มารยาทในการดำเนินธุรกิจของผู้เข้ารับการอบรมแบบอัตโนมัติ
วิธีที่รวดเร็วและง่ายที่สุดในการเขียนโปรแกรมและบันทึกคุณลักษณะผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของระบบโทรศัพท์ของคุณคือการเขียนสคริปต์ในโปรแกรมประมวลผลคำ เลือกบุคคลที่จะบันทึกบทสนทนาที่มีเสียงเป็นมิตรสามารถพูดได้โดยไม่ต้องพูดติดอ่างหรือลังเลและสามารถออกเสียงและแจ้งแต่ละคำได้ชัดเจน
การทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
ส่วนแรกของบทสนทนาจะเป็นคำทักทาย เป็นโอกาสของคุณที่จะนำเสนอ บริษัท ของคุณให้กับผู้ที่โทรติดต่อและยินดีต้อนรับสู่ บริษัท ของคุณด้วยวาจา
การทักทายผู้เข้าร่วม Automated Do's
- เริ่มต้นด้วยการขอบคุณสำหรับการโทรหรือธุรกิจของพวกเขา
- อย่าให้คำทักทายสั้น ๆ เพื่อให้ผู้ที่โทรกลับไม่ล่าช้าทุกครั้งที่โทร
- ใช้สโลแกนสโลแกนและชื่อเว็บไซต์ของคุณหรือทั้งสองอย่างถ้าคุณมี
ผู้ร่วมอภิปรายอัตโนมัติไม่ควรพลาด
- อย่าใช้ประโยคมากกว่าสองหรือสามประโยคเพื่อทักทายผู้ติดต่อของคุณ
- อย่าโฆษณาเว็บไซต์ของคุณหากไม่มีสิ่งใดที่มีคุณค่าที่จะมอบให้กับลูกค้าของคุณ
- อย่าสร้างสโลแกนหรือ สโลแกน เพียงเพื่อเติมคำทักทาย
ตัวเลือก Attendant อัตโนมัติ
ส่วนที่สำคัญที่สุดของผู้ดูแลระบบอัตโนมัติคือการนำเสนอตัวเลือกที่ผู้โทรติดต่อของคุณต้องเลือกเพื่อรับบุคคลที่ต้องการพูด มีสองประเภทของผู้โทร: (1) คนที่ไม่คุ้นเคยกับ บริษัท ของคุณและจะต้องมีคำแนะนำและ (2) ผู้ที่รู้ว่าใครที่ต้องการพูดคุยและรู้ว่าตนเป็นใคร
ตัวเลือก Attendant อัตโนมัติทำ
- ใช้ตัวเลือกที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป ตัวอย่างเช่น "กดศูนย์สำหรับพนักงานต้อนรับ", "กดปุ่มปอนด์เพื่อกลับไปยังเมนูก่อนหน้านี้"
- อย่าบอกผู้ติดต่อให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อพวกเขาสามารถต่อสายโทรศัพท์ของพรรคได้หากพวกเขารู้แล้ว
- อย่าให้ผู้ติดต่อรู้ล่วงหน้าหากตัวเลือกเมนูของคุณมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้ ลบประกาศนี้หลังจากสามสัปดาห์
- ใส่ตัวเลือกที่เรียกว่าบ่อยที่สุดก่อน
- ให้คำอธิบายตัวเลือกก่อนที่คุณจะให้หมายเลขตัวเลือก ตัวอย่างเช่น "For Customer Support ให้กด '5'"
- ตรวจดูเอกสารประกอบของระบบสำหรับหมายเลขตัวเลือกเมนูที่สำรองไว้ (เช่นส่วนขยายทั้งหมดเริ่มต้นด้วยหมายเลข "8" และ "8" ไม่สามารถใช้เป็นตัวเลือกเมนู)
ตัวเลือกผู้เข้าร่วมประชุมแบบอัตโนมัติ
- อย่าพูดว่า "Please" ก่อนที่คุณจะแสดงตัวเลือกแต่ละตัวเลือก (เช่น "กรุณากด 1 เพื่อ ... โปรดกด 2 เพื่อ ... โปรดกด 3 เพื่อ ... " ฯลฯ )
- อย่าแสดงตัวเลือกมากกว่าหกตัวพร้อมกัน หากคุณมีตัวเลือกมากกว่า 6 แบบให้สร้างโครงสร้างเมนูหลายชั้น ตัวอย่างเช่น "สำหรับฝ่ายขายและบริการกด 5"
- อย่าถือว่าทุกคนมีโทรศัพท์แบบทัชโฟน หากไม่ได้เลือกตัวเลือกเมนูภายในสามวินาทีหลังจากจบคำทักทายให้เชื่อมต่อผู้โทรกับพนักงานต้อนรับ
ตัวอย่างสคริปต์ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
- ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา มิเช่นนั้นให้เลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้ สำหรับฝ่ายบริการลูกค้าให้กด '1' สำหรับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคกด '2' สำหรับเวลาทำการปกติของเราให้กด '3' สำหรับบัญชีให้กด '4' สำหรับการจัดซื้อกด '5' หากต้องการหาสถานที่ใกล้บ้านคุณให้กด '6' มิฉะนั้นให้กด '0' สำหรับพนักงานต้อนรับหรืออยู่ที่สายและบางคนจะช่วยคุณในไม่ช้า
