จดหมายต้อนรับ ลูกค้าใหม่ เป็นส่วนสำคัญในการแสวงหา ลูกค้าใหม่ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณเป็นธุรกิจที่เน้นความสัมพันธ์ส่วนตัว สละเวลาในการเขียนจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่มีประโยชน์น้อย ได้แก่ :
- แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับธุรกิจของตน
- แนะนำ บริษัท ของคุณให้กับลูกค้าใหม่ ๆ
- สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้ารายใหม่ว่าตัดสินใจอย่างถูกต้องในการเลือก บริษัท ของคุณ
- ให้ข้อมูลการติดต่อที่สำคัญ
บทแนะนำแบบทีละขั้นตอนนี้จะนำคุณไปสู่รูปแบบจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่และส่วนที่มีเพื่อให้คุณสามารถใช้เป็นแม่แบบในธุรกิจของคุณเองได้
01 - บริษัท หัวจดหมาย
จดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่ของคุณควรจะพิมพ์ลงบนหัวจดหมาย บริษัท ของคุณหรืออย่างน้อยก็รวมถึงข้อมูลการติดต่อของคุณ
การมีกระดาษหัวจดหมายอย่างมืออาชีพด้วยการสร้างแบรนด์ของ บริษัท เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเสริมสร้างแบรนด์ของคุณผ่านจดหมายต้อนรับและการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมด แต่ถ้าคุณไม่มีกระดาษหัวจดหมายสำหรับจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่ของคุณคุณควรรวมถึง:
- ชื่อ บริษัท
- ที่อยู่อีเมล
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่อีเมล
คุณอาจต้องการรวมหมายเลขแฟกซ์เว็บไซต์ บริษัท และวิธีการติดต่ออื่น ๆ ที่คุณมีอยู่
02 - วันที่และที่อยู่ของผู้รับ
จดหมายต้อนรับสำหรับลูกค้าใหม่ควรมีวันที่ในจดหมายและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับซึ่งจัดชิดซ้ายทั้งหมด
ที่อยู่ของผู้รับควรประกอบด้วย:
- ชื่อเต็ม (พร้อมคำนำหน้า)
- หัวข้อ
- บริษัท
- ที่อยู่ทางไปรษณีย์
03 - ทักทาย
ในส่วนนี้ของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่คุณมักจะทักทายผู้รับโดยใช้ชื่อตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่
ไม่ว่าคุณจะต้อนรับผู้รับด้วยชื่อแรก (เช่นเจน) หรืออย่างเป็นทางการคำนำหน้าและนามสกุล (เช่น Dear Ms. Doe) จะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า
04 - ข้อความต้อนรับ
การเปิดประโยคของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่จะเกิดขึ้นหลังจากคำทักทายและควรมีข้อความต้อนรับให้กับลูกค้า
นี่เป็นตัวอย่างของประโยคเปิดในจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่:
"ในนามของพนักงาน Smith Consulting ทั้งหมดฉันต้องการใช้โอกาสนี้ในการต้อนรับคุณในฐานะลูกค้ารายใหม่เรารู้สึกตื่นเต้นที่ได้ร่วมงานกับเรา"
05 - ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ บริษัท
เนื้อหาของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่ควรมีคำแนะนำเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณรวมทั้งการย้ำความสามารถของคุณ
นี่คือตัวอย่างของการแนะนำ บริษัท :
"ที่ Smith Consulting เรามีความภูมิใจในการนำเสนอลูกค้าที่ตอบสนองต่อความสามารถและบริการที่ดีเยี่ยมลูกค้าของเราเป็นส่วนสำคัญที่สุดในการดำเนินธุรกิจของเราและเราทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพึงพอใจเป็นตัวเป็นตนในขณะนี้และตราบเท่าที่คุณเป็นลูกค้า ."
ในส่วนนี้คุณจะต้องแนะนำตัวเองและให้ลูกค้ารู้ว่าคุณจะมีบทบาทอะไรในการติดต่อกับ บริษัท ของคุณ
นี่คือตัวอย่างของการแนะนำส่วนบุคคล:
"ผมยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่าผมจะเป็นจุดติดต่อหลักของคุณที่ บริษัท และผมขอแนะนำให้คุณติดต่อฉันได้ตลอดเวลาโดยมีคำถามความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ"
06 - ข้อมูลการติดต่อ
ส่วนที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่คือส่วนที่มีวิธีการต่างๆในการติดต่อคุณทั้งหมดในที่เดียว ในส่วนนี้ของจดหมายต้อนรับควรระบุอย่างชัดเจนถึงวิธีการและเวลาที่ลูกค้าของคุณสามารถติดต่อคุณเมื่อเขาหรือเธอมีคำถามหรือปัญหาอื่น ๆ
07 - การรับรอง
ส่วนสุดท้ายของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่นี้ควรจะขอบคุณลูกค้าอีกครั้งสำหรับธุรกิจของพวกเขาจากนั้นเสริมว่าคุณยินดีที่จะต้อนรับพวกเขาเป็นลูกค้าและพร้อมที่จะทำในสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาพอใจ
ความคิดคือการปิดตัวอักษรในบันทึกบวกและปล่อยให้ลูกค้าใหม่ของคุณรู้สึกยินดีต้อนรับชื่นชมและสำคัญ
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างประโยคสุดท้ายของจดหมายต้อนรับลูกค้าใหม่:
"เจนขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการให้คำปรึกษากับ Smith Consulting กับความต้องการทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดของคุณเรารู้สึกเป็นเกียรติที่ได้ให้บริการคุณ"
08 - ปิด
การปิดหนังสือต้อนรับลูกค้าใหม่ประกอบด้วยคำกล่าวอ้าง (ความจริงใจความนับถือความจริงใจ ฯลฯ ) ลายเซ็นที่เขียนและชื่อและชื่อของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องใส่ลายเซ็นจริงของคุณเสมอและไม่ใช่ลายเซ็นที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์เพื่อปรับแต่งจดหมาย ลายเซ็นของคุณควรอยู่ระหว่างการมอบอำนาจและชื่อของคุณดังนั้นคุณจะต้องการปล่อยช่องว่างพิเศษไว้ที่นั่น