพราะคุณได้เขียนข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พวกเขาได้รับทราบถึงการอภิปรายอย่างเต็มที่
ส่งการแจ้งเตือนการประชุม
ชีวิตไม่ว่างและปฏิทินได้รับการจองอย่างรวดเร็วด้วยกิจกรรมตามกำหนดการ ส่งคำเตือนจากการประชุมติดตามผลสองวันก่อนการประชุมของคุณ สิ่งนี้จะยืนยันคนที่ตอบว่าพวกเขาจะเข้าร่วมประชุมและยังช่วยให้คุณทราบล่วงหน้าหากมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาและผู้เข้าร่วมหลักไม่สามารถกำหนดเวลาการประชุมที่กำหนดไว้ได้
มีวาระการประชุม
ในการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพคุณต้องวางแผนสิ่งที่จะกล่าวถึงก่อน วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร? สิ่งที่คุณกำลังพยายามที่จะบรรลุ? จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้าและแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ระบุเวลาเริ่มต้นและรวมรายการหัวข้อสั้น ๆ ที่จะกล่าวถึง อย่าตระหงับการประชุมของคุณเองด้วยวาระที่ละเอียดและยาวเกินไป ระบุชื่อบุคคลใด ๆ ที่จะรับผิดชอบในการรายงานในพื้นที่เฉพาะ
ล้างความคาดหวัง
เมื่อคุณส่งการแจ้งเตือนการประชุมครั้งแรกให้ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และความคาดหวังของคุณ การประชุมจะหมุนรอบการนำเสนอและผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมพร้อมที่จะจดบันทึกหรือไม่? หรือนี่คือช่วงการระดมความคิดที่ผู้เข้าร่วมประชุมคาดว่าจะแสดงความคิดและคำแนะนำ?
ในบางวัฒนธรรมองค์กรพนักงานจะรวมตัวกันเพื่อฟังเท่านั้นและจากนั้นมุ่งหน้ากลับไปยังพื้นที่ทำงานของพวกเขา ใน บริษัท อื่นพนักงานสามารถเข้าร่วมได้อย่างอิสระ ในที่ทำงานร่วมกันในปัจจุบันการปฏิสัมพันธ์และการแบ่งปันความคิดไม่เพียง แต่เป็นการต้อนรับในที่ประชุม บ่อยครั้งที่วัตถุประสงค์ของการประชุมเอง
เริ่มต้นด้วยเวลา
ถ้าคุณเป็นคนที่มักจะแสดงให้เห็นการประชุมตามเวลาคุณก็จะเข้าใจว่ามันเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อการประชุมที่เกิดขึ้นจริงไม่ได้เกิดขึ้นเป็นเวลา 15 นาทีเนื่องจากคนที่ไหลเข้ามาในห้อง
สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือการก้าวไปข้างหน้าทุกคนรู้ดีว่าการประชุมเหล่านี้ไม่ได้เริ่มต้นตรงเวลาเพื่อให้ ทุกคน เริ่มปรากฏตัวขึ้น ดูแลการประชุมของคุณ เริ่มต้นทันทีที่เวลาเริ่มต้นที่กำหนด ปิดประตูและเริ่มต้น คนที่หลงผิดเหล่านี้จะได้รับข้อความว่าพวกเขามาช้าและควรทำผิดเพียงครั้งเดียว
ให้สั้นและเรียบง่าย
การประชุมส่วนใหญ่จะกำหนดไว้เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงเมื่อ - ในหลายกรณี - 30 นาทีหรือ 45 นาทีจะเพียงพอ เมื่อมีการจัดสรรเวลามากเกินไปผลลัพธ์ตามปกติคือเวลาที่เสียไป คนอ้อยอิ่งหลังการประชุมสิ้นสุดลงหรือใช้เวลาในรายการวาระที่กำหนดไว้นานเกินไป จัดให้มีการประชุมสั้น ๆ และตรงประเด็น
อยู่ในหัวข้อ
วาระการประชุมเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ ยึดมั่นในระเบียบวาระการประชุมและให้การอภิปรายไม่พ้นจากการเดินสาย
ตั้งคำถามหัวข้อนอกเรื่องโดยระบุว่าเป็นหัวข้อสำหรับการประชุมอื่นจะมีการกล่าวถึงเป็นส่วนตัวหรือไม่เช่นนั้น ไม่มีใครชอบการประชุมที่ผู้ลี้ภัยโดยที่จุดมุ่งหมายของการประชุมคือนั่งหลังเพื่อสนทนากัน
จัดการประชุมขนาดเล็กนอกห้องประชุม
นั่งอยู่ในห้องประชุมคุ้นเคยที่คุ้นเคยกันอยู่รอบ ๆ โต๊ะเดียวกันก็คุ้นเคย - คุ้นเคย เพื่อส่งเสริมให้พนักงานมีปฏิสัมพันธ์คิดสร้างสรรค์และมีการสนทนาที่มีชีวิตชีวาพิจารณาการประชุมนอกห้องประชุมมาตรฐาน
พิจารณาการประชุมที่โต๊ะข้างนอกหากสถานที่และอากาศให้ ลองรวบรวมในพื้นที่ทั่วไปที่มีโซฟาและโต๊ะเล็ก ๆ แทนโต๊ะประชุมขนาดใหญ่และเก้าอี้หมุน
อย่ากลัวที่จะใช้วิธีอื่น
หากแนวทางการประชุมไม่ได้ผลอย่ากลัวที่จะเปลี่ยนหลักสูตร ตัวอย่างเช่นถ้าเซสชันการระดมสมองเป็นห้องที่เงียบสงบซึ่งมีบทพูดน้อยมากให้เปลี่ยนทิศทาง มีความยืดหยุ่นและใส่ใจกับความคืบหน้าในการประชุมโดยรวม
ใช้เทคโนโลยี
วางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม ในโลกดิจิทัลปัจจุบันคนส่วนใหญ่มักใช้กราฟิกหรือวิดีโอเพื่อสนับสนุนคำที่พวกเขาได้ยิน อุทธรณ์ไปยังความคิดนั้นและรวมภาพโสตทัศนูปกรณ์ไว้เมื่อวางแผนการประชุมของคุณ
คอมพิวเตอร์ที่ฉายบนหน้าจอขนาดใหญ่และงานนำเสนอของคณะกรรมการสมาร์ทที่ส่งเสริมให้เกิดการปฏิสัมพันธ์คือการเปลี่ยนแปลงที่น่ายินดีจากงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีความยาวตามมาตรฐาน
ส่งสรุปการเข้าร่วมประชุม
ภายในหนึ่งวันหลังจากการประชุมให้ส่งสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ได้กล่าวมา เผยแพร่ข้อมูลนี้ทางอีเมลไปยังทุกคนที่เข้าร่วมประชุมผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมและผู้ที่ต้องการทราบ รวมถึงรายการการดำเนินการใด ๆ โดยระบุว่าใครรับผิดชอบต่อแต่ละรายการรวมทั้งวันที่ครบกำหนด