จัดรูปแบบจดหมายธุรกิจระดับมืออาชีพด้วยเคล็ดลับเหล่านี้
รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสม
จดหมายธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้รูปแบบจดหมายธรรมดาสี่รูปแบบ รูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับประเทศอื่น ๆ เช่นวันที่จะประกอบด้วยในรูปแบบอื่น
รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมทั้งหมดเป็นที่ยอมรับได้ แต่การบล็อกเป็นเรื่องปกติมากขึ้น
Block Letter Format: รูปแบบตัวบล็อกทั่วไปจะถูกฟอร์แมตด้วยข้อความทั้งหมดที่อยู่ด้านซ้าย ย่อหน้าเป็นสองเท่าเว้นวรรคและบรรทัดข้อความทั้งหมดเว้นวรรคเดียว ระยะขอบคือการตั้งค่าตัวประมวลผลคำมาตรฐานหนึ่งนิ้ว (ดูภาพของรูปแบบ Letter Block)
รูปแบบตัวบล็อกกึ่งบล็อก: สำหรับบล็อกแบบกึ่งบล็อกข้อแตกต่างระหว่างบล็อกกึ่งและทางเลือกจะต่างกับข้อความในเนื้อหาที่เหลืออยู่ แต่บรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าจะเว้นไว้
Alternative Block Letter Format: รูปแบบตัวบล็อกสำรองจะย้ายที่อยู่ส่งกลับวันที่ปิดชื่อชื่อและลายเซ็นไปทางด้านซ้ายของหน้า
รูปแบบตัวอักษรแบบง่าย: รูปแบบนี้ใช้คุณสมบัติเดียวกันของตัวบล็อกที่มีข้อยกเว้นยกเว้นคำทักทายหรือคำทักทาย รูปแบบนี้เป็นประโยชน์เมื่อคุณไม่ทราบว่าเพศของผู้รับคือชายหรือหญิงหรือนางหรือนางสาว
ส่วนของจดหมายธุรกิจ
- ที่อยู่ที่ส่งกลับ: หากคุณมี หัวจดหมาย บริษัท คุณสามารถข้ามส่วนนี้ได้ ใส่ที่อยู่ธุรกิจทั้งหมดของคุณและแก้ไขชื่อธุรกิจตามกฎหมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของคุณได้หากผู้รับต้องการ
- วันที่: ทำตามรูปแบบเดือน, วัน, ปี กำหนดวันที่ปัจจุบันของคุณให้ตรงกับวันที่ส่งจดหมายจริงของจดหมาย
- ชื่อผู้รับและที่อยู่: ใส่ชื่อเต็มและที่อยู่ของผู้ติดต่อที่คุณส่งจดหมายไป สามารถเพิ่มชื่อบุคคลได้พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์หากจำเป็น
- คำทักทาย: สำหรับคำทักทายใช้ชื่อที่เป็นทางการของบุคคลนั้นและลงท้ายด้วยเครื่องหมายลำไส้ใหญ่สำหรับจดหมายธุรกิจของคุณ
- หัวเรื่อง: การ ระบุหัวเรื่องของจดหมายช่วยให้ผู้รับรู้ได้อย่างรวดเร็วว่าบริบทของจดหมายของคุณเป็นอย่างไร
- ร่างกาย: ร่างกายจดหมายของคุณควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำโดยทั่วไปว่าคุณเป็นใครและจดหมายวัตถุประสงค์ รวมวรรคที่เฉพาะเจาะจงระบุถึงปัญหาหรือปัญหา ปิดร่างกายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจ จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรสั้นและกระชับโดยคำนึงถึงระยะเวลาที่ผู้อ่านของคุณ จำกัด
- การปิด: คุณสามารถเลือกรูปแบบที่เป็นทางการเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
- ลายเซ็น: ลงชื่อชื่อของคุณเหมือนกับในจดหมาย ชื่อและชื่อ: ใส่ชื่อเต็มและชื่องานของคุณ
- Encloses และ CC: ถ้าคุณส่งเอกสารเพิ่มเติมรวมถึงสิ่งที่แนบมาและถ้าคนอื่นได้รับสำเนาของจดหมายรวมถึง cc หรือสำเนาคาร์บอนของเครื่องรับหรือเครื่องรับอื่น ๆ
คุณสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนทั้งหมดในการสร้างจดหมายธุรกิจที่มีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำของคุณ
ใน Microsoft Word คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายได้โดยไปที่ฟังก์ชัน "Tools" เลือก "Letters & Mailings" และคลิกที่ตัวช่วยสร้างจดหมาย วิซาร์ดจะแจ้งให้คุณทราบผ่านแต่ละฟิลด์และอนุญาตให้คุณเลือกรูปแบบ
การใช้รูปแบบจดหมายทางธุรกิจที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนหนึ่งในการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้น ใช้เวลาในการสร้างความประทับใจให้กับธุรกิจของคุณ