รายการตรวจสอบการตั้งค่ากิจกรรมสำหรับผู้ประสานงานสถานที่

สถานที่ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับแรงกดดันที่มาพร้อมกับการประสานงานหลายเหตุการณ์ในช่วงเวลาสั้น ๆ หลังจากที่ทุกธุรกิจของพวกเขาขึ้นอยู่กับพวกเขาให้บริการที่มีคุณภาพและทุกเหตุการณ์เป็นโอกาสที่จะแสดงทักษะของพวกเขาทั้ง วางแผนเหตุการณ์ และผู้เข้าร่วมประชุม เวลาที่สำคัญที่สุดแม้ว่ามาก่อนการแสดงจะเริ่มขึ้นเมื่อลูกค้าเดินเข้าไปในห้องจัดเลี้ยงสำหรับการตั้งค่า อยู่ในขณะนี้ที่เสียงจะถูกตั้งค่าสำหรับส่วนที่เหลือของวัน

นี่เป็นบทเรียนที่ผมได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วในฐานะผู้ประสานงานสถานที่และหลังจากนั้นได้พัฒนารายการตรวจสอบการติดตั้งของตัวเองเพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจ (และครอบครอง) ในช่วงระยะเวลาติดตั้งที่เน้นความเครียด

เตรียมรถของคุณให้พร้อม

สิ่งแรกที่ลูกค้าของคุณต้องการจะทำคือการแกะอุปกรณ์ทั้งหมดของเหตุการณ์ออกจากยานพาหนะ นี้อาจเป็นงานที่ยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสถานการณ์ที่จอดรถยากที่จะนำทาง ลองนึกภาพคนที่เดินเข้ามาในสถานที่ของคุณด้วยกล่องใส่ของหนัก - สิ่งแรกที่พวกเขาจะมองหาคืออะไร? คำตอบคือแน่นอนว่ารถเข็นหรือสิ่งอื่นใดที่จะช่วยลดน้ำหนักของพวกเขาและทำให้งานที่ยุ่งยากลำบากมากขึ้นอย่างง่ายดาย การมีรถลากที่ถูกต้องเมื่อพวกเขาเดินไปในสถานที่นั้นเป็นวิธีที่ง่ายในการทำให้พวกเขารู้สึก "โล่งใจ" เพียงแค่แสดงขึ้น

เตรียมตารางการลงทะเบียน

ถัดไปในรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่จะได้รับการตั้งค่าการลงทะเบียน ซึ่งหมายความว่า สถานที่ของคุณ มีองค์ประกอบการลงทะเบียนทั้งหมดในสถานที่ก่อนที่จะมาถึง

ซึ่งรวมถึงโต๊ะเก้าอี้ไฟฟ้าและรอบทั้งหมด การจัดระเบียบแท็กชื่อและวัสดุการเช็คอินจะใช้เวลามากสำหรับนักวางแผนกิจกรรมและพวกเขาไม่ควรต้องรอให้คุณได้รับสิ่งง่ายๆเหล่านี้ในสถานที่สำหรับพวกเขาในการเริ่มต้นใช้งาน

มีทุกตารางห้องและชุดผ้าปูเตียง

การจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ทั้งหมดในพื้นที่จัดงานสามารถใช้เวลาได้อย่างเห็นได้ชัด

หวังว่าถ้าคุณกำลังออกมาเหตุการณ์ก่อนหน้านี้คุณได้บอกลูกค้าล่วงหน้าเมื่อคาดหวังทั้งหมดขององค์ประกอบห้องพักที่จะตั้ง ถ้าลูกค้าของคุณเดินเข้าไปในห้องที่มีคนงานนับสิบที่กำลังยุ่งอยู่กับการยกเลิกการวางตารางและเก้าอี้พวกเขาอาจจะตื่นตระหนก ทีมปฏิบัติงานของคุณจะมีทุกอย่างที่กำหนดด้วยผ้าปูโต๊ะในสถานที่เพื่อให้นักวางแผนสามารถเริ่มวางชิ้นงานประมูลสินค้า

รับป้ายทั้งหมดออกก่อน

เพียงเพราะผู้วางแผนนำทางรู้วิธีนำทางอาคารไม่ได้หมายความว่าทีมสนับสนุนของเธอทำ คุณสามารถบันทึกทุกคนได้มากโดยไม่จำเป็นต้องยุ่งยากด้วยการ อัพเดตป้าย ภายในอาคารของคุณทันทีที่เริ่มต้นการตั้งค่า โปรดจำไว้ว่าผู้ขายดอกไม้และดีเจต้องการทราบว่าจะไปที่ไหน ทุกสิ่งเหล่านี้คือการทบทวนกับลูกค้าของคุณก่อนวันงาน แต่ก็จำเป็นต้องระวังในวันสำคัญ

ทบทวน BEO และใบแจ้งหนี้

อีกครั้งคุณอาจส่งอีเมลเอกสารเหล่านี้หลายครั้งในช่วงวันที่นำไปสู่กิจกรรม แต่ก็ไม่เคยทำร้ายพวกเขาเป็นครั้งสุดท้าย แม้ว่าเวลาในการติดตั้งจะเป็นที่น่าตื่นเต้น แต่คุณต้องแกะรอย 15 นาทีเพื่อดูเอกสารเหล่านี้ร่วมกัน ผู้ประสานงานสถานที่ควรมีแพ็คเก็ตที่พร้อมสำหรับลูกค้าซึ่งรวมถึง BEO แผนผังห้องและใบแจ้งหนี้ในอนาคต

ผู้วางแผนที่มีประสบการณ์เพียงไม่กี่รายเท่านั้นที่จะได้มีโอกาสทบทวนเอกสารที่สำคัญเหล่านี้

แนะนำ

อย่าลืมนำสมาชิกสำคัญของทีมไปให้ลูกค้าของคุณเพื่อแนะนำอย่างเป็นทางการ รายการนี้รวมถึง ผู้จัดการฝ่าย จัดเลี้ยง, กัปตันจัดเลี้ยง, หัวหน้างานการดำเนินงานและผู้ประสานงานเสียง / ภาพ คิดในนามของลูกค้าเมื่อแนะนำทีม - มีรายละเอียดใดบ้างที่ควรจะพูดคุยกันกับทีมผู้บริหารของคุณ? การเริ่มต้นบทสนทนาสั้น ๆ เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเน้นผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละพื้นที่

รายการตรวจสอบสั้น ๆ ของรายการการตั้งค่ากิจกรรมจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความสุขเมื่อเดินทางมาถึง ในฐานะตัวแทนหลักสำหรับสถานที่ของคุณคุณควรให้หมายเลขโทรศัพท์มือถือของลูกค้าทุกครั้งที่มีข้อผิดพลาดในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ในสำนักงานของคุณ

จำไว้ว่าพวกเขาอาจได้รับความผิดหวังหากต้องการบางอย่าง แต่พวกเขาจะยิ่งผิดหวังมากขึ้นหากพวกเขาไม่สามารถหาคนมาช่วยพวกเขาได้!