- ยินดีต้อนรับสู่ บริษัท Operations Tech หากต้องการตรวจสอบสถานะบัญชีของคุณโปรดไปที่เว็บไซต์ของเรา หากคุณรู้จักส่วนขยายของบุคคลนั้นคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา สำหรับไดเรกทอรีของ บริษัท ให้กด '1' หากคุณรู้จักส่วนขยายของบุคคลนั้นคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา สำหรับไดเรกทอรีของ บริษัท ให้กด '1' สำหรับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคกด '2' สำหรับฝ่ายบริการลูกค้าให้กด '3' สำหรับฝ่ายขายและการตลาดให้กด '4' ถ้าคุณต้องการพูดคุยกับพนักงานต้อนรับกด '0' หรืออยู่ที่บรรทัดและหนึ่งในพนักงานที่เป็นมิตรของเราจะช่วยเหลือคุณ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน"
การหยุดทำงานหลังจากชั่วโมงหยุดทำงานและวันหยุดหยุดทำงานอัตโนมัติ
หากธุรกิจของคุณปิดไปหลังจากช่วงเวลาหนึ่งหรือในช่วงสุดสัปดาห์และไม่มีใครตอบหรือช่วยเหลือผู้ติดต่อของคุณให้สร้างคำอวยพรสำหรับผู้ดูแลระบบอัตโนมัติหลังเลิกงาน บอกผู้ติดต่อถึงกลุ่มว่าธุรกิจถูกปิดและขอให้โทรกลับเมื่อสิ้นสุด รวมถึงเวลาทำการปกติของคุณ
ตัวอย่างสคริปต์อัตโนมัติหลังเลิกงาน / วันหยุดตัวอย่าง
- ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ขณะนี้เรากำลังปิด เราเปิดบริการตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 22.00 น. ในวันจันทร์ถึงวันศุกร์และ 10.00 น. ถึงเที่ยงวันเสาร์เวลามาตรฐานกลาง หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา มิฉะนั้นโปรดโทรกลับภายในช่วงเวลาทำการปกติของเราเพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณได้ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" ลาก่อน
- ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ขณะนี้เรากำลังปิด หากเป็นกรณีฉุกเฉินโปรดติดต่อบริการตอบรับที่ 585-555-1234 หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา หากคุณมีบัญชีกับเราคุณสามารถตรวจสอบสถานะได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ที่ www.operationstech.about.com เวลาทำการปกติของเราคือ 9.00 - 17.00 น. วันจันทร์ถึงวันศุกร์และ 10.00 น. ถึงเที่ยงวันเสาร์เวลามาตรฐานกลาง มิฉะนั้นโปรดโทรกลับภายในช่วงเวลาทำการปกติของเราเพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณได้ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" ในการทำซ้ำข้อความนี้ให้กดปุ่ม Pound {3 วินาทีหยุดชั่วคราว} ลาก่อน
คำทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติตามฤดูกาล
ในการโปรโมตผลิตภัณฑ์พิเศษตามฤดูกาลของ บริษัท หรือเพื่อขยายคำทักทายตามฤดูกาลให้กับผู้ที่โทรติดต่อคุณอาจต้องการนำคำทักทายผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของคุณโดยใช้ระยะเวลาที่ จำกัด ใช้สิ่งนี้เพียงเล็กน้อยและเฉพาะเมื่อสะท้อนถึงเจตนารมณ์ของ บริษัท ของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคำทักทายวันหยุดตามฤดูกาลที่ประสงค์จะให้ผู้ที่โทรติดต่อของคุณมีความสุขและความรุ่งเรืองในช่วงเทศกาลปีใหม่แทบจะไม่เหมาะกับหน่วยงานคอลเลกชัน
- คุณได้เข้าสู่ บริษัท Operations Tech แล้ว จาก "ครอบครัวของเรา" ถึง "ครอบครัวของคุณ" เราอยากให้คุณมีเทศกาลวันหยุดที่สนุกสนานและปีใหม่ที่ประสบความสำเร็จ หากคุณทราบว่าส่วนขยายของพรรคของคุณมีอยู่คุณสามารถ ...
- ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech สอบถามตัวแทนบริการลูกค้าของคุณเกี่ยวกับส่วนลดวันที่ 4 กรกฎาคมสำหรับบริการทดแทนทั้งหมด หากคุณทราบว่าส่วนขยายของพรรคของคุณมีอยู่คุณสามารถ ...
การทดสอบซ้ำและการทดสอบ
ก่อนที่คุณจะบันทึกสคริปต์ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติให้ผู้ที่คุณเลือกอ่านมันซ้อมหน้านี้หลายครั้ง ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อปรับแต่งการออกเสียงและการแจ้งเตือน หลังจากบันทึกคำทักทายใหม่แล้วให้โทรเข้าระบบโทรศัพท์ของคุณทันทีเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในการบันทึกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกทั้งหมดได้รับการประกาศให้ทำงานตามที่ตั้งใจไว